在当今数字化浪潮席卷的时代，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2024 年，铁路、民航旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票，我国电子凭证改革步入了发展的快车道。然而，电子凭证在接收、报销、入账以及归档等环节的“最后一公里”难题仍待攻克。传统的纸质档案管理方式更是在诸多方面暴露出明显的弊端。
纸质档案管理存在着归档难的问题。财务人员在进行归档工作时，需要耗费大量的时间去确认单据、发票、回单和凭证的一致性，工作繁琐且效率低下，同时档案遗失的情况也难以避免。查找慢也是纸质档案的一大痛点，受限于时间和空间的限制，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。此外，纸质档案管理对空间和人力的要求巨大，成本高昂。更为关键的是，传统管理方式无法保证电子原文件的长期保存，也难以确保数据的安全可用，在档案管理规范方面存在明显不足。
面对这些痛点，北京合思信息技术有限公司推出的电子会计档案解决方案——合思档案，无疑为企业提供了一剂良方。
合思实力：科技驱动财务数智化转型
北京合思信息技术有限公司创立于 2014 年，是一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。多年来，合思凭借其敏捷的财务收支管理平台，帮助众多企业挖掘出更多的净利润。作为专精特新企业，合思在成立以来已累计融资超 15 亿元人民币，展现出了强大的实力和发展潜力。
合思推出的电子会计档案管理平台——合思档案，全面打通了电子凭证会计处理全流程的各个环节。它基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新以及无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供了全方位的财务数智化服务，致力于实现档案管理规范的高标准。
核心亮点：便捷高效实现全生命周期管理
合思档案具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的显著特点，能够实现电子会计档案全生命周期的管理。
在智能采集方面，合思档案利用外部生态如 OCR 识别、RPA 技术等，以及内部系统如 EAI 插件、API 接口等，实现了档案的高效采集。同时，采用开放式接口互联、自主采集的方式，大文件自动切割、数电票自动化解析，确保了档案采集的准确性和高效性，符合档案管理规范的要求。
预归档服务集成了多种功能，包括集成服务、规则引擎、元数据服务等，为档案的正式归档做好充分准备。基础管理涵盖了档案存储、检索、借阅、销毁等各个环节，具备精准权限管控、档案目录灵活扩展，水印管理、档号符合国标要求等特点，保障了档案管理的规范性和安全性。档案服务则提供了辅助审计、项目管理、统计分析等功能，为企业的财务管理提供了有力支持。
收益显著：降本增效提升财务管理水平
使用合思档案能为用户带来实实在在的收益。自动化归档让企业告别了重复性的工作，档案利用更加便捷高效。档案数据同源，实现透明流转，便于企业进行监控和分析，进一步完善档案管理规范。
以北京一家年有 20 万凭证、40 万回单、拥有 30 平方米档案室的大型制造业企业为例，使用合思档案后，年节约打印成本=(200000 + 400000)0.5 = 300,000 元；年节约存储成本=(200000 + 400000)/4000.45 = 675 元；年节约档案室成本=30 平1.3 元/天365 = 14,235 元；年节约人力成本=20052*12 = 24,000 元；年总节约成本达到 338,910 元。
场景多元：满足企业不同财务需求
合思档案在企业的多个场景中都有着出色的应用。
在企业财务审计场景中，合思档案支持跨系统调阅、在线借阅等功能，能够高效服务于企业内审。通过多维检索条件，可快速定位所需档案，凭证、发票、回单、业务单据等实现组合式穿透预览，方便审计工作的开展，确保审计过程中的档案管理规范。
在企业日常报销场景中，员工无需打印任何单据，报销不再繁琐。合思档案实现了自动化归档和财务数据分析，大大提高了报销效率。例如云海肴使用合思档案后，业财融合达成 80%，财务提效 90%，100%实现了合规降本，同时也保障了报销环节的档案管理规范。
案例见证：客户成功彰显卓越价值
众多客户使用合思档案的成功案例，充分证明了其卓越的价值。
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了 90%的人工耗时，总部接收减少了 80%的管理耗时，借阅管理减少了 67%的管理耗时，预计每年可减少综合成本 20 万元，在档案管理规范方面取得了显著成效。
COMMUNE 幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了 88%，存储空间节省了 79%，年节约成本 5000 万元，报销效率提升了 300%，进一步验证了合思档案在提升企业效益和档案管理规范方面的强大能力。
截至目前，已有 7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思，他们通过合思档案实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出了更大的效用。“未来财务用合思 让有限更有效”，在电子凭证数字化转型的重要机遇期，企业不妨抓住这一契机，选择合思档案，开启财务数智化转型之旅，提升自身的财务管理水平，实现更加规范的档案管理规范。
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