在数字时代的浪潮中，电子凭证在财务管理和会计领域的地位愈发重要。2021 年 12 月 1 日，国家税务总局启动全面数字化的电子发票试点工作，到 2023 年 12 月 1 日，数电票已在全国 36 省区市（含计划单列市）全面覆盖。2023 年 5 月，财政部发布电子凭证会计数据标准（试行版），这一举措标志着电子凭证全流程无纸化时代的正式来临。
电子凭证无纸化具有诸多显著优势。它能够优化业务流程，改变传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境。同时，有效降低单位运行成本和社会资源消耗，实现经济效益和环境效益的双赢。在这样的大趋势下，企业的财务数字化转型成为必然选择。北京合思信息技术有限公司作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，正助力众多企业挖出更多净利润，实现电子档案归档的高效管理。
教育服务品牌的财务数字化困境
某世界 500 强旗下的教育服务品牌，在行业内颇具影响力。然而，在财务数字化方面，却面临着重重挑战与痛点。
企业内部业务、财务系统众多，且相互独立。这导致数据无法互通，结构化数据提取困难重重。电子发票的打印、查重、验伪工作不仅耗时费力，还造成了纸张的大量浪费。
实物存档也是一个棘手的问题。它占用了较多的物理空间，需要专人进行管理，成本居高不下。而且，档案损坏的情况时有发生，这使得企业面临着合规风险。
在日常操作中，不断重复的纸质档案录入工作耗时长，还容易出错。发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求高，费时费力。此外，实物凭证与业务分散，无法实现智能搜索和准确查找。档案查阅缺少留痕，无法多人借阅，导致档案资产利用率极低。电子档案归档在这样的环境下，成为了企业亟待解决的难题。
合思的全生命周期电子化会计档案管理方案
针对该教育服务品牌的困境，合思推出了全生命周期的电子化会计档案管理方案。
该方案的档案数据来源广泛，涵盖了电子档案、自研 OA、金蝶 EAS、实物档案等。自动封装接口达 40 种以上，能够广泛连接异构系统，企业无需进行开发成本投入即可介入，真正做到档案应收尽收，为电子档案归档提供了坚实的基础。
接口传输方式多样，支持影像支撑、外部设备扫描、人工上传等。这使得企业可以根据自身实际情况选择最适合的方式进行数据传输，提高了数据采集的效率。
自动归档功能强大，具备智能组单、四性检测等功能。其管理环节全面，涵盖了电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等各个方面。无论是内部的凭证、订单、会计账薄，还是外部的纸质发票及影像、银行电子回单等，都在会计类档案管理范围之内，实现了电子档案归档的全流程管理。
合思方案带来的显著成果
合思的解决方案为该教育服务品牌带来了诸多显著成果。
年均 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理。以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，极大地简化了会计管理流程，提高了工作效率。档案可以进行多维度穿透查询，以电子借阅为主的方式简便高效，电子档案归档的优势得到了充分体现。
该企业通过了财政部电子凭证试点，成为地方财政局标杆试点企业代表。实现财务数据自动化率 91% 以上，在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。
财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业财务相关负责人表示，有信心在 2024 年实现财务数据自动化率 97% 以上。财务作业自动化率达 91.6%，其中合思费控占 23.2%，手动凭证占 8.4%，其他系统占 68.4%。电子档案归档的高效管理为企业的发展提供了有力支持。
合思的能力优势与未来展望
合思作为一款专为中小企业提供的智能财务收支管理系统，具有众多强大功能。差旅申请、商旅线上订购、易商卡线下消费等功能，能够简化报销流程，提高财务管理效率。
合思还具有强大的集成能力，能够与其他 ERP 系统、CRM 系统以及第三方服务平台无缝对接，实现数据的共享和协同工作。同时，合思提供定制化服务、持续更新升级、客户成功团队等全方位的服务保障，确保企业在电子档案归档等财务数字化管理方面无后顾之忧。
未来，合思将继续深耕细分领域，推出更多创新型的产品和服务，以满足市场的多样化需求。合思已经与多家知名企业和机构建立了合作关系，共同推动行业的进步和发展。
如果您的企业也面临财务数字化转型的挑战，特别是在电子档案归档方面存在困扰，欢迎拨打 400 – 105 – 6505，访问 www.hosecloud.com，了解合思如何为您提供解决方案，还可以免费试用，开启企业财务数字化转型的全新征程。
