在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，企业的财务管理正经历着前所未有的变革。2025 年数电票全覆盖的目标，如同一声号角，让企业财务档案管理直面新的挑战。数电票需经过验签、解析，以 XML 格式存档，XBRL 文件还要求写入财务入账信息。这一切都意味着，企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
在纸电混合时代，企业的不同角色都面临着各自的困扰。企业高管为纸质档案管理成本高、占地大，且档案数据难以分析利用而忧心；财务人员被海量的档案数据搞得焦头烂额，整理档案不仅耗费大量时间，还需手动逐一匹配、核对确认；业务人员则对出差、招待后报销纸质票据的繁琐流程怨声载道。
企业在会计文档归档方面还存在着诸多成本和风险。显性成本方面，纸质凭证输出耗材成本居高不下，档案室和档案柜等存储空间需求巨大；隐形成本方面，手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，导致数据无法有效利用；合规风险方面，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。
值得庆幸的是，国家政策大力支持电子会计档案管理，明确电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力。这标志着企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来，同时也强调了电子会计档案管理需关注全生命周期管理闭环。合思档案产品正是在这样的时代背景下应运而生，为企业提供了一套全面的会计文档归档解决方案。
全面方案 满足多元需求
合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案。它能够广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，应收尽收。
对于 CEO/高管而言，合思档案就像是一位得力的助手。它能够沉淀企业的数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案的利用效率。通过挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，实现降本增效和绿色低碳运营。在会计文档归档过程中，合思档案能够让企业的财务数据更加清晰、有序，为企业的长远发展提供有力支持。
对于归档员/财务来说，合思档案是提高工作效率的法宝。它让财务人员告别了重复低价值的工作，实现了档案数据同源，全流程透明流转。这样一来，财务人员可以更方便地监控和分析档案数据，轻松完成会计文档归档工作，同时提高档案的利用效率。
对于外部审计，合思档案也有着出色的表现。它实现了档案外审在线化、可溯源，支持一键查询借阅，权限一键下放/回收。这让财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。
核心功能 凸显显著优势
合思档案的智能采集功能十分强大。它支持多源采集，包括接口互联自主采集和手动采集自主补录。接口互联方面，基于跨系统数据集成要求，通过自动生成式 Open API 快速集成，预制系统连接器能够自动获取业财系统会计资料。手动采集则能对不满足系统集成要求的零散会计资料进行便捷补录。例如，单张 PDF 大文件可实现多张回单/发票自动切割，还能自定义配置 Excel 导入模板实现结构化数据批量导入。在会计文档归档过程中，智能采集功能能够确保各种类型的会计资料都能被准确、高效地收集。
智能制档功能通过规则引擎自动组装，可对不同系统、不同类别的核心会计凭证进行自动关联匹配及组装。这一功能减少了 90%的人工匹配工作量，同时提供关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。此外，通过字段映射让查阅更便捷，打破业务属性标签，帮助财务人员在会计文档归档后进行更直接的查询和分析。
合思档案具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。在会计文档归档过程中，这一检测方案能够确保归档数据的质量和合规性。
在档案管理方面，合思档案的权限管理精准管控。它支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按职能角色配置功能、操作权限，进行水印权限管理。档案目录也十分灵活扩展，支持自定义档案目录分类、字段自定义维护等，还能灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。这些功能让会计文档归档后的管理更加规范、有序。
实际案例 见证卓越成效
某企业年单据量高达 2.6 亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力的问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化和借阅管理信息化。在会计文档归档方面，它简化了装订流程，取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的显著成效。业务和财务数据能够穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构清晰呈现，管理自动化程度大幅提高，企业成本显著降低。
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临着档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保响应政策。在会计文档归档过程中，整理匹配效率提升了 80%，存储空间成本减少了 300 册/年，纸张打印成本减少了 100 万张纸/年。
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如档案散落各系统未有效整理利用、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理存在诸多弊端、电子发票和回单存档不合规范等。合思档案的数据集成方案实现了统一储存，业务检测方案保障了业务证据链完整，跨系统调阅方案实现了数据共享和全生命周期管理。在会计文档归档方面，预估节省总体成本 30W +/年，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%。
某中国最大的 K12 民办教育集团之一，在档案采集、存储、整理、利用等环节存在问题。合思档案的数据集成方案实现应收尽收、统一数据标准，智能化制档方案搭建全业务版式文件自动生成及归档，电子原文件独立管理完成电子票据合规存档，形成多向、网状管理结构。在会计文档归档方面，它简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询和简便高效的电子借阅。
在当前经济环境下，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案已服务众多事业单位及院校、央企、行业领军企业和国家试点企业，获得了客户的高度认可。例如，海亮教育所服务的单位由 15 家增长到 298 家，作业人员仅增加 9 人，凭证自动化率达到 91.6%；徐福记全集团无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升。
如果您的企业也想解决财务档案管理难题，实现降本增效、合规经营和低碳运营，不妨选择合思档案。合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为 400 – 105 – 6505，网站是 www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和小程序进一步了解。现在，您可以免费试用合思档案，开启会计文档归档的数字化之旅。
