档案自动化处理助力企业电子凭证数字化转型

在数字化浪潮席卷的当下，国家正积极推动电子凭证数字化转型。2021年12月1日，国家税务总局开启全面数字化的电子发票试点工作，到2023年12月1日，数电票已全面覆盖全国36省区市（含计划单列市）。2023年5月，财政部发布电子凭证会计数据标准（试行版），这一举措标志着会计管理模式的全面变革，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。

电子凭证无纸化意义重大，它不仅能优化业务流程，改变传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位运行成本和社会资源消耗，实现经济效益和环境效益的双赢。北京合思信息技术有限公司作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，在电子凭证数字化转型领域发挥着重要作用，助力企业挖出更多净利润。合思秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，在全国22个城市设有直营服务网络，并通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。

市场形势：数字化转型风起云涌

近年来，国家档案局会同财政部、商务部、国家税务总局发布《电子发票全流程电子化管理指南》，财政部也发布了《电子凭证会计数据标准（试行版）》等系列政策文件，这些政策如同强劲的东风，加速推动着企业会计凭证数字化转型。

从市场数据来看，电子凭证会计数据标准试点以来，数电票开具量呈现出爆发式增长，远远超过了传统格式的增值税电子发票开具量。截至2023年底，数电票在发票开具总量上的占比已经超过80%。合思财务收支管理平台的统计数据也显示，2021年至2023年期间，电子发票占比（电子发票/所有发票）从56.36%跃升至68.82%，其中数电票占比（数电票/电子发票）从0增长到20%，发票电子化的上涨趋势十分明显。

在这样的市场形势下，企业电子凭证报销、入账和归档的数字化转型时间紧迫，必须提前做好应对。值得欣慰的是，大部分企业已经意识到加快财务数字化转型的必要性，档案自动化处理成为企业适应这一趋势的关键。

痛点分析：转型之路荆棘满布

然而，企业在电子凭证管理和财务数字化转型过程中并非一帆风顺，面临着诸多问题和挑战。

首先，电子凭证存在逆数字化、伪数字化和非数字化等误区。逆数字化是将电子凭证打印成纸质文件入账，伪数字化是将电子凭证转换成图片文件入账，非数字化则是电子凭证需手工查验合法真实。这些做法不仅存在数据错误、安全漏洞等问题，还使得查验工作变得繁琐，影响了工作效率，不利于档案自动化处理的实现。

其次，企业员工、高管及财务工作人员对电子凭证相关政策认知不足。部分企业尚未意识到数字化转型的紧迫性，仍有34.2%的受访者在使用不符合要求的JPG格式的发票。这种认知上的不足，无疑为企业的数字化转型设置了障碍。

再者，当前处于纸质凭证向电子凭证转型的过渡时期，大部分企业在会计凭证存储上仍停留在传统纸质档案阶段，这存在着巨大的合规风险。有30.53%的受访者选择不查验电子凭证，这无疑给企业带来了审计和税务风险，也阻碍了档案自动化处理的推进。

此外，企业电子凭证数字化转型还面临着电子凭证类型多、格式复杂，对人员素质要求高；电子凭证数据存储安全要求高，难以保管易丢失；缺少统一的综合服务平台实现所有电子凭证的收集和分发；涉及多个政府部门难以协同等问题。这些问题如同绊脚石，严重影响了企业电子凭证数字化转型的进程。

解决方案整体策略概述：合思良方全面施治

针对企业在电子凭证管理和财务数字化转型过程中面临的诸多痛点，合思提供了一套全面且系统的解决方案。

合思基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。通过制定统一的会计数据标准，合思实现了电子凭证全流程标准化、无纸化管理的数字化变革，保障了会计凭证全流程数字化管理，为档案自动化处理奠定了坚实的基础。

合思财务收支管理平台构建了开放的业财连接生态和全场景聚合消费生态，实现了“线上消费交易 + 线下易商户支付”的全场景覆盖。这一平台推动企业优化经济业务流程，助力电子凭证数字化转型的全流程闭环，使得档案自动化处理成为可能。

同时，合思还提供加强培训和教育、完善法律法规、技术支持与服务、推广和应用、安全防护措施、监督和管理等多方面的支持，帮助企业解决电子凭证管理问题，确保档案自动化处理的顺利实施。

核心模块：平台功能铸就卓越

合思财务收支管理平台拥有众多强大的功能，为企业的财务管理和档案自动化处理提供了有力支持。

在差旅管理方面，员工可以在线提交差旅申请，系统会自动生成电子票据和报销单据。同时，平台支持机票、酒店等商旅线上订购服务，员工还可以通过易商卡进行日常开支，实现无纸化报销，大大提高了差旅管理的效率，方便了档案自动化处理。

发票管理功能也十分出色。平台具备发票采集功能，能够自动识别并录入各类发票信息，减少人工输入错误。审核对账功能则让系统对接银行账户，实时同步资金流水，确保每一笔支出都有据可查。统一开票功能集中处理所有销售和服务收入的开票工作，避免了重复劳动，提高了工作效率，有助于档案自动化处理的高效进行。

此外，平台还具备自动提报功能，可定期或按需批量提交已完成的报销事项给上级审批；资金结算功能能够快速完成付款操作，支持多种支付方式，提升了用户体验；档案归档功能则会将所有相关文档资料妥善保存，便于日后查询和分析，真正实现了档案自动化处理。

平台还具有总额受控功能，通过设定预算上限，防止超支情况发生。AI辅助决策功能利用大数据分析和机器学习技术为企业管理者提供数据驱动的洞察和建议，移动端应用则让用户可以通过手机APP随时随地进行业务操作和管理，进一步提升了档案自动化处理的便捷性。

竞争优势：合思实力脱颖而出

与市场上其他解决方案相比，合思具有显著的竞争优势。

合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，这使其拥有强大的资金实力和技术研发能力，能够不断投入资源进行产品的研发和升级，为档案自动化处理提供更先进的技术支持。

合思拥有广泛连接的生态和双轮驱动的模式创新，能够为企业提供更全面、更深入的财务数智化服务。其无需报销解决方案能够实现申请、消费、报销、对账、记账、归档全链路无纸化，并实现全场景、全链路智能化无需报销，大大提高了企业的财务管理效率和水平，真正实现了档案自动化处理。

此外，合思具有强大的集成能力，能够与其他ERP系统、CRM系统以及第三方服务平台无缝对接，实现数据的共享和协同工作，为企业提供更便捷的使用体验，进一步推动了档案自动化处理的发展。

成功案例：实践见证卓越成效

合思的解决方案在众多企业中得到了成功应用，取得了显著的效果。

某国民经典零食品牌应用合思无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案后，年度节约了200万 + 的差旅费用，财务入账效率提升了60%，实现了业财有机连接，电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理，档案自动化处理为企业的发展带来了巨大的助力。

某企业采用合思无需报销的“消费入账归档”解决方案后，“无需报销”提高了业财协同效率，员工报销周期缩短至3周，报销效率提高了300%，财务人员人工成本节约了50%，真正实现了企业降本增效，档案自动化处理在其中发挥了重要作用。

某知名头部数字阅读品牌借助合思无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案完成业财平台建设，在增效方面提升了档案整理和借阅效率，在降本方面减少了差旅超标和人力、纸张成本，在合规方面保障了费用合规和档案管理安全，档案自动化处理为企业的发展提供了有力保障。

某世界500强旗下教育服务品牌使用合思全生命周期的电子化会计档案管理方案后，年均60万 + 会计凭证和36万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理，通过了财政部电子凭证试点，成为地方财政局标杆试点企业代表，财务作业自动化率达91.6%，档案自动化处理为企业的财务管理带来了质的飞跃。

服务体系：全程呵护企业无忧

合思拥有完善的服务体系，为企业提供全方位的服务保障。

对于新客户，合思提供为期一个月的无忧体验版，企业无需任何费用即可开始使用，让客户提前感受产品的功能和优势，了解档案自动化处理带来的便利。

合思拥有专业的客户成功团队，为客户提供全方位的服务保障。团队会提供视频教程、在线研讨会等多种形式的培训课程供用户学习和参考，帮助企业员工更好地掌握平台的使用方法，实现档案自动化处理。

合思还提供全天候的客户服务热线，无论企业何时何地遇到问题，都能得到及时有效的帮助解答，确保企业在使用过程中遇到的问题能够得到及时解决，保障档案自动化处理的顺利进行。

此外，合思保持与市场趋势和技术发展的同步，不断迭代产品功能和性能，为客户提供持续更新升级的服务，以满足企业不断变化的需求，让档案自动化处理始终紧跟时代步伐。

在电子凭证数字化转型和企业财务数字化转型的浪潮中，合思凭借其敏捷的财务收支管理平台和全方位的财务数智化服务，帮助企业解决电子凭证管理和财务数字化转型中的痛点和问题，实现降本增效、合规经营和低碳运营。合思的成功案例充分证明了其解决方案的有效性和可靠性，能够为企业带来显著的经济效益和管理提升。同时，合思拥有完善的服务体系，能够为企业提供优质、高效的服务保障，让企业在使用过程中无后顾之忧。

企业应抓住电子凭证数字化转型的机遇，选择合思的解决方案，加快财务数字化转型步伐，实现可持续发展。现在就可以免费试用合思的产品，开启档案自动化处理的全新之旅，感受数字化转型带来的巨大变革。