合思档案：引领企业财务档案管理数字化转型

在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战与变革。随着2025年数电票全覆盖目标的推进，企业财务档案管理迎来新的考验，信息化建设成为亟待补齐的短板。数电票需经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，这使得企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

纸电混合时代，企业不同角色在财务档案管理中都遭遇了诸多难题。企业高管面临着纸质档案管理成本高、占地大，且档案数据缺乏汇总整理、难以分析利用的困境；财务人员则被海量的档案数据和繁琐的整理工作所困扰，手动逐一匹配、核对确认等工作枯燥又耗时；业务人员在出差、招待后的报销流程中，也因纸质票据的繁琐处理而耗费大量时间。传统的纸质档案管理更是存在高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。此外，企业在数字化推行过程中，虽然通过OA系统、资金系统等解决了部分线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍未摆脱纸质文件储存和数据存储线下载体的束缚。保证档案原生性是确保企业财务档案管理合规、实现全面数字化的关键。

合思档案作为一款专业的财务合规性工具，正是在这样的背景下应运而生。它的出现，为企业解决财务档案管理难题提供了有效的解决方案，是企业实现数字化转型和降本增效的得力助手。

合思档案解决方案全景展示

合思档案作为专业的财务合规性工具，提供了领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配和应收尽收。

单套制解决方案带来了诸多便利。它实现了便捷调阅不打印，让企业无需再为打印纸质档案而耗费大量成本；混序归集免组装，纸质原文件可以随到随归，无需排序及组装，大大提高了工作效率；线上一套电子数据管理，确保了财务档案证据链的完整，全面反映企业经营业务；档案数据之间建立了完整的勾稽关系，相互可穿透查询，方便企业进行深入的数据分析和管理。

档案扩展解决方案则通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围。它提供可扩展的档案目录和自动化的接口封装，实现了不同档案类型归档接口的配置化，企业可以根据自身管理需求自定义归档目录，实现不同档案类型的高效管理。

数电票解决方案响应了电子凭证会计数据标准化试点工作，助力会计数据标准在企业的深入推广。它为企业提供了数电票接收、入账、归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现了数电票全流程闭环管理，是企业确保财务合规性的重要保障。

合思档案核心功能优势解析

作为一款卓越的财务合规性工具，合思档案拥有一系列强大的核心功能和显著优势。

多源采集功能是合思档案的一大亮点。它支持接口互联和自主采集，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它还支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，也支持多种便捷手动数据补录方式，确保企业数据采集的全面性和准确性。

智能制档功能大大提高了企业档案管理的效率。通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，可减少90%的人工匹配工作量。此外，通过字段映射，已完成业务证据链组装的档案数据可以通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，打破业务属性标签，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

档案管理功能具备完善的权限管理和灵活的档案目录扩展能力。它支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。同时，档案目录支持自定义分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供，为企业的档案管理提供了高度的灵活性和安全性。

档案应用功能实现了多维检索和一站式预览、穿透联查。它支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，支持按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索，满足“导入式”批量检索需求。智能搭建的凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现了业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，告别了数据割裂问题，呈现出多种类型凭证票据穿透联查、一站式预览的效果，为企业的档案查询和使用提供了极大的便利。

合思档案应用场景案例呈现

合思档案作为一款优秀的财务合规性工具，在实际应用中已经取得了显著的成效。以下是几个不同企业的应用案例。

某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，实现了业务、财务数据的应收尽收；自动匹配组装档案，使会计凭证上下游单据树状结构清晰呈现；档案管理电子化，借阅管理信息化，确保了安全保障可追溯；简化装订流程，1分钟即可快速定位数据，减少了打印与邮寄成本。通过使用合思档案，该企业实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，如业务和财务数据穿透联查更加便捷，企业成本降低，财务人员工作效率大幅提高，装订简化节约了企业的显性成本。

某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合、政策落地难等问题。合思档案的单套制管理方案发挥了重要作用，包括安全合规存储，通过OCR识别附件和回单，自动提取发票和回单台账，存储发票和回单原文文件，保护电子凭证原生态；业务完整性检测，系统取代人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性；单套制落地，采用混序归档和银行回单分类归档，以单套制推进档案无纸化。通过使用合思档案，该企业实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，积极响应了政策要求，整理匹配效率提升了80%，存储空间成本减少了300册/年，纸张打印成本减少了100万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状，如整理环节逐一打印、手工匹配，保管环节财务临时保管后移交综合档案室，存储环节独立档案室存放纸质档案，管理方式以纸质档案管理为主，每年提供实物稽查时人工逐一翻查，还存在会计档案散落各系统、档案数据未有效整理利用、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理效率低且易损坏丢失、电子发票和电子银行回单存档不合规范等问题。合思档案的单套制管理方案为其提供了解决方案，包括数据集成方案，广泛连接，标准统一，接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案即开即用，实现应收尽收；业务检测方案，精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案，能快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配；跨系统调阅方案，通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。通过使用合思档案，该企业实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本30W + /年，合规性管理达到100%，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%。

某中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，采集环节业务系统多、数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票处理耗时费力且浪费纸张；存储环节实物存档占用空间，需专人管理，且受环境影响易损坏；整理环节财务账表归档装订复杂，操作重复、耗时长易出错；利用环节实物凭证与业务分散，无法智能搜索，查阅繁琐，档案借还状态更新不及时。合思档案的单套制管理方案为其带来了改变，包括数据集成方案，按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，夯实数据分析基础，灵活运用动态API接口，按阶段延展档案管理范围；智能化制档方案，按照业务管理规范和归档管理规范，搭建全业务版式文件自动生成及归档，按照统一的业务逻辑，搭配可视化关联规则配置，通过业务映射打破财务数据和业务数据的数标签，将业务证据链搭建完成，实现智能化自动组装；电子原文件独立管理，电子原文件独立式管理与凭证组合式管理，完成电子票据的合规存档，为参加电子凭证会计数据标准化试点打下坚实基础。通过使用合思档案，该集团以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

在当前经济环境下，电子会计档案已成为企业数字化建设的必然选择。合思档案作为一款专业的财务合规性工具，能够帮助企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。众多事业单位及院校、央企，行业领军企业，国家试点企业等都已选择合思档案，如广东某高校、中交集团、好想味、海亮教育科技服务集团等，企业可放心选择。

合思档案秉持以客户为中心的服务理念，聆听用户需求以进行产品迭代，能让每一个企业都更好享受数字化转型带来的降本增效。合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序进一步了解。如果您想亲身体验合思档案的强大功能，不妨点击免费试用，开启企业财务档案管理的新篇章。