在当今竞争激烈的商业环境中，企业的数字化转型已成为提升竞争力的关键。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的佼佼者，也在积极探索财务数字化的道路。该公司成立于1995年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，还在2022年3月入选北京市专精特新“小巨人”企业。
动力源拥有约2400名员工，旗下有8家子公司，在全国设立了30多个办事处，甚至在印度、巴基斯坦等国家也设有分支机构。公司组织架构复杂，涵盖24个1级部门、81个2级部门，分别归属5个业务线和2个营销中心。随着企业规模的不断扩大，动力源在财务数字化方面的需求愈发迫切，同时也面临着诸多痛点。
转型前夜：经费报销系统的困境
2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合的征程。公司先后自建了费控系统、采购管理系统、销售管理系统、生产制造管理系统，并基于OA系统开发了经费报销系统。然而，尽管投入了大量的精力和资源，整体流程依然复杂，系统壁垒高，与预期的效果差距较大。
多系统操作让员工和财务人员苦不堪言。员工在提交申请单时，需要在各个系统间频繁切换，操作体验极差。而财务人员在处理报销数据时，只能手工录入系统，发票验真、查重也都依靠手工完成，这使得假票、错票、重票的情况难以避免。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了他们大量的时间，工作效率低下。
系统的割裂导致数据分散、信息滞后。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。这使得财务制度难以落地，数据报表只能依赖手工统计，不仅耗时费力，而且管理者无法实时掌握数据信息，难以对业务运营及时进行调整。
动力源的业务覆盖面广，报销模式复杂。公司主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目。报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作十分繁琐，不同类型费用的支付方式也各不相同。这些问题都给经费报销系统的管理带来了巨大的挑战。
合思方案：开启经费报销系统新篇章
面对动力源在经费报销系统方面的困境，合思为其提供了一套全面的解决方案。
在系统集成方面，合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步。同时，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计。这样一来，各个系统之间的数据实现了互通，为后续的业务处理提供了坚实的基础。
合思的无需报销模式给动力源带来了全新的体验。业务人员因公消费时无需垫资、无需开票，大大提升了员工的幸福感。消费过程受到申请单和差标的管控，确保了消费即合规。财务人员可以在系统中进行统一对账，系统会自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细也会自动绑定，凭证自动生成，最后一键归档。整个流程高效、便捷，极大地提高了工作效率。
合思费控系统的连接能力也十分强大。它采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，从而打破了数据流转的壁垒。在实际应用中，待审批信息会自动同步到各部门负责人处，业务数据可以跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计的效率。
稳步推进：经费报销系统实施步骤
合思解决方案的实施过程有条不紊。首先，将动力源的HR系统、BPM系统等与合思费控进行数据同步，确保基础数据和业务数据能在合思费控平台中有效整合。这一步骤为后续的业务操作提供了准确的数据支持。
员工在合思费控平台上进行因公消费申请。消费时，系统会按照差标和申请单进行管控，确保消费合规。财务人员则在平台上进行统一对账、结算和凭证生成等操作。整个过程实现了线上化、自动化，减少了人工干预，提高了工作效率。
通过合思费控的Open API和自定义流程引擎技术，实现与第三方系统的对接。这样，业务数据能够跨系统同步应用，进一步提升了系统的协同性和数据的流通性。
成效显著：经费报销系统升级红利
经过一段时间的实施，合思的解决方案在动力源取得了显著的成果。
多系统集成使得数据互通，操作体验全面革新。员工报销周期从原来的较长时间缩短了3周，效率提升了300%。这意味着员工可以更快地拿到报销款项，提高了员工的满意度。
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，降低了基础工作压力。他们可以从手动制作单据转变为智能制单，节省了更多精力去做更有价值的工作，如财务分析、预算规划等。
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大地缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费时可以通过多渠道同屏比对，全场景无需垫资，这让员工的工作更加轻松。
财务审批有了依据，费控更加合规，结算更加统一。财务制度能够更好地落地实施，管理者可以实时掌握数据信息，对业务运营进行及时调整。
动力源反馈：携手合思再出发
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。
众多像动力源这样的企业都通过合思的财务数字化解决方案实现了降本增效、合规经营和低碳运营。如果你也想让企业的经费报销系统更加高效，让财务管理更上一层楼，不妨选择合思，开启免费试用，踏上财务数智化之旅。
