在数字化浪潮席卷而来的当下，数电票正以前所未有的速度快速扩张。政策明确指出，2025年要完成数电票全覆盖，目前全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖，并且在政策上电子发票接收合法合规。这一变革为企业带来便利的同时，也让企业财务档案管理直面新的挑战。
数电票管理要求具有特殊性，它须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。在纸电混合时代，企业各层级人员也面临着诸多问题。企业高管苦恼于纸质档案管理成本巨大，不仅花费高，储存还占地，而且档案数据没有汇总整理，难以进行分析利用；财务人员则被海量的档案数据折磨，整理档案耗费大量时间，需手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥又繁复；业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据留存再上交，流程繁琐，耗费大量时间。此外，传统档案管理还存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大；高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；高合规风险，如电子会计凭证文件无有效管理手段，不可抗力导致纸质档案损坏等问题。
在这样的背景下，合思档案应运而生，为企业解决这些棘手的问题，下面让我们深入了解一下它。
合思档案：数字化档案管理先锋
合思档案是北京合思信息技术有限公司旗下领先的单套制电子会计档案管理平台。该公司创立于2014年，作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，已累计融资超15亿元人民币，实力雄厚。
合思档案专为企业解决内外交困的档案管理问题而生。它能够实现电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理，做到应收尽收。其“四性检测” + “业务检测”满足了财务档案管理要求的特殊性，双模检测实现了归档即合规。通过使用合思档案，企业可70%节约纸张成本，75%节约整理成本，90%提升检索效率，100%保证管理合规性。
合思档案打破了物理空间的限制，企业人员可以在线自由调阅档案。它预置规则引擎，能够自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，在确保档案完整性的同时，还能自由穿透档案链。通过关键词检索，能快速定位相关档案。而且，它融合了“混序归档”、“分类归档”等功能，为企业提供不同阶段的电子会计档案管理方案，助力企业实现双碳目标。
核心功能：多元优势构筑强大竞争力
合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案） + 六大场景解决方案，全面满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收，极大地提高了档案管理的效率，也实现了发票报销自动化。
其大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据能够实现秒级查询。档案扩展解决方案拥有可灵活扩展的业务模型，能够通过多途径自动化归集各类介质档案。费控系统可以连接税务系统、OA系统、资金系统等更多系统，为企业的财务管理提供了更全面的支持。业务系统的共享调阅解决方案可使档案查阅穿透业务链上下游，满足跨系统、多场景、多视角的协同需求，证据链完整性解决方案能智能检测财务档案证据链完整性，主动预警异常档案。数电票解决方案实现了9类电子凭证的采集、验签、解析、封装、归档的端到端解决方案，让数电票管理更加便捷高效。实物备查解决方案可使实物档案免组装、全流程管理，可线上定位快速关联线下实物。
在智能采集方面，外部生态通过规则引擎、业务映射等进行数据处理，内部通过EAI插件、API接口等多种方式采集数据。预归档服务具备自动归档、业务检测等功能。基础管理涵盖档号管理、账套管理等多方面。档案服务包括身份调查、全文检索等内容。统计分析包含进销项统计、资金统计等。应用层可用于辅助审计、证据方案库等。
合思档案的多源采集支持接口互联自主采集和手动采集自主补录。接口互联提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器获取业财系统会计资料，支持自定义数据采集方案。手动采集支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入，进一步推动了发票报销自动化。
优势对比：传统管理的革新者
传统档案管理存在诸多弊端，而合思档案与之相比，优势明显。传统档案管理存在高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题，而合思档案能显著降本增效，彻底告别传统手工归档，档案无需打印。它是闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路，让企业在发票报销自动化等方面有了质的提升。
传统档案管理在数据存储、查询调阅、整理匹配等方面效率低下，而合思档案的大数据解决方案深入提取、匹配、查询等多个环节，提高了档案管理效率，释放了档案数据价值。其共享调阅解决方案满足了企业多维度、精细化的档案查阅需求，使得发票报销等流程更加顺畅。
传统档案管理难以保证电子会计凭证的合规性和完整性，合思档案的证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力，自动检测证据链完整性，保障了财务合规，为发票报销自动化提供了坚实的保障。
传统档案管理在应对数电票管理要求上存在不足，合思档案的数电票解决方案实现了数电票多渠道获取、验签、解析、自动填报、入账、封装、归档端到端全流程自动化，满足了企业合规高效应用会计数据标准的需求，推动了发票报销自动化的实现。
应用案例：实力见证卓越成效
合思档案在不同企业的应用中展现出了强大的实力和显著的效果。
某企业年单据量高达2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。采用合思档案后，通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化，达成了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的目标。业务 + 财务数据能够穿透联查，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次，发票报销自动化也得到了有效实现。
世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。采用合思档案单套制管理方案后，实现了标准化落地，确保了电子会计档案合规，同时做到了低碳环保。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年，在发票报销等流程中也更加高效。
一家企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，采用合思档案单套制管理方案后，统一储存了档案数据，业务证据链完整，实现了数据共享和全生命周期管理。预估节省总体成本30W +/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，发票报销自动化让企业的财务管理更加轻松。
中国最大的K12民办教育集团之一存在业务系统多数据隔离、实物存档占用空间、财务账表归档装订复杂、实物凭证与业务分散等问题。采用合思档案方案后，以电子会计档案为核心形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，发票报销自动化也为企业的日常运营带来了极大的便利。
价值展望：引领企业数字化建设新征程
合思档案能助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，推动企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。
合思档案作为专业的电子会计档案管理平台，拥有广泛连接的能力、100%自动归档能力、符合国家政策要求以及灵活承接、持续迭代的能力，能满足企业不断变化的需求，推动企业数字化转型迈向新高度。它已获得众多企业客户的认可，未来将继续坚持以客户为中心，不断迭代产品，为更多企业提供优质的电子会计档案管理服务，助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。
