在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型已成为行业发展的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也迎来全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单的推广。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路。它不仅能够优化管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化的协同转型。然而，传统财务档案管理却存在诸多痛点，如归档难、查找慢、成本高、不合规等问题。以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档时，需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，档案遗失情况也难以避免。而且，纸质档案受限于时间和空间，查找要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。
出差报销合规性提升成为企业财务管理中的关键需求。在这样的背景下，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，为解决传统财务档案管理痛点提供了有力的支持。
合思档案：全链无纸化解决方案
合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位财务数智化服务，实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化。
合思档案通过多种方式实现全流程合规化、自动化、数字化。它通过开放式接口互联实现自主采集，大文件自动切割、数电票自动化解析。在数据处理方面，能够智能关联、自动组装，进行四性检测、业务检测、自定义版式文件。同时，具备精准权限管控、档案目录灵活扩展，水印管理、档号符合国标要求。在查询和借阅方面，实现多维检索、一站式预览，在线借阅、异构系统联查，实物混序归档、可视化盘点档案数据。
以海亮教育科技服务集团为例，合思档案通过OCR技术自动识别和整理各类文档信息，将实体文件扫描或拍照转换为数字形式。根据预设规则对收集到的数据进行分类和处理，确保信息的有序性和可追溯性。还提供在线平台让员工可以方便地提交申请并进行审批流程，集成财务管理功能，支持企业的日常运营和管理活动。同时，对原有的纸质档案进行数字化处理，以便于保存和使用，有效提升了出差报销合规性提升。
中文传媒也是合思档案的受益者。合思档案为其实现电子凭证采集、验签、解析、校验，自动填报、自动入账，封装入账结构化信息，自动归档。进行文件传输，包括外部凭证、内部凭证、发票管理、智能填报、业务报表、财务核算等。实现邮件短信相关操作，如对公、对私、付款单等。系统直联，如回单位签、解折XBRL、财务报告等。同步原始凭证信息至档案服务，让出差报销合规性提升得到了切实保障。
核心功能：解锁高效档案管理新密码
合思档案具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的功能，实现电子会计档案全生命周期管理。其涵盖智能采集（外部生态如OCR识别、RPA技术等，内部系统如EAI插件、API接口等）、预归档服务（集成服务、规则引擎、元数据服务等）、基础管理（档案存储、检索、借阅、销毁等）、档案服务（辅助审计、项目管理、统计分析等）。
自动化归档告别了重复性工作，让档案利用便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于监控、分析。金牌橱柜家居科技股份有限公司使用合思档案后，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，预估节省总体成本30万 + /年，档案合规性达100%，出差报销合规性提升显著。
合思档案还可以打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等四证，统一储存，统一标准，统一管理，实现以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅便捷高效，为出差报销合规性提升提供了坚实的基础。
从成本节约角度来看，以1家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业为例，年节约打印成本=(200000 + 400000)0.5 = 300,000元，年节约存储成本=(200000 + 400000)/4000.45 = 675元，年节约档案室成本=30平1.3元/天365 = 14,235元，年节约人力成本=20052*12 = 24,000元，年总节约成本=338,910元。这些成本的节约，也有助于企业更好地实现出差报销合规性提升。
行业案例：见证广泛适用性与卓越成效
在不同行业，合思档案都展现出了广泛的适用性和卓越的实际效果。
在食品行业，好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少90%人工耗时，总部接收减少80%管理耗时，借阅管理减少67%管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。出差报销合规性提升让企业的财务管理更加高效。
餐饮行业的COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少88%，存储空间节省79%，年节约成本5000万元，报销效率提升300%。合思档案为企业的出差报销合规性提升带来了质的飞跃。
家居行业的金牌橱柜家居科技股份有限公司通过合思档案实现统一存储、业务证据链完整、数据共享一站式查阅、银行回单无纸化，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，预估节省总体成本30万 + /年，档案合规性100%。出差报销合规性提升让企业在财务管理上更加游刃有余。
数字阅读行业的帆书使用合思档案实现全量财务档案数字化存储，电子&实物档案高度关联，线上化管理各类数据，财务结账效率提高50%，仓储需求减少70%，纸张、档案盒、箱子节约近90%，总节约成本500万/年，结账时间从T + 15缩短至T + 5，装订人力成本缩减到1名实习生。出差报销合规性提升为企业的发展提供了有力的支持。
抓住机遇，选择合思档案开启新征程
电子凭证全流程无纸化时代已经到来，企业需要积极推动电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。出差报销合规性提升是企业财务管理中不可忽视的重要环节。
合思档案已助力众多企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，如7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了有限资源的更有效利用。合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够为企业提供优质的服务和支持。
如果您的企业也渴望提升出差报销合规性提升，实现降本增效、合规经营和低碳运营，不妨抓住电子凭证数字化转型的机遇，选择合思档案。现在就拨打我们的电话400 – 105 – 6505，或者访问我们的网址www.hosecloud.com，扫描二维码了解合思档案和更多案例，还可以免费试用合思档案，开启财务管理的新篇章。
