发票报销自动化：合思档案助力企业财务档案管理升级

在数字化浪潮席卷的当下，企业财务管理正面临着前所未有的变革。尤其是随着数电票时代的来临，企业财务档案管理遭遇了诸多挑战。根据规划，2025年将完成数电票全覆盖，这使得企业财务档案管理的信息化建设显得尤为紧迫。

在收票方面，多项政策明确了电子会计档案和电子凭证的法律效力，并且要求实现电子发票无纸化报销、入账、归档、存储等一系列操作。而在开票方面，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。

然而，在纸电混合的时代，企业各层级人员都面临着不同的困扰。企业高管为纸质档案管理成本高、占地大，且档案数据难以分析利用而发愁；财务人员则被海量的档案数据、繁琐的整理工作以及手动逐一匹配核对的任务所困扰；业务人员更是对报销纸质票据的繁琐流程苦不堪言。

传统档案管理不仅存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高昂，档案室和档案柜等存储空间需求巨大；还存在高隐形成本，像手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，导致数据无法有效利用；同时，还伴随着高合规风险，例如电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏等问题。

即便企业在推行数字化过程中，通过OA系统、资金系统等解决了部分线上业务处理问题，但在归档、储存环节，仍然未能解决纸质文件储存和数据存储线下载体的问题，这在一定程度上影响了企业全面数字化的进程。而发票报销自动化，正是解决这些问题的关键所在。

合思档案：破解财务档案管理困局

面对企业财务档案管理的诸多痛点，合思档案提供了领先的解决方案，涵盖单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案。它广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，满足企业在不同场景下的档案管理需求。

对于CEO/高管而言，合思档案就像是企业的智慧宝库，能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案的利用效率，深入挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，实现降本增效和绿色低碳运营。

归档员/财务人员使用合思档案，就如同拥有了得力助手，能够提高工作效率，告别重复低价值的工作。档案数据同源，便于监控和分析，让档案管理变得轻松简单，大大提高了档案利用效率。

在外部审计方面，合思档案实现了档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，让财务人员无需与审计人员重复沟通，补充审计资料，真正做到了发票报销自动化。

功能模块：全方位打造专业档案管理体系

合思档案的功能模块丰富多样，犹如一个强大的财务档案管理工具箱。它包括发票的大数据解决方案、单据的档案扩展解决方案、凭证的费控系统、账簿的税务系统、报表的QA系统、电子档案的资金系统、纸质档案的影像系统、自定义档案的业务系统、实物备查解决方案及更多系统，还有数电票解决方案和共享调阅解决方案等。

在数据采集方面，它支持多源采集。基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，还支持自定义数据采集方案，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，提供多种便捷手动数据补录方式。

合思档案具备智能制档能力。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。此外，还提供关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。

在档案管理方面，权限管理精准管控，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、字段维护、新增创建等，系统规范预置档号，满足国标档号规则格式。这一系列功能，为发票报销自动化提供了坚实的保障。

核心亮点：凸显独特优势

合思档案具有诸多核心亮点，使其在企业财务档案管理领域脱颖而出。

便捷调阅不打印，混序归集免组装。它打破物理空间限制，让用户可以在线自由调阅档案。预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链，通过关键词检索快速定位相关档案。融合“混序归档”“分类归档”等功能，实现档案合规不打印，助力双碳目标落地，也让发票报销自动化更加便捷。

应收尽收，采用“四性检测 + 业务检测”双模检测方案，满足财务档案管理要求特殊性，实现归档即合规。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，保障业务数据完整性；四性检测满足国家档案局相关要求。

大数据解决方案强大，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值，进一步推动了发票报销自动化的实现。

具备广泛连接的能力，连接各类异构业财系统，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统，实现100%自动归档。强大的规则匹配能力最大程度减少人工介入，符合国家政策要求，拥有灵活承接、持续迭代的能力，及时应对数电票等变化。

价值体现：助力企业腾飞

合思档案为企业带来了显著的价值。

显著的降本增效是其一大突出优势。企业可以彻底告别传统手工归档，档案不打印，节约纸张成本、整理成本，提高检索效率，保障管理合规性，更有效地“收紧钱袋子”。

电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，实现了发票报销自动化的全流程贯通。

让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值，从数据到决策，为企业决策提供有力支持。

实现资源重组，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，实现企业效益最大化。

典型场景：灵活适应实际需求

合思档案在多个典型场景中展现出了强大的灵活性和适应性。

多维度、多视角、多渠道档案调阅，满足企业多维度、精细化的档案查阅需求。支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，发票报销自动化在这个过程中得以充分体现。

数电票多渠道获取、验签、解析、自动填报、入账、封装、归档端到端全流程自动化。支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验真、解析等操作，实现数电票全流程闭环管理。

实物档案全流程管理定位，智能区分纸电标识，线上、线下高度关联，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用，如打标 – 到单 – 装盒 – 上架、集团共享批量作业、极简管理低碳环保等场景。

在外部审计场景下，审计不进档案室，实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料，为发票报销自动化提供了外部审计环节的有力支持。

成功案例：见证实际效果

众多企业通过使用合思档案，取得了显著的成效。

某企业年单据量2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案提供多系统采集数据、自动匹配组装档案、档案管理电子化等解决方案，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，数据指标显著提升，如凭证总量、单据总量增加，数据加载和关联匹配时间缩短，凭证与单据、单据与单据关联次数增多，发票报销自动化也得到了有效实现。

世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理等问题。合思档案的单套制管理方案实现安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地，取得实现标准化落地、力保电子会计档案合规、低碳环保等管理成效，提高了整理匹配效率，减少了存储空间成本和纸张打印成本，推动了发票报销自动化的进程。

一家企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、检索依赖多端系统、纸质档案管理问题多、电子发票和回单存档不规范等。合思档案的数据集成、业务检测和跨系统调阅方案，实现统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，大幅节省了装订匹配耗时、利用耗时、打印成本和空间成本，让发票报销自动化更加顺畅。

中国最大的K12民办教育集团之一面临采集、存储、整理和利用等方面的低效档案管理问题。合思档案的数据集成、智能化制档和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，实现档案多维穿透查询和简便高效的电子借阅，进一步促进了发票报销自动化。

市场定位：树立独特地位

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，致力于服务未来财务人，为企业提供全方位财务数字化服务。

它拥有广泛连接的生态，能连接各类异构业财系统，实现数据的广泛采集和整合，成为企业全面数字化收尾的关键系统，为发票报销自动化提供了坚实的生态基础。

采用双轮驱动的模式创新，在自主研发的“无需报销”解决方案基础上构建敏捷的财务收支管理平台，提供智能聚合消费、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位服务。

具备强大的技术实力和丰富的功能，如大数据解决方案支持百亿级单据量匹配关联和海量数据秒级查询，“四性检测 + 业务检测”双模检测方案确保归档合规，专利技术支撑数据管理等。

结语：开启财务档案管理新篇章

合思档案在帮助企业解决财务档案管理痛点、实现数字化转型、提升管理效率和效益等方面具有重要价值。它能够助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，实现会计档案价值的深度应用，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型。

为不同用户群体提供针对性解决方案，提升工作效率，保障合规管理，挖掘数据价值，实现降本增效。连接各类业财系统，拉通业财税档全链路，实现档案全生命周期管理，让数据“活起来”，为企业决策提供支持。

同时，合思档案具备灵活的扩展性和持续迭代能力，能及时应对数电票等政策变化和企业发展需求，保障企业财务档案管理的合规性和高效性。

随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的深入，合思档案将在企业财务档案管理中发挥更重要的作用，帮助更多企业实现高效、合规的档案管理。未来，它将不断创新和优化产品功能，持续迭代技术，以更好地适应市场变化和企业需求，为企业提供更智能、便捷、全面的财务数字化解决方案。

无论企业规模大小、所处行业如何，都可以通过合思档案解决财务档案管理难题，实现降本增效、数字化转型和可持续发展。立即联系合思，获取专业的财务档案管理解决方案，体验合思档案带来的便捷和价值。现在就可以免费试用，开启企业财务档案管理新篇章！拨打合思电话400 – 105 – 6505，访问网站www.hosecloud.com，或通过微信公众号和小程序了解更多信息。