在当今竞争激烈的商业环境中，企业的数字化转型已成为提升竞争力的关键。北京动力源科技股份有限公司，一家成立于1995年的行业先驱，作为我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业，其业务广泛覆盖数据通信、智慧能源、新能源汽车三大核心板块，产品更是在众多国家重点建设项目中发挥着重要作用。2022年3月，动力源凭借其卓越的创新能力和专业实力，成功入选北京市专精特新“小巨人”企业。
早在2011年，动力源就敏锐地察觉到财务数字化转型和业财融合的重要性，毅然开启了系统自研的征程。然而，随着时间的推移，他们发现整体流程依然复杂繁琐，系统之间的壁垒高筑，实际效果与预期目标存在较大差距。在差旅运营优化方面，动力源面临着诸多挑战，而合思的解决方案为其带来了新的转机。
痛点剖析：动力源数字化转型困境
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操作体验不佳合规难题凸显
动力源在财务数字化转型过程中，员工的操作体验极差。申请单的提交需要在多个系统间来回切换，这不仅浪费了员工大量的时间和精力，还增加了出错的概率。而报销数据需要财务人员手工录入系统，发票的验真、查重也只能依靠手工操作，这使得假票、错票、重票的情况难以避免。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间，让他们无暇顾及更有价值的财务分析和决策工作。差旅运营优化迫在眉睫。 -
系统割裂数据分散信息滞后
同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法实现及时联动。这导致财务制度难以有效落地，数据报表的统计只能依赖手工操作，不仅耗时费力，而且准确性也难以保证。管理者无法实时掌握数据信息，对业务运营的调整缺乏及时性和准确性，在差旅运营管理上陷入了被动局面。差旅运营优化成为提升企业运营效率的关键。 -
业务复杂报销模式繁琐
动力源主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目。这使得报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作变得异常繁琐。不同类型费用的支付方式也各不相同，进一步增加了报销的难度。差旅运营优化需要一套全面、灵活的解决方案来应对复杂的业务需求。 -
组织复杂流程繁复管理不一
随着公司组织架构迅速扩展到全国，管理程度出现了不一致的情况。总部通过纸质单据提交出差申请，分公司则通过PC端OA系统提交，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工还需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性也难以保证。差旅运营优化需要解决组织架构带来的流程繁琐问题。
合思方案：全方位解决动力源难题
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系统集成数据实时同步
合思在系统集成方面展现出强大的实力。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据也与合思费控同步。这样一来，实现了订单支出成本的实时归集和统计，为企业的财务管理提供了准确的数据支持，为差旅运营优化奠定了基础。 -
无需报销提升员工体验
合思的无需报销方案为动力源的员工带来了极大的便利。业务人员因公消费无需垫资、无需开票，消费过程受到申请单和差标的管控，确保消费即合规。财务人员可以统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成并一键归档。这不仅提升了员工的幸福感，还提高了财务工作的效率，是差旅运营优化的重要举措。 -
强大连接打破数据壁垒
合思的系统连接能力十分强大，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统。在实际应用中，待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据可以跨系统同步应用，大大加快了业务处理和数据统计的效率，打破了数据流转的壁垒，有力推动了差旅运营优化。
实施步骤：稳步推进解决方案落地
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系统梳理深入了解需求
合思与动力源展开了紧密合作，首先对动力源现有的多个自研系统进行了全面的梳理和分析。通过深入了解其数据架构和业务流程，合思准确把握了动力源的需求和痛点，为后续的解决方案实施提供了坚实的基础，这是差旅运营优化的第一步。 -
数据同步确保信息准确
按照解决方案的规划，合思逐步将HR系统、BPM系统等与合思费控进行数据同步。在这个过程中，严格确保基础数据和业务数据的准确性和一致性。只有数据准确无误，才能为企业的财务管理和差旅运营优化提供可靠的支持。 -
员工培训保障流程顺畅
在无需报销流程的实施过程中，合思对员工进行了系统的培训，让他们熟悉新的消费和报销模式。同时，建立了完善的财务对账和审批机制，保障了流程的顺畅运行。员工的积极参与和支持是差旅运营优化成功的关键因素之一。
显著成果：动力源开启高效运营新时代
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操作革新效率大幅提升
通过合思的解决方案，动力源实现了多系统集成和数据互通，操作体验得到了全面革新。员工报销周期从原来的较长时间缩短了3周，效率提升了300%。这不仅节省了员工的时间，还提高了工作的积极性和满意度，是差旅运营优化的直接体现。 -
成本节约体验显著改善
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费可以多渠道同屏比对，全场景无需垫资，真正实现了差旅运营的优化。 -
合规管控财务压力降低
财务审批有了充分的依据，费控更加合规，结算更加统一。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员可以节省更多精力去做更有价值的工作，差旅运营优化让财务管理更加高效。 -
全程管控决策更加科学
管理实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控，管理者能够实时了解企业经营数据。他们可以随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息，通过综合分析报表发现问题，对业务运行做出高效、及时、准确的决策。彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式，差旅运营优化为企业的发展提供了有力支持。
客户评价与行动号召
动力源通信、海外业务财务总监陈华林对合思的解决方案给予了高度评价。他表示，面对动力源复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。
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