在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务管理面临着诸多挑战与变革。以金牌橱柜家居科技股份有限公司为例，这家成立于1999年的国内高端整体厨柜及定制家居专业服务商，拥有国家认定厨房工业设计中心，还是国家认定“智能制造示范企业”，在全球拥有超4000家高端品牌专卖店，海内外建有5大专业生产基地，92家归档主体，企业人数6000 + 。然而，就是这样一家颇具规模的企业，在财务档案管理方面也遇到了不少难题。而合思创立于2014年，作为一家为企业单位提供财务数据化产品和服务的科技公司，通过敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖出更多净利润，为金牌橱柜提供了电子会计档案解决方案，助力其解决财务痛点，这其中合思的在线档案系统发挥了关键作用。
金牌橱柜：传统档案管理的困境
- 业务庞杂下的档案乱象
金牌橱柜业务规模庞大，众多的专卖店、生产基地和归档主体，使得企业的会计档案管理工作变得异常复杂。会计档案散落于各个系统之中，档案数据难以有效利用。以往，工作人员需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，这一系列操作不仅耗费大量的时间和精力，而且容易出现人为错误。 - 纸质档案管理的低效难题
财务临时保管1年后移交综合档案管理，独立档案室存放着大量的纸质档案。每年进行实物稽查时，工作人员需要人工逐一翻查，管理和利用效率极低。这种以纸质档案管理为主的方式，已经难以适应企业快速发展的需求，寻找一种更高效、更智能的档案管理方式迫在眉睫。而在线档案系统的出现，为解决这些问题带来了新的希望。
合思妙方：在线档案系统解决方案
- 统一存储：打破数据孤岛
合思的在线档案系统为金牌橱柜提供了统一存储的解决方案。它将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，实现统一储存、统一标准、统一管理。这就如同为企业的档案数据建造了一座坚固的“数据大厦”，所有的档案数据都有序地存放在其中，打破了以往数据分散的局面，让数据不再“孤岛”。 - 业务证据链完整：业财一体双向穿透
该系统搭建了会计资料之间的关系，实现了以业务为核心的证据链条，达成业财一体双向穿透。每一笔业务都有完整的证据链支撑，财务人员可以从业务端追溯到财务数据，也可以从财务数据反推到业务详情，大大提高了财务数据的准确性和可靠性。在线档案系统为企业的财务管理提供了清晰的脉络，让财务与业务紧密结合。 - 数据共享：一站式查阅
合思在线档案系统以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，用户可以进行一站式查阅。无论是查询某一份凭证，还是了解某一项业务的相关档案，都变得便捷高效。就像在一个大型图书馆中，通过智能的检索系统，能够迅速找到所需的书籍，大大节省了时间和精力。 - 银行回单无纸化：降本增效利器
海量的银行回单处理一直是企业财务工作中的一项繁琐任务。合思在线档案系统实现了银行回单自动采集、切割、组装，全面实现无纸化管理。这不仅减少了纸张的使用，降低了成本，还提高了处理效率，让企业在环保和效益方面实现双赢。
精耕细作：在线档案系统实施步骤
- 数据采集：智能互联精准获取
合思通过开放式接口互联，自主采集档案数据。对于大文件，系统会自动进行切割，数电票也能实现自动化解析。这一系列操作确保了档案数据的准确、高效采集，为后续的管理工作打下了坚实的基础。在线档案系统就像一个智能的“数据采集员”，能够准确无误地收集各种档案数据。 - 档案组装：智能关联严谨检测
利用智能关联技术，系统自动组装档案，并进行四性检测、业务检测，同时支持自定义版式文件。这使得档案的组装更加科学、严谨，确保了档案的质量和合规性。在线档案系统就像一个精细的“档案工匠”，精心打造每一份档案。 - 权限管控：安全保障灵活扩展
合思在线档案系统对档案进行精准权限管控，灵活扩展档案目录，实施水印管理，确保档号符合国标要求。这一系列措施保障了档案数据的安全性和规范性，让企业可以放心地使用和管理档案。就像为档案数据加上了一把坚固的“安全锁”，只有授权人员才能访问和操作。 - 多维检索：便捷查询高效利用
系统提供多维检索功能，支持一站式预览、在线借阅、异构系统联查，实现实物混序归档和可视化盘点档案数据。用户可以根据不同的条件进行检索，快速找到所需的档案，大大提高了档案的利用效率。在线档案系统就像一个智能的“档案导航仪”，帮助用户在海量的档案数据中快速找到目标。
成效显著：在线档案系统带来的变革
- 时间成本大幅降低
实施合思在线档案系统后，金牌橱柜的档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%。这意味着工作人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，提高了工作效率。在线档案系统就像一个高效的“时间加速器”，让企业的财务管理工作更加快捷。 - 经济成本有效节约
预估节省总体成本30万 + /年，这对于企业来说是一笔可观的开支。通过减少纸张的使用、提高工作效率等方式，在线档案系统为企业实现了降本增效的目标。就像一个精明的“财务管家”，帮助企业合理控制成本。 - 合规性全面提升
档案合规性达到100%，这为企业的稳健发展提供了有力保障。合思在线档案系统严格遵循国家相关标准和规定，确保企业的档案管理工作合法合规。就像一个严谨的“合规守护者”，守护着企业的档案安全。
高度认可：金牌橱柜的诚挚反馈
金牌橱柜通过合思在线档案系统实现了多系统数据互联，完成了档案数据的智能化管理，提高了工作效率和准确性。企业对合思的解决方案给予了高度评价，认为合思在线档案系统为企业的财务管理带来了质的飞跃。这充分证明了合思在线档案系统的可靠性和实用性，也为其他企业提供了成功的借鉴案例。
在当前经济环境下，企业都在寻求降本增效和合规经营的有效途径。合思作为专精特新企业，成立以来累计融资超15亿元人民币，在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。
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