在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，电子凭证的数字化转型已成为时代发展的必然趋势。2024 年 11 月 1 日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年 12 月 1 日，民航旅客运输服务领域也紧随其后，启用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措如同强劲的引擎，推动我国电子凭证改革驶入了快车道。如今，电子凭证开具端已基本实现数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题即将全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
在这一具有里程碑意义的变革中，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地捕捉到了时代的脉搏，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的在线档案系统——合思档案。它犹如一把金钥匙，为企业开启了财务数智化管理的新大门，在电子凭证数字化转型的征程中发挥着举足轻重的作用。
市场形势：电子凭证数字化转型大势所趋
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必由之路。在当今竞争激烈的商业环境中，企业对于管理效率和成本控制的要求越来越高。电子凭证的全流程无纸化不仅能够优化企业的管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位的运行成本和资源消耗，实现数字化和绿色化的协同转型。
会计凭证作为衔接企业经济活动与财务报告的重要数据载体，其数字化程度直接影响着企业财务管理的效率和质量。只有实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，才能真正实现企业财务管理的数字化。在线档案系统正是顺应这一趋势而生，为企业提供了实现电子凭证全链无纸化的有效解决方案。
痛点分析：传统档案管理的重重困境
传统的档案管理方式在企业的运营中暴露出了诸多问题和挑战。以好想你健康食品股份有限公司为例，该公司在档案管理方面面临着归档难的问题。在财务归档时，工作人员需要花费大量的时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性，而且档案遗失的情况也难以避免。同时，纸质档案受限于时间和空间的限制，查找起来非常困难，需要耗费大量的时间和精力，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。此外，大量纸质档案的管理对空间和人力的要求巨大，增加了企业的运营成本。而且，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，不满足现代企业的管理要求。
高新兴科技集团同样面临着档案管理成本高的问题。该集团的报销、采购付款等业务流程需要进行打印、整理、装订及归档等一系列操作，占用了大量的库房人员管理成本，借阅流程及实物借出也非常繁琐。此外，该集团的电子源文件未合规保存，不符合会计电子档案管理法规，档案归档规范由人工控制，存在合规性隐患，缺少系统化的控制。而且，目前公司查询相关发票、收付款凭据及其他附件的难度较大，耗费了大量的人力，不能实现跨系统调阅，档案利用效率低下。
解决方案整体策略概述：合思档案的破局之道
合思档案在线档案系统基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位的财务数智化服务，全面打通电子凭证会计处理全流程各环节。通过实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，帮助企业优化管理流程，降低成本，实现合规经营和低碳运营。
合思档案在线档案系统的出现，为企业解决了传统档案管理中存在的诸多问题。它打破了传统档案管理的时空限制，实现了档案的实时调阅和精准查找，提高了档案利用效率。同时，该系统还能够有效降低企业的运营成本，减少纸质档案的使用，实现企业的绿色化发展。此外，合思档案在线档案系统还能够确保电子原文件的长期保存和数据的安全可用，满足企业的合规管理要求。
核心模块：合思档案的强大功能
合思档案在线档案系统的功能蓝图包括便捷调阅不打印，混序归集免组装。该系统实现了电子会计档案全生命周期管理，涵盖采集、制、管、用四个环节。在智能采集方面，系统采用了外部生态（如 OCR 识别、RPA 技术等）和内部系统（如 EAI 插件、API 接口等），能够高效地采集各种电子凭证。在预归档服务方面，系统具备集成服务、规则引擎、元数据服务等功能，能够对采集到的电子凭证进行有效的管理和处理。在基础管理方面，系统包括档案存储、检索、借阅、销毁等功能，能够确保档案的安全和有效利用。在档案服务方面，系统提供辅助审计、项目管理、统计分析等功能，能够为企业的财务管理提供有力的支持。
财务档案「采制管用」全生命周期管理是合思档案在线档案系统的一大特色。在档案采集方面，系统采用开放式接口互联·自主采集，大文件自动切割·数电票自动化解析，能够高效地采集各种电子凭证。在档案制档方面，系统实现智能关联·自动组装，四性检测·业务检测·自定义版式文件，能够确保档案的准确性和规范性。在档案管理方面，系统做到精准权限管控·档案目录灵活扩展，水印管理·档号符合国标要求，能够确保档案的安全和保密。在档案利用方面，系统具备多维检索·一站式预览，在线借阅·异构系统联查，实物混序归档·可视化盘点档案数据，能够提高档案的利用效率和价值。
竞争优势：合思档案的独特魅力
合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超 15 亿元人民币，拥有强大的资金和技术实力。这为合思档案在线档案系统的研发和创新提供了坚实的保障。同时，合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够为客户提供更广泛、更优质的服务。
与其他同类产品相比，合思档案在线档案系统具有独特的优势。它不仅具备强大的功能和稳定的性能，还能够为客户提供个性化的解决方案。同时，合思档案在线档案系统还拥有专业的技术支持和售后服务团队，能够及时解决客户在使用过程中遇到的问题，让客户无后顾之忧。
成功案例：合思档案的卓越成效
合思档案在线档案系统在不同行业都取得了显著的应用效果。好想你健康食品股份有限公司使用合思档案在线档案系统后，减少了 90%的人工耗时，总部接收减少了 80%的管理耗时，借阅管理减少了 67%的管理耗时，预计减少综合成本 20 万元/年。COMMUNE 幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了 88%，存储空间节省了 79%，年节约成本 5000 万元，报销效率提升了 300%。
这些成功案例充分证明了合思档案在线档案系统的价值和优势。它能够帮助企业提高管理效率，降低运营成本，实现合规经营和低碳运营。同时，合思档案在线档案系统还能够为企业提供更加精准的财务数据和决策支持，帮助企业在市场竞争中占据优势地位。
服务体系：合思档案的贴心保障
合思在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够为客户提供及时、高效的本地化服务。同时，合思秉承以客户为中心的服务理念，为客户提供全方位的技术支持和售后服务，确保客户在使用合思档案在线档案系统过程中遇到的问题能够得到及时解决。
合思的服务体系包括售前咨询、售中实施和售后维护等环节。在售前咨询阶段，合思的专业团队会根据客户的需求和实际情况，为客户提供详细的解决方案和建议。在售中实施阶段，合思的项目团队会全程跟进项目的实施进度，确保项目的顺利进行。在售后维护阶段，合思的技术支持团队会为客户提供 7×24 小时的技术支持和售后服务，确保客户在使用过程中遇到的问题能够得到及时解决。
合思档案在线档案系统具有重要的价值和意义。它能够帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的作用。同时，合思档案在线档案系统还能够推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。
随着电子凭证数字化转型的进一步加快，合思档案在线档案系统将不断优化和完善，为更多企业提供更优质的财务数智化服务。如果您想体验在线档案系统带来的便捷与高效，不妨点击免费试用，开启企业财务数智化管理的新篇章。
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