在国家大力推进电子凭证数字化转型的时代浪潮下，企业的财务数字化转型已成为必然趋势。2021年12月1日，国家税务总局开展全面数字化的电子发票试点工作，截至2023年12月1日，数电票已全面覆盖全国36省区市（含计划单列市）。2023年5月，财政部发布电子凭证会计数据标准（试行版），这标志着会计管理模式的全面变革，电子凭证全流程无纸化时代已然到来。档案管理政策与法规也在不断完善，对企业的财务档案管理提出了更高的要求。
北京合思信息技术有限公司，作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，致力于帮助企业挖出更多净利润，助力企业实现财务数字化转型，更好地适应档案管理政策与法规的要求。
数字阅读巨头的财务困境
某知名头部数字阅读品牌，在行业内可谓是熠熠生辉。然而，在财务管理方面，却面临着诸多棘手的问题。
该企业的数据分散在内部多个系统中，业务流程断裂，数据整合难度极大。这直接导致费用管控无法有效落地，预算超标情况时有发生。每到财务结算时，财务人员就仿佛陷入了一场混乱的战斗，难以对费用进行精准把控。
每个财务月，该企业均需处理单据量500 + 张。全量的原始凭证与财务凭证都需要打印粘贴，财务人员长期陷入大量低价值、机械性的工作中，人效极低。他们每天在办公桌前忙碌地粘贴着一张张票据，却无法将更多的精力投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中。
全业务数据均需打印成本，纸质副本用于报销、入账、装盒、上架、归档等一系列流程，造成了每月大量的纸张浪费。这不仅增加了企业的成本，也与当下环保的理念背道而驰。
更为严重的是，票据原文丢失、档案信息不完整情况时有发生。当业务部门需要借阅历史资料时，只能在海量纸质文件中翻找，效率低下，根本无法适应企业快速扩张的需求。在档案管理政策与法规日益严格的今天，这样的状况无疑给企业带来了巨大的风险。
合思量身定制解决方案
面对该企业的财务痛点，合思信息技术有限公司为其量身定制了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，帮助企业应对档案管理政策与法规的挑战。
构建业财平台保障财务质量
合思的解决方案助力企业完成业财平台建设，保障了财务的准确性。通过该平台，财务数据能够更加准确地记录和处理，确保审计通过，符合上市要求。同时，提升了财务的及时性，结账时间从T + 15提升到T + 7，年底预计达到T + 5。这意味着企业能够更快地获取财务信息，为决策提供更及时的支持。
多重手段确保费用合规
发票OCR识别验真功能，有效保障了企业费用合规。合思通过先进的技术手段，对发票进行快速准确的识别和验证，避免了虚假发票和不合规费用的入账。审批流转路径清晰可视，有效管理员工借款与核销。每一笔费用的审批流程都一目了然，员工的借款和核销情况也能够得到及时有效的管理。
原生存储规避档案管理风险
合思保证财务档案原生性存储，规避了电子化时代带来的档案管理风险。在档案管理政策与法规的要求下，企业的财务档案需要得到妥善的保管和管理。合思的解决方案高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求，确保企业的财务档案安全可靠。
全场景覆盖彰显人文关怀
该解决方案灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销。费用业务数字化渗入日常办公，企业管理以人为本。员工在因公消费时，无需再为垫资和报销的繁琐流程而烦恼，只需要专注于工作本身。这种人性化的管理方式，不仅提高了员工的工作效率和满意度，也有助于企业吸引和留住人才。
显著成效见证合思实力
该企业应用合思的解决方案后，取得了显著的成效，在多个方面都有了质的提升，也更好地满足了档案管理政策与法规的要求。
增效：提升财务管理效率
在增效方面，企业能够实时掌握付款进度，财务人员无需耗费时间单点沟通。通过合思的平台，付款信息一目了然，大大提高了工作效率。档案整理效率也得到了极大提升，消除了凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗工时。形成了财务数字档案室，丰富了档案调阅场景，提升了借阅效率。通过精准实物档案定位，提升了实物档案查找效率。员工在需要查阅档案时，只需在系统中输入关键词，就能快速找到所需的档案，节省了大量的时间和精力。
降本：节约企业运营成本
在降本方面，减少了差旅超标情况，有效改善提升了预算超额情况。通过对费用的精准管控，企业能够更好地控制成本，避免不必要的浪费。减少了手工记账、人工整理档案的人力成本。财务人员不再需要花费大量的时间在繁琐的手工操作上，而是可以将更多的精力投入到更有价值的工作中。减少了财务凭证等产生的纸张及过程中成本浪费。同时，减少了财务档案空间占用，节约了空间成本。企业不再需要为大量的纸质档案寻找存储空间，降低了运营成本。
合规：符合政策法规要求
在合规方面，发票OCR识别验真，有效保障了企业费用合规。审批流转路径清晰可视，有效管理员工借款与核销。保证财务档案原生性存储，规避了电子化时代带来的档案管理风险。高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求。企业在财务管理上更加规范，避免了因违规而带来的风险。
先进：引领数字化转型潮流
在先进性方面，灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销。费用业务数字化渗入日常办公，企业管理以人为本。紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低纸质耗材。实现了“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型。企业在财务数字化转型的道路上走在了前列，为行业树立了榜样。
合思引领财务数字化转型未来
合思通过提供无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，帮助企业解决了财务痛点，实现了增效、降本、合规和先进的数字化成效，为企业财务数字化转型提供了有力支持，也让企业更好地适应了档案管理政策与法规的要求。
合思是一款专为中小企业提供的智能财务收支管理系统，具有差旅申请、商旅线上订购、发票采集等20多项功能，还拥有强大的集成能力、良好的口碑和市场反响等优势。
合思秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。无论是大型企业还是中小企业，都能得到合思专业、高效的服务。
在未来，合思将持续助力更多企业实现财务数字化转型，帮助企业更好地应对档案管理政策与法规的挑战。如果您的企业也想在财务数字化转型的道路上迈出坚实的步伐，欢迎拨打400 – 105 – 6505与合思联系，或访问网站www.hosecloud.com了解更多信息，还可以免费试用合思的产品，开启企业财务数字化转型的新篇章。
