在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的管理模式正经历着前所未有的变革。金牌橱柜家居科技股份有限公司，作为国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商，自1999年成立以来，便在行业中崭露头角。它拥有国家认定厨房工业设计中心，荣获国家认定“智能制造示范企业”的殊荣。其业务版图遍布全球，超4000家高端品牌专卖店如璀璨星辰般闪耀，海内外5大专业生产基地有序运转，92家归档主体协同共进，企业人数达6000+。然而，如此庞大的业务规模也带来了海量的数据挑战，年记账凭证量高达2198061张，年业务单据量为494949张，年银行回单量有177744张，年发票量为123247张。在传统的档案管理模式下，装订配耗时预估为66天/年，档案查找耗时预估为30天/年，打印成本预估为180000元/年，存储空间成本为90000元/年，打印成本还有100000元/年。在这样的背景下，电子文档审计的重要性愈发凸显。
困境迷局：传统档案管理痛点丛生
在企业的日常运营中，档案管理是一项至关重要却又容易被忽视的工作。金牌橱柜的档案管理在传统模式下，面临着诸多困境。
在整理环节，会计档案如同散落的珍珠，分散在各个系统之中，数据难以有效利用。工作人员需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，繁琐的流程不仅耗费大量的时间和精力，还容易出现人为错误。电子文档审计在这种情况下显得尤为必要，只有通过有效的审计，才能确保这些分散的数据准确无误。
保管环节，财务临时保管1年，1年后移交综合档案管理。这期间，档案的安全性和完整性面临着考验，一旦出现问题，将对企业的财务和运营造成严重影响。
存储环节，独立档案室管理，存放纸质档案。随着企业业务的不断发展，纸质档案的数量急剧增加，占用了大量的存储空间，同时也增加了管理成本。
在管理利用方面，以纸质档案管理为主，每年提供实物稽查，人工逐一翻查。这种方式效率低下，难以满足企业快速发展的需求。电子文档审计能够帮助企业更加高效地管理和利用这些档案，提高审计的准确性和效率。
破局之钥：合思解决方案闪亮登场
面对金牌橱柜的困境，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为其量身定制了一套解决方案，为电子文档审计提供了有力的支持。
统一存储是合思解决方案的核心之一。它打破了数据孤岛，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，统一储存，统一标准，统一管理。这就如同将散落的珍珠串成了美丽的项链，让数据更加有序和易于管理。在电子文档审计中，统一存储的数据能够更方便地进行查询和分析，提高审计的效率。
业务证据链完整也是解决方案的一大亮点。合思搭建了会计资料之间的关系，实现了以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。这意味着企业在进行电子文档审计时，可以更加清晰地了解业务的全貌，确保审计的准确性。
数据共享，一站式查阅。合思以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，让查阅变得便捷高效。工作人员无需在各个系统中来回切换，只需在一个平台上就能轻松获取所需的信息。这大大提高了电子文档审计的效率，减少了审计的时间和成本。
银行回单无纸化是合思解决方案的又一创新之处。海量银行回单自动采集、切割、组装，实现全面无纸化管理，助力企业降本增效。在电子文档审计中，无纸化的银行回单更加易于保存和查询，提高了审计的准确性和效率。
精耕细作：解决方案实施步步为营
合思的解决方案并非一蹴而就，而是经过了精心的规划和实施。
合思技术团队与金牌橱柜财务及相关部门进行了深入的沟通，了解现有档案管理流程和系统情况。这就如同医生在治病前进行详细的诊断，只有了解了企业的实际情况，才能制定出最适合的解决方案。在这个过程中，电子文档审计的需求也得到了充分的了解和分析。
依据金牌橱柜的需求，合思对合思档案系统进行了个性化配置和开发，确保能适配其业务。这就如同为企业量身定制了一件合身的衣服，让系统能够更好地满足企业的需求。在开发过程中，电子文档审计的功能也得到了不断的优化和完善。
对金牌橱柜员工进行系统操作培训，使其熟悉新系统的使用。这就如同给员工配备了一把开启新系统大门的钥匙，让他们能够熟练地运用系统进行工作。在培训过程中，员工也了解了电子文档审计的重要性和操作方法。
逐步将金牌橱柜原有的纸质档案进行数字化处理，并导入新系统。这是一个漫长而繁琐的过程，但却是实现电子文档审计的关键一步。通过数字化处理，纸质档案可以更加方便地进行存储、查询和审计。
辉煌成果：方案实施效益显著提升
经过一段时间的实施，合思的解决方案取得了显著的成果。
档案匹配耗时减少了84%。在传统模式下，档案匹配需要耗费大量的时间和精力，而现在，通过合思的系统，档案匹配变得更加高效和准确。这不仅提高了工作效率，也为电子文档审计提供了更加可靠的数据支持。
档案查询耗时减少了80%。工作人员无需再像以前那样在堆积如山的纸质档案中逐一查找，只需在系统中输入关键词，就能快速找到所需的信息。这大大提高了电子文档审计的效率，减少了审计的时间和成本。
预估节省总体成本30万+/年。通过统一存储、银行回单无纸化等措施，企业减少了打印成本和存储空间成本，实现了降本增效。这为企业的发展提供了更多的资金支持，也让电子文档审计更加经济实惠。
档案合规性达100%。合思的解决方案确保了档案的准确性和完整性，满足了企业的合规要求。在电子文档审计中，合规性是至关重要的，只有确保档案合规，才能保证审计的结果真实可靠。
口碑赞誉：金牌橱柜高度认可方案
金牌橱柜相关负责人表示，合思的解决方案极大地提升了公司档案管理的效率和准确性，降低了成本。在电子文档审计方面，合思的系统提供了有力的支持，让审计工作更加高效和准确。
财务人员反馈，新系统操作便捷，减少了大量繁琐的手工工作，让他们能更专注于核心业务。在电子文档审计中，财务人员可以更加轻松地获取所需的信息，提高了审计的效率和质量。
企业管理层认为，通过与合思合作，实现了档案管理的数字化转型，提升了企业的竞争力。在电子文档审计方面，数字化的档案管理更加方便快捷，能够更好地满足企业的发展需求。
员工们普遍认可新的档案管理方式，认为节省了时间和精力，提高了工作体验。在电子文档审计中，员工可以更加轻松地参与到审计工作中，提高了审计的效率和质量。
行动召唤：携手合思开启转型之旅
合思是一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，成立以来已累计融资超15亿元人民币。它秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500+合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，7000+付费企业、300万+未来财务人选择合思，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。
如果您的企业也面临着档案管理的困境，不妨选择合思的服务。立即拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com，了解合思档案，开启财务数智化转型之旅，还可免费试用我们的产品，体验电子文档审计带来的高效与便捷。
