在数字化浪潮席卷的当下，电子凭证全流程无纸化已然成为财务数智化的必行之路。2024 年 11 月 1 日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；同年 12 月 1 日，民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这些举措如同强劲的东风，推动着我国电子凭证改革驶入快车道。电子凭证开具端已基本实现数字化适配，而电子凭证接收、报销、入账、归档等环节的“最后一公里”也即将全面打通，电子凭证全流程无纸化时代正阔步而来。
电子凭证全流程无纸化对于财务数智化意义非凡。它不仅能够优化管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化的协同转型。在这场财务数智化的变革中，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，敏锐地捕捉到了时代的需求，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。基于合思档案在行业应用中的深度实践与丰富案例经验，精心精选各行各业优质“无纸化”实践企业案例，发布的《电子会计档案实践案例集》具有极高的参考价值和借鉴意义。接下来，就让我们一同走进金牌橱柜家居科技股份有限公司，看看合思档案是如何助力其实现文档自动化管理的。
金牌橱柜：传统档案管理困境待解
金牌橱柜家居科技股份有限公司成立于 1999 年，宛如一颗璀璨的明珠，在国内高端整体厨柜及定制家居领域闪耀着光芒。它不仅拥有国家认定厨房工业设计中心，更是国家认定“智能制造示范企业”。其业务规模宏大，全球有超 4000 家高端品牌专卖店，海内外建有 5 大专业生产基地，92 家归档主体，企业人数 6000 +。如此庞大的企业规模，每年产生的档案数量也相当惊人，年记账凭证量达 2198061 张，年业务单据量为 494949 张，年银行回单量有 177744 张，年发票量 123247 张。
然而，在传统的档案管理模式下，金牌橱柜面临着诸多痛点。在整理环节，会计档案如同散落在各个角落的珍珠，分散在不同的系统中，档案数据难以得到有效利用。工作人员需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，整个过程繁琐且低效。在保管环节，财务临时保管 1 年，1 年后移交综合档案管理。存储环节则依赖独立档案室管理，存放大量的纸质档案。在管理利用方面，以纸质档案管理为主，每年提供实物稽查时，工作人员需要人工逐一翻查，不仅耗时费力，还容易出现差错。传统的档案管理方式已经无法满足金牌橱柜日益增长的业务需求，文档自动化管理成为了企业亟待解决的问题。
合思档案：定制化解决方案破局
面对金牌橱柜的档案管理难题，合思档案凭借其专业的技术和丰富的经验，为其量身定制了一套解决方案，助力企业实现文档自动化管理。
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统一存储：打破数据孤岛
合思档案打破了数据之间的壁垒，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，实现统一储存、统一标准、统一管理。就像将散落在各处的珍珠串成一条美丽的项链，让档案数据不再分散，便于企业进行集中管理和利用。通过统一存储，金牌橱柜能够更好地掌握企业的财务信息，提高数据的准确性和完整性，为企业的决策提供有力支持。 -
业务证据链完整：业财一体双向穿透
合思档案注重会计资料之间关系的搭建，以业务为核心构建了完整的证据链条，实现了业财一体双向穿透。这意味着企业在进行财务管理时，能够更加清晰地了解业务的来龙去脉，从财务数据追溯到业务源头，也能从业务信息关联到财务数据。这种业财一体的管理模式，让企业的财务管理更加精细化，提高了企业的运营效率和管理水平。 -
数据共享：一站式查阅体验
合思档案以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，为金牌橱柜提供了一站式查阅服务。工作人员只需在系统中输入关键词，就能快速找到所需的档案信息，查阅便捷高效。这种数据共享的模式，打破了部门之间的信息壁垒，让企业内部的信息流通更加顺畅，提高了工作效率。 -
银行回单无纸化：降本增效利器
对于金牌橱柜来说，海量的银行回单管理是一项繁重的工作。合思档案实现了银行回单的自动采集、切割、组装，全面实现了银行回单的无纸化管理。这不仅节省了大量的人力和物力成本，还提高了工作效率，让企业能够更加专注于核心业务的发展。通过银行回单无纸化，金牌橱柜在文档自动化管理方面迈出了重要的一步。
成效显著：数据见证方案价值
在应用合思档案平台后，金牌橱柜取得了显著的成果，各项数据的变化直观地体现了方案的有效性。
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档案匹配耗时锐减
档案匹配是档案管理中的一项重要工作，以往金牌橱柜在这方面耗费了大量的时间和精力。应用合思档案平台后，档案匹配耗时减少了 84%。这意味着工作人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，提高了工作效率。 -
档案查询耗时大降
档案查询的效率直接影响到企业的决策速度。在使用合思档案平台之前，档案查询耗时较长，影响了企业的工作效率。而现在，档案查询耗时减少了 80%，工作人员能够快速准确地获取所需的档案信息，为企业的决策提供了及时的支持。 -
成本节省效果显著
通过文档自动化管理，金牌橱柜在成本控制方面取得了显著成效。预估每年节省总体成本 30 万 +，其中包括打印成本、存储空间成本等。这些节省下来的成本可以投入到企业的研发、生产等核心业务中，为企业的发展提供了有力的资金支持。 -
档案合规性百分百
在档案管理中，合规性是至关重要的。合思档案平台严格遵循相关法律法规和企业内部规定，确保了档案的合规性达到 100%。这让金牌橱柜在档案管理方面更加放心，避免了因档案不合规而带来的风险。
展望未来：合思档案引领财务数智化转型
合思档案助力金牌橱柜实现了档案数据的智能化管理，提高了工作效率和准确性，节省了成本，确保了档案合规性。通过文档自动化管理，金牌橱柜在财务数智化转型的道路上迈出了坚实的一步。
合思是一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，通过敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖出更多净利润。截至目前，已有 7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益。
在电子凭证全流程无纸化时代，希望更多企业能借助合思档案这样的优秀平台，实现财务数智化转型，在激烈的市场竞争中取得更好的发展。如果您也想体验文档自动化管理带来的便捷和高效，不妨拨打联系电话 400 – 105 – 6505，访问网址 www.hosecloud.com，扫描二维码了解合思档案，了解更多案例，还可以免费试用合思档案平台，开启财务数智化的新征程。
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