在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，企业的财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025年数电票全覆盖的目标日益临近，企业财务档案管理迎来新的变革，信息化建设的短板亟待补齐。数电票要求以XML格式存档，XBRL文件需写入财务入账信息，这使得企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理需求。
同时，纸电混合时代也给企业带来了诸多难题。企业高管面临着纸质档案管理成本高昂、储存占地大，且档案数据缺乏汇总整理、难以分析利用的困境；财务人员则被海量的档案数据所困扰，整理工作耗时费力，需要手动逐一匹配、核对确认，枯燥又繁复；业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，流程繁琐，浪费了大量时间。此外，纸质档案管理还存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大；高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件粗糙，数据无法有效利用；高合规风险，如电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏等问题。而且，企业在推行数字化的过程中，虽然通过OA系统、资金系统、合同系统、CRM系统、费控系统等建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍未解决纸质文件储存的难题，数据存储依赖线下载体，无法实现企业全面数字化。
面对这些行业痛点，合思档案推出了智慧档案解决方案，为企业提供了有效的应对之策。
智慧方案全方位赋能企业档案管理
合思档案的智慧档案解决方案包括领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案。该方案广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收，满足企业不同场景下的档案管理需求。
对于CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。通过数字化手段，企业可以降本增效，节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，打响数字化转型的决胜之战。
对于归档员/财务人员来说，合思档案可以提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，使档案管理工作变得轻松简单，同时提高了档案利用效率。
对于外部审计，合思档案实现了审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。审计人员可以一键查询借阅，权限一键下放或回收，财务人员无需与审计人员重复沟通、补充审计资料。
核心功能铸就智慧档案管理优势
合思档案的智慧档案解决方案拥有一系列强大的核心功能，为企业档案管理带来了诸多优势。
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智能采集 高效获取数据
在智能采集功能方面，基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板，实现结构化数据批量导入。 -
智能制档 精准关联匹配
智能制档功能中，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，可减少90%的人工匹配工作量。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。同时，采用“四性检测+业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用。 -
档案管理 灵活定制权限
档案管理功能支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。支持自定义档案目录分类，档案字段可自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间。 -
档案应用 多维检索便捷
档案应用功能具备多维检索能力，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。可实现一站式预览，穿透联查，智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。支持第三方业财系统直接查看档案信息，为第三方系统提供档案影像调阅接口，直接调阅预览组装好的档案及相关文件。在档案借阅服务中，借阅人可在线查看，支持下载，管理员可实现借阅过程透明化，一键到期催还。
实际应用彰显智慧档案价值
合思档案的智慧档案解决方案在不同企业的应用场景中展现出了显著的实际效果和价值。
某企业年单据量高达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，实现业务、财务数据应收尽收；自动匹配组装档案，使会计凭证上下游单据以树状结构呈现；档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯；简化装订流程，1分钟即可快速定位数据，减少打印与邮寄。实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，如业务与财务数据穿透联查，降低了企业成本，精简了流程，提高了财务人员的工作效率，简化了装订工作，节约了企业的显性成本。
世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准、会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合，政策落地难等问题。合思档案采用单套制管理方案，安全合规存储，进行业务完整性检测，推动单套制落地。实现了标准化落地，确保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，如整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放了1/3的存储空间，纸张打印成本减少100万张纸/年。
某企业存在低效的档案管理现状，如整理环节繁琐，保管环节分散，存储环节依赖纸质档案，管理方式落后，以及档案管理痛点，如会计档案散落各系统，日常检索困难，纸质档案易损坏丢失，电子发票、电子银行回单存档不合规范等问题。合思档案提供数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案。实现了统一储存，业务证据链完整，数据共享，全生命周期管理，如预估节省总体成本30W+/年，合规性管理达到100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
中国最大的K12民办教育集团之一面临低效的档案管理现状，包括采集困难、存储占用空间、整理复杂、利用不便等问题。合思档案采用数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理方案。以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，实现档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
在当前经济环境下，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案的智慧档案解决方案能助力企业实现财务档案管理的数字化转型。合思档案的地点覆盖北京、上海、杭州等多个城市，电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号二维码和微信小程序二维码进一步了解产品。合思秉承以客户为中心的服务理念，已服务7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人，值得企业信赖和选择。同时，合思档案拥有多项资质和认证，如计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证等，为企业提供安全可靠的服务。
如果您的企业也想摆脱财务档案管理的困境，不妨尝试合思档案的智慧档案解决方案，现在即可免费试用，开启企业财务档案管理的智慧新时代。
