数电票时代的智慧档案解决方案，合思档案助力企业高效转型

在数字化浪潮的席卷下，数电票时代已然来临。据规划，2025年将完成数电票全覆盖，这让企业财务档案管理直面新挑战。数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

纸电混合时代，企业面临着诸多档案管理难题。企业高管要应对纸质档案管理成本高、储存占地且档案数据难以分析利用的问题；财务人员需耗费大量时间手动整理核对档案数据；业务人员报销纸质票据流程繁琐。从成本角度看，纸质凭证输出耗材成本高，还需要大量的档案室、档案柜等存储空间；隐形成本方面，手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件粗糙，数据不能有效利用；同时还存在高合规风险，电子会计凭证文件若无有效管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏。不过，国家政策大力支持电子会计档案管理，明确电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来，且电子会计档案管理需关注全生命周期管理闭环。在这样的背景下，合思档案智慧档案解决方案应运而生。

合思档案：领先的智慧档案解决方案提供商

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，其提供的智慧档案解决方案能为企业解决内外交困的档案管理问题。该方案提供电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理，可节约纸张和整理成本、提升检索效率、确保管理合规性。

合思档案基于广泛连接的生态，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务，助力企业实现业财融合。合思档案服务6000 + 企业客户，涵盖事业单位及院校、央企、行业领军企业和国家试点企业等，拥有福布斯中国科技50强等荣誉，还通过了SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证。

合思档案的智慧档案解决方案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，满足企业不同场景下的档案管理需求。它能广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收。

核心功能：解锁智慧档案管理新体验

• 智能采集：数据获取灵活高效
  合思档案智慧档案解决方案在智能采集方面表现出色。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，它支持多种便捷手动数据补录方式，比如单张PDF大文件，多张回单/发票可自动切割，也能自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。

• 智能制档：规则驱动高效关联
  智能制档是合思档案智慧档案解决方案的一大亮点。通过规则引擎，它实现了会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能自动关联匹配及组装，可减少90%人工匹配工作量。此外，它还具备关联检索等辅助功能和关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化。

• 档案管理：精细权限与灵活分类
  在档案管理方面，合思档案智慧档案解决方案有着精细的设计。权限管理支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，可按照职能角色配置功能、操作权限，进行水印权限管理。档案目录支持自定义分类、字段维护和框架扩展，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持根据企业制度自主排列、扩展。

• 档案应用：多维检索与一站式预览
  档案应用功能为企业提供了便捷的档案使用体验。合思档案智慧档案解决方案实现了多维检索，支持按凭证维度、业务维度自定义查询，按目录、全文检索和批量检索。它还具备一站式预览功能，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。此外，还包括外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务以及档案移交、鉴定、销毁与线下实物管理等功能。

优势对比：传统与智慧的鲜明差距

• 成本优势：节约开支成效显著
  与传统档案管理方式相比，合思档案智慧档案解决方案在成本方面优势明显。它可节约70%纸张成本、75%整理成本，减少企业纸质凭证输出耗材成本和存储空间需求。例如，某企业使用合思档案智慧档案解决方案后，纸张打印成本减少100万张纸/年，空间成本从每年143,773元（递增）降至22,835元/年。

• 效率优势：极速检索提升效能
  效率上，合思档案智慧档案解决方案可提升90%检索效率。其大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。某企业使用后，档案匹配耗时减少84%，查询耗时减少80%，还能减少人工匹配工作量，提高财务人员工作效率。

• 合规优势：严格检测保障合规
  在合规性方面，合思档案智慧档案解决方案提供“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用，符合国家政策要求，能满足电子凭证会计数据标准化试点等要求。某企业使用后实现了100%合规性管理。

• 管理优势：打破限制灵活管理
  传统档案管理存在手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件粗糙、数据不能有效利用等问题。而合思档案智慧档案解决方案打破物理空间限制，实现线上自由调阅，预置规则引擎自动匹配业务数据，确保档案完整性，融合“混序归档”“分类归档”等功能，为企业提供不同阶段的电子会计档案管理方案。

应用案例：智慧档案解决方案的成功实践

• 海量单据企业：业财一体高效管理
  有一家年单据量达2.6亿的企业，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案智慧档案解决方案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化和借阅管理信息化，简化装订流程，能1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简和降本增效，如凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。

• 重型装备集团：标准落地合规存储
  世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案智慧档案解决方案的单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地。管理成效包括实现标准化落地、力保电子会计档案合规、低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

• 某企业：数据集成高效管理
  某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主存在诸多问题等。合思档案智慧档案解决方案的数据集成方案实现了广泛连接和应收尽收，业务检测方案能快速核查档案关系链条和数据金额匹配情况，跨系统调阅方案可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效包括统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，查询耗时减少80%。

• 教育集团：简化流程多维查询
  中国最大的K12民办教育集团之一，面临业务系统多数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难、实物存档占用空间且易损坏、财务账表归档装订复杂、实物凭证与业务分散查阅繁琐等问题。合思档案智慧档案解决方案的数据集成方案实现了应收尽收和统一数据标准，智能化制档方案搭建全业务版式文件自动生成及归档，电子原文件独立管理完成电子票据合规存档。管理成效是以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，实现档案多维穿透查询和简便高效的电子借阅。

在数电票时代，合思档案智慧档案解决方案对企业档案管理具有重要意义和价值。它助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案智慧档案解决方案作为专业的电子会计档案管理方案，将为企业提供有力支持。

合思档案秉承以客户为中心的服务理念，持续迭代产品，不断满足企业日益增长的档案管理需求。未来，随着数电票的全面推广和企业数字化进程的加速，合思档案智慧档案解决方案有望进一步扩大市场份额，为更多企业带来高效、合规、智能的档案管理解决方案，推动企业实现全面数字化。如果您想体验合思档案智慧档案解决方案带来的便捷与高效，不妨免费试用，开启企业档案管理的智慧之旅。