在当今竞争激烈的商业环境中，企业的运营管理面临着诸多挑战，尤其是在档案管理方面。不同行业的企业，因其业务特点和规模的差异，面临着各不相同的档案管理难题。今天，让我们一起走进四个不同行业的标杆客户，看看他们是如何通过有效的档案管理策略，解决业务痛点，实现降本增效的。
国民零食巨头：档案管理策略重塑财务管理新格局
有这样一家畅销30余年的国民经典零食品牌，它拥有庞大的销售版图，覆盖全国。年单据量高达2.6亿，日均处理3500 + 订单。如此庞大的业务规模，使得其供应链复杂，多种销售渠道并行。
该零食品牌的管理流程跨多个系统，极为繁杂且低效。差旅平台对账方案不够灵活，核算精细化管理要求高，财务人员还需在Excel中进行二次整理，人工记账的方式难以释放财务价值。
针对这些痛点，合思为其提供了无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案。涵盖员工消费的差旅申请、业务审批、合思商城订购、TMC订购等环节，以及财务核算、记账和档案管理的相关流程。
在实施过程中，员工在合思商城进行差旅消费，通过线上统一开票、自动拆分结算、自动记账等流程，大大提高了效率。在档案管理方面，合思环节实现L4级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他TMC环节实现L3级无需报销录入发票等档案。
实施解决方案后，该零食品牌年度节约200万 + 差旅费用，财务入账效率提升60%。实现了业财有机连接，电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。打通12个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链。
该零食品牌的财务痛点得到有效解决，打通多系统实现会计凭证全链路电子化管理，130多家门店可同时在线查阅全公司会计档案，其档案管理策略可供其他门店企业参考。
业务广泛企业：档案管理策略开启报销新时代
有一家主营业务建设覆盖面极广的企业，出差频繁员工垫资压力大，报销流程繁琐，到账期长达2个月。日均处理3500 + 订单均由财务手工录入、审批和记账，财务深陷低价值复核工作，易出错且效率低。
合思为其提供了无需报销的“消费入账归档”解决方案，打造快速审批、无需取票、无需垫资的“快、简、省”报销新体验。
签约合思后，该企业实现申请报销一体化、差旅采购集约化、财务核算智能化。
“无需报销”提高了业财协同效率，员工因公消费无需垫资、无需报销，报销周期缩短至3周，报销效率提高300%。财务人员人工成本节约50%，真正实现企业降本增效，助力管理层科学决策、高效管控成本。
从自建系统到与合思合作后，该企业简化了报销流程，实现无需员工垫资和开票，管理层快速审批，财务自动对账，显著降本增效，管理能实时监控费用，提前控制预算，优化资源配置，使差旅业务数据化，提升了资源利用效率，其档案管理策略值得广泛借鉴。
数字阅读先锋：档案管理策略助力业财融合新跨越
某知名头部数字阅读品牌，每个财务月均处理单据量500 + 张。然而，其数据分散在内部多系统，业务流程断裂，数据整合难度大，导致费用管控无法有效落地，预算超标情况时有发生。全量的原始凭证与财务凭证均需打印粘贴，长期陷入大量低价值、机械性的工作，人效太低。
合思为其提供了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案助力企业完成业财平台建设，确保财务准确性和及时性。
借助合思解决方案，该数字阅读品牌构建业财平台，实现财务准确性和及时性的提升，如结账时间从T + 15提升到T + 7，年底预计T + 5。
在增效方面，实时掌握付款进度，提升档案整理效率，形成财务数字档案室，提升借阅效率。降本方面，减少差旅超标情况，减少人力成本和纸张浪费，节约空间成本。合规方面，保障企业费用合规，有效管理员工借款与核销，保证财务档案原生性存储。先进方面，灵活覆盖因公消费全场景，实现全面推进数字化转型。
该数字阅读品牌引入合思产品后，降低了差旅成本和档案管理成本，未来建议进一步通过“消费 – 入账 – 归档”全链路管理，释放数据价值，加深业财融合，其档案管理策略为企业数字化转型提供了有益借鉴。
教育服务典范：档案管理策略加速数字化转型进程
世界500强旗下教育服务品牌，年均有60万 + 会计凭证和36万 + 银行回单的会计档案。该企业业务、财务系统多，相互独立，数据不互通，结构化数据提取困难，电子发票打印/查重/验伪耗时费力，浪费纸张。实物存档占用较多物理空间，需专人管理，成本高，但档案损坏时有发生，企业面临合规风险。
合思为其提供了全生命周期的电子化会计档案管理方案，广泛连接异构系统，实现档案应收尽收，包括档案数据来源、接口传输、自动归档等环节。
通过自动封装接口连接多个系统，实现档案数据的采集。经过影像支撑、外部设备扫描、人工上传等接口传输方式，进行智能组单、四性检测等自动归档流程。
该教育服务品牌加速了企业数字化转型，完成企业全面数字化的“最后一公里”，年均60万 + 会计凭证和36万 + 银行回单的会计档案实现线上单套制管理。通过财政部电子凭证试点，成为地方财政局标杆试点企业代表，财务数据自动化率达91%以上，预计到2024年实现财务数据自动化率97%以上。
企业财务相关负责人表示，有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上，财务管理效率提升、成本降低效果显著，是以财务共享中心引领企业数字化运营的典型案例，其档案管理策略为企业数字化转型提供了成功范例。
这些不同行业的标杆客户通过合思提供的档案管理策略，成功解决了各自的业务痛点，实现了降本增效和数字化转型。合思是一款专为中小企业提供的智能财务收支管理系统，具有差旅申请、商旅线上订购、发票采集等20多项主要功能，能简化报销流程，提高财务管理效率。合思提供免费试用，有灵活定价模式，能够与其他ERP系统、CRM系统以及第三方服务平台无缝对接，还有专业的客户成功团队提供全方位服务保障。合思已经赢得了众多客户的信赖和好评，成为业内的佼佼者之一，未来还会继续深耕细分领域，推出更多创新型的产品和服务。如果您的企业也面临着类似的档案管理难题，欢迎拨打400 – 105 – 6505联系合思，或访问www.hosecloud.com了解更多信息，也可通过微信公众号和小助手进一步咨询，不妨来免费试用，开启企业档案管理的新篇章。
