合思在线档案系统：解锁企业财务档案管理新密码

在当今纸电混合的时代，企业在财务档案管理方面面临着重重挑战。企业高管常常为纸质档案管理的高成本而烦恼，不仅储存占地大，而且档案数据难以进行有效的分析和利用。财务人员则需耗费大量精力，手动逐一匹配、核对确认海量档案数据，工作枯燥又繁复。业务人员在报销纸质票据时，流程繁琐且耗时。

这些挑战带来了多方面的成本和风险。高显性成本体现在纸质凭证输出的耗材成本居高不下，以及对档案室和档案柜等存储空间的巨大需求。高隐形成本则表现为手工装册归档的重复性工作量极大，查询调阅条件的颗粒度粗糙，导致数据无法得到有效利用。更为严重的是，高合规风险使得电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，而不可抗力因素还可能对纸质档案造成损坏。

随着2025年数电票全覆盖目标的临近，企业财务档案管理又迎来了新的挑战。数电票需要经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。然而，企业在推行数字化的过程中，虽然解决了部分线上业务处理问题，但在归档、储存环节，仍然未能解决纸质文件储存及数据存储线下载体的问题，这严重影响了企业的全面数字化进程。面对这些难题，企业急需一款专业的电子会计档案管理平台，而合思在线档案系统应运而生。

合思在线档案系统基本概况

合思在线档案系统是北京合思信息技术有限公司精心打造的领先的单套制电子会计档案管理平台。该公司创立于2014年，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，已累计融资超15亿元人民币。凭借雄厚的资金支持和强大的技术实力，合思在市场上占据着重要地位。

合思在线档案系统基于广泛连接的生态，为客户提供涵盖聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务。在企业费控报销信息化细分领域，合思更是独占鳌头，市场占有率第一。目前，合思已服务6000 + 企业客户，荣获福布斯中国科技50强的殊荣，并通过了SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证。这些荣誉和认证充分证明了合思在线档案系统的可靠性和安全性。

使用合思在线档案系统，能为企业解决内外交困的档案管理问题。它可节约70%的纸张成本、75%的整理成本，检索效率提升90%，管理合规性达100%。如此显著的成效，让企业在档案管理方面实现了质的飞跃。

合思在线档案系统使命愿景

合思在线档案系统不止是一款简单的电子档案管理产品，它更是管理与服务的完美融合。合思希望携手企业，碰撞出协作的价值，助力企业实现业财融合。

通过沉淀数据资产，合思在线档案系统能够保障企业的合规管理，提升企业财务档案的利用效率。它深入挖掘财务档案数据的价值，为企业决策提供数智化支持，从而提升财务服务效率，助力企业打响数字化转型的决胜之战。

在降本增效方面，合思在线档案系统借助数字化手段，帮助企业节约档案管理成本，提升档案利用效率。这不仅实现了绿色低碳运营，还让企业更有效地“收紧钱袋子”，实现企业效益的最大化。

同时，合思在线档案系统补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路，让数据“活起来”。企业能够真正利用档案数据，实现数据价值，推动企业全面数字化。

合思在线档案系统模块功能

合思在线档案系统拥有丰富多样的功能模块，包括发票（大数据解决方案）、单据（档案扩展解决方案）、凭证（费控系统）、账簿（税务系统）、报表（QA系统）、电子档案（资金系统）、纸质档案（影像系统）、自定义档案（业务系统）、实物备查解决方案（更多系统）、数电票解决方案（共享调阅解决方案）。

它具备电子会计档案全生命周期管理功能。在智能采集方面，外部生态有规则引擎、业务映射等，内部有EAI插件、API接口等；预归档服务包括自动归档、业务检测等；基础管理涵盖档号管理、账套管理等；档案服务有身份调查、全文检索等；统计分析包括进销项统计、资金统计等；应用层则提供辅助审计、证据方案库等。

多源采集功能是合思在线档案系统的一大特色。它支持接口互联自主采集，通过自动生成式Open API实现快速集成，拥有预制系统连接器，还支持自定义数据采集方案。同时，也支持手动采集自主补录，提供多种便捷的手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板。

智能制档功能同样出色。通过规则引擎自动组装，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少90%的人工匹配工作量。字段映射查阅便捷，完成多档案类型的业务字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化。此外，还具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，确保档案的准确性和合规性。

合思在线档案系统功能亮点

合思在线档案系统具有诸多功能亮点与创新之处。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装，打破了物理空间的限制，用户可以在线自由调阅档案。预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，在确保档案完整性的同时，能够自由穿透档案链。

大数据解决方案是其又一强大优势。该方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据能够实现秒级查询。在深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，都能大幅提高档案管理效率，释放档案数据价值。

档案扩展解决方案允许企业自定义档案类型，进行全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型归档接口配置化。

证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力，形成完整的档案证据链。它创造性地提供了财务视角下的完整性检测方案，保障了财务合规。

合思在线档案系统独特优势

与其他产品相比，合思在线档案系统具有显著的优势。它拥有强大的数据获取、验签、解析能力，自主研发的工具包持续迭代、接口开放，能够适应数电票管理要求的特殊性。

在合规性方面，合思在线档案系统符合国家政策要求，严格进行电子会计档案合规性管理，满足《会计档案管理办法》《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》等相关政策规定，并通过了国家四部委官方试点100%成功验收。

其广泛连接的能力也不容小觑。它可连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。同时，合思拥有众多合作伙伴，为系统的稳定性和扩展性提供了有力保障。

合思在线档案系统具备灵活承接、持续迭代的能力。它能够满足接收管理数电票的需求，拥有稳定的迭代能力，及时应对各种变化，最大程度减少人工介入，实现100%自动归档。

合思在线档案系统目标用户与应用场景

合思在线档案系统的目标用户涵盖了CEO/高管、归档员/财务、外部审计等不同群体。对于CEO/高管来说，该系统可以沉淀数据资产，保障合规管理，助力企业决策数智化，实现降本增效。归档员/财务使用该系统能够提高工作效率，实现档案数据同源，轻松完成档案管理工作。外部审计人员则可实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅。

在不同场景下，合思在线档案系统都能发挥重要作用。在企业日常档案管理中，它可实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收。在数电票管理场景下，提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案。在实物档案管理场景下，实现智能区分纸电标识，线上、线下高度关联，实物档案全流程管理定位。

对于集团型企业，合思在线档案系统可实现共享中心统建，档案管理标准化落地，统一原始凭证附件要求和会计档案管理制度。对于多系统运行的企业，能打破数据孤岛，实现多系统数据互联，档案数据全生命周期管理。对于档案管理低效的企业，可简化会计管理流程，提高工作效率，实现档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

合思在线档案系统成功案例

众多企业在使用合思在线档案系统后，都取得了显著的成效。海亮教育在使用该系统后，所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，而作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%。

徐福记多地连锁门店，70 + 分公司，年数据量2.6亿。合思在线档案系统上线后，全集团实现无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升。

中交水规院单套制有效支撑了无纸化政策的落地，切实减少了打印存储的成本。系统上线后，档案整理耗时、存储空间和耗材的成本均有显著减少，审计人员对电子会计档案系统所带来的便利性和安全性给予了肯定。

某企业年单据量2.6亿，使用合思在线档案系统后实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，管理自动化，企业成本降低。

综上所述，合思在线档案系统能帮助企业解决财务档案管理的痛点，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥更有效的作用，是企业数字化建设的必然选择。

如果您想了解更多合思在线档案系统的产品信息，体验其带来的优质服务，可以拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站或扫描微信公众号和微信小程序二维码。合思秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，为企业提供可靠的支持和保障。众多知名企业如中交集团、上海建工、好想味、金牌厨柜等都已选择合思在线档案系统，相信它也能为您的企业带来卓越的财务档案管理解决方案。现在就来免费试用合思在线档案系统，开启企业财务档案管理的新篇章！