智慧档案解决方案：引领企业档案管理数字化变革

在当今数字化浪潮席卷的时代，企业面临着前所未有的挑战与机遇。尤其是在档案管理领域，传统的纸质档案管理方式已难以适应快速发展的业务需求。2025年数电票全覆盖的目标，更是让企业财务档案管理直面新挑战，信息化建设的短板亟待补齐。

在纸电混合的时代背景下，企业不同层面的人员都在档案管理中遭遇诸多难题。企业高管们头疼于纸质档案管理成本高昂，不仅耗费大量资金在打印、存储等方面，而且占地空间大，档案数据缺乏有效汇总整理，难以进行深入分析和利用。财务人员则被海量的档案数据所困扰，整理工作耗时费力，手动逐一匹配、核对确认的过程枯燥又繁复。业务人员在出差、招待后的报销环节，需要留存并上交纸质票据，流程繁琐，浪费了大量时间。

此外，高显性成本如纸质凭证输出耗材成本和存储空间需求，严重浪费企业资源；高隐形成本导致内部协作滞后，手工装册归档重复性工作多，查询调阅条件粗糙，数据无法有效利用；高合规风险造成财税管理低效，电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，纸质档案还可能因不可抗力损坏。企业在推行数字化过程中，虽然通过各类系统建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍未摆脱纸质文件存储的困境，数据存储也依赖线下载体。因此，保证档案原生性，实现企业财务档案管理合规，成为企业全面数字化的关键。在这样的背景下，电子会计档案管理的必要性和紧迫性愈发凸显，智慧档案解决方案应运而生。

合思档案：财务数智化领航者

北京合思信息技术有限公司旗下的合思档案，是一款领先的单套制电子会计档案管理平台。作为专精特新企业，合思成立以来已累计融资超15亿元人民币，秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。

合思档案致力于为企事业单位提供财务数智化产品和服务，凭借广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。其核心在于实现电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理，帮助企业解决档案管理的内外交困问题，如节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，确保管理合规性等。

使命愿景：赋能企业价值升华

合思档案不止是一款电子档案管理产品，更是管理与服务的深度融合。它携手企业，碰撞出协作的价值火花。其使命在于助力企业实现业财融合，解放员工双手，释放人的创造力，帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥更有效的作用。

通过沉淀数据资产，合思档案保障企业合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。同时，它补足企业信息化建设空白，拉通业财税档全链路，让数据“活起来”，真正发挥档案数据的价值，实现企业效益最大化。在这个过程中，智慧档案解决方案为企业的发展注入了强大动力。

功能模块：全方位专业覆盖

合思档案拥有丰富全面的功能模块，涵盖了发票（大数据解决方案）、单据（档案扩展解决方案）、凭证（费控系统）、账簿（税务系统）、报表（QA系统）、电子档案（资金系统）、纸质档案（影像系统）、自定义档案（业务系统）、实物备查解决方案（更多系统）、数电票解决方案（共享调阅解决方案）等。

它具备电子会计档案全生命周期管理功能，包括智能采集（外部生态和内部采集方式）、预归档服务（归档方案）、基础管理（档号管理和档案储存）、档案服务（身份调查和实物管理方案）等。同时，还提供统计分析功能，如进销项统计、资金统计、成本分析、电实趋势等；以及应用层功能，如辅助审计、证据方案库、审计抽凭、穿行测试、单证备案、项目管理等。

在采集方面，合思档案支持多源采集。既可以通过接口互联自主采集，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，支持自定义数据采集方案；也可以进行手动采集自主补录，支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。智慧档案解决方案通过这些丰富的功能模块，为企业提供了一站式的档案管理服务。

功能亮点：创新驱动高效管理

合思档案具有众多功能亮点与创新之处。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装，打破物理空间限制，让用户可以在线自由调阅档案。通过预置规则引擎，自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，在确保档案完整性的同时，还能自由穿透档案链。

在检测方面，提供“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。同时，基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置。

智能制档是合思档案的又一亮点。通过规则引擎实现电子凭证数据自动匹配组装，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少90%人工匹配工作量。还可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

其大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。智慧档案解决方案凭借这些创新亮点，让企业的档案管理更加高效、智能。

产品优势：脱颖而出的竞争力

相较于其他同类产品，合思档案具有显著优势。它能够广泛连接各类异构业财系统，拥有强大的规则匹配能力，最大程度减少人工介入，实现100%自动归档，既符合国家政策要求，又具备灵活承接、持续迭代的能力，能满足接收管理数电票的需求，及时应对变化。

合思档案拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证，国家四部委官方试点100%成功验收，保障了产品的安全性和可靠性。它提供领先的单套制解决方案（标准方案） + 六大场景解决方案，满足企业不同场景下的档案管理需求，广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收。

在权限管理方面，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义，实现精准的权限管理。同时，支持自定义档案目录分类，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。智慧档案解决方案以其独特的优势，成为企业档案管理的理想选择。

目标用户与场景：精准适配需求

合思档案的目标用户群体广泛，包括CEO/高管、归档员/财务、外部审计等。对于CEO/高管来说，合思档案可以帮助他们沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。归档员/财务人员能够借助合思档案提高工作效率，告别重复低价值工作，轻松完成档案管理。外部审计人员则可以实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收。

其应用场景涵盖多种企业类型和行业，如事业单位及院校、央企（广东某高校、中交集团等）、行业领军企业（好想味、金牌厨柜等）、国家试点企业（海亮教育科技服务集团、DERLOOK等）。在这些企业中，合思档案可以解决会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力、档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一等问题。智慧档案解决方案能够精准适配不同用户和场景的需求。

成功案例：见证卓越成效

众多企业通过使用合思档案，取得了显著的成效。海亮教育表示：“此前，老板给我们的要求是——哪一天财务办公室真正没有打印机，我们才真正的实现了无纸化。在完成所有作业、数字化拼图之后，海亮教育所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%。”

徐福记称：“我司多地连锁门店，70 + 分公司，年数据量2.6亿。合思档案上线后全集团无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升！”

中交水规院反馈：“单套制有效支撑了无纸化政策的落地，切实减少了打印存储的成本，系统上线后档案整理耗时、存储空间和耗材的成本均有显著减少。审计工作检查中，公司审计人员通过电子会计档案系统，批量导出电子发票结构化数据，支持其进行审计分析工作，审计人员对电子会计档案系统所带来的便利性和安全性给予了肯定。”

金牌橱柜表示：“积极响应国家政策，与合思档案通力合作。以聚合化，结构化，业务化的档案数据呈现记录资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效。”这些成功案例充分证明了智慧档案解决方案的卓越成效。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案都是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为智慧档案解决方案的代表，能为企业提供全面、专业、高效的电子会计档案管理解决方案。它帮助众多企业解决了档案管理难题，实现了降本增效、合规经营和数字化转型。选择合思档案，让企业的财务档案管理更轻松、更智能。

如果您想体验智慧档案解决方案带来的便捷与高效，不妨拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站、添加微信公众号或小程序联系合思，还可以免费试用，开启数字化档案管理之旅。