数电票时代，合思档案助力企业文档自动化管理升级

在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，数电票时代已然来临。据相关规划，2025年将完成数电票全覆盖，这意味着企业财务档案管理正直面新挑战，信息化建设亟待加速提升。数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

与此同时，纸电混合时代下，企业不同角色也面临着诸多困境。企业高管承受着纸质档案管理成本高昂的压力，不仅储存占地大，而且档案数据难以分析利用；财务人员每日面对海量档案数据，整理工作耗费大量时间，手动匹配核对的工作枯燥又繁复；业务人员则在报销纸质票据时，被繁琐的流程折腾得苦不堪言。传统纸质档案管理更是存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。高显性成本体现在纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大；高隐形成本则是手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；高合规风险表现为电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏。在这样的背景下，合思档案解决方案应运而生，为企业的文档自动化管理带来了新的曙光。

合思档案解决方案：开启文档自动化管理新征程

合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案和六大场景解决方案，能广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。
单套制解决方案具有诸多显著优势。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装，通过线上一套电子数据进行管理，确保财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。档案数据之间建立了完整勾稽关系，相互可穿透查询，纸质原文件混序归档，大大提高了效率。会计档案无需打印，应收尽收，保证了档案数据完整、真实、合规。
档案扩展解决方案可根据企业需求自定义档案类型，进行全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理，进一步推动了文档自动化管理的进程。
证据链完整性解决方案借助可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。同时，创造性地提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规，让文档自动化管理更加可靠。

合思档案功能：全方位覆盖电子会计档案生命周期

• 电子会计档案全生命周期管理
  合思档案实现了电子会计档案全生命周期管理，涵盖智能采集、预归档服务、基础管理和档案服务等环节。智能采集通过外部生态和内部多种方式进行；预归档服务包括自动归档、业务检测等；基础管理涉及档号管理、档案储存等；档案服务则包含身份调查、实物管理方案等，为文档自动化管理提供了全面的保障。
• 多源采集
  在多源采集方面，合思档案支持接口互联和自主采集。它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。同时，也支持手动采集和自主补录，可对单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板，实现结构化数据批量导入，丰富了文档自动化管理的采集方式。
• 智能制档
  智能制档是合思档案的一大亮点。通过规则引擎实现电子凭证数据自动匹配组装，可减少90%人工匹配工作量。同时提供字段映射，查阅便捷，实现“四性检测+业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用，极大地提升了文档自动化管理的效率。
• 档案管理
  档案管理包括权限管理、档案目录和系统规范预置档号等方面。权限管理支持自定义创建用户管理角色、隔离各核算账套数据权限等；档案目录支持自定义档案目录分类、灵活拓展档案目录框架等；系统规范预置档号满足国标档号规则格式，支持企业自主排列、扩展，确保了文档自动化管理的规范性。

合思档案核心亮点：彰显文档自动化管理优势

• 大数据处理能力
  合思档案的大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。在深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，都能提高档案管理效率，释放档案数据价值，为文档自动化管理提供了强大的技术支撑。
• 合规性保障
  合思档案符合国家政策要求，实现电子会计档案合规性管理。通过“四性检测+业务检测”满足财务档案管理要求特殊性，双模检测实现归档即合规，让企业在文档自动化管理过程中无需担忧合规问题。
• 灵活扩展性
  产品具有灵活扩展性，可通过生成式OpenAPI和自定义档案目录扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。还能满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化，使文档自动化管理能够适应企业的多样化需求。
• 便捷调阅
  便捷调阅不打印，混序归集免组装，打破物理空间限制在线自由调阅。预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链，通过关键词检索，快速定位相关档案，提升检索效率、降低查询难度，为文档自动化管理带来了极大的便利。

合思档案价值：为不同角色赋能文档自动化管理

• 为CEO/高管创造价值
  对于CEO/高管而言，合思档案可沉淀数据资产，保障合规管理。提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。同时，提升财务服务效率，降本增效，实现绿色低碳运营，推动企业文档自动化管理迈向新高度。
• 为归档员/财务提升效率
  归档员/财务人员使用合思档案可提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率，让文档自动化管理成为他们工作的得力助手。
• 为外部审计提供便利
  对于外部审计，合思档案实现了审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料，提升了文档自动化管理在审计环节的应用价值。

合思档案典型使用场景：见证文档自动化管理成效

• 档案采集场景
  在档案采集场景中，合思档案可通过多种方式采集内部和外部产生的会计资料，包括记账凭证、报销单据、银行回单、进项发票等。支持多渠道、多系统、多类型的会计资料采集管理，为文档自动化管理提供了丰富的数据来源。
• 制档场景
  制档场景中，通过规则引擎自动组装电子凭证数据，实现“四性检测+业务检测”。整合零散数据形成完整的业务链组合数据，同时通过字段映射让查询更便捷，使文档自动化管理在制档环节更加高效。
• 管理场景
  管理场景中，进行权限管理、档案目录扩展和档号管理等，精准管控档案，满足不同阶段的管理要求，确保文档自动化管理的有序进行。
• 应用场景
  应用场景中，实现多维检索、一站式预览、穿透联查，支持外部系统调阅、可视化盘点档案数据和档案借阅服务等。电子与实物档案高度融合，实现档案全场景数字化利用，充分体现了文档自动化管理的应用价值。

合思档案成功案例：实践检验文档自动化管理实力

某企业年单据量达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据、自动匹配组装档案、实现档案管理电子化和借阅管理信息化等解决方案，实现了业财一体、管理自动化、流程精简和降本增效。业务和财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了，企业成本显著降低。
世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，提升了整理匹配效率，减少了存储空间成本和纸张打印成本。
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主效率低且易损坏丢失、电子发票和电子银行回单存档不合规范等。合思档案的单套制管理方案实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本30W+/年，提高了档案匹配和查询效率，实现了100%合规性管理。
中国最大的K12民办教育集团之一存在业务系统多数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难、实物存档占用空间且易损坏、财务账表归档装订复杂、实物凭证与业务分散查阅繁琐等问题。合思档案的单套制管理方案形成了以电子会计档案为核心的多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询和电子借阅。

合思档案市场定位与差异化优势：引领文档自动化管理潮流

合思在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，致力于云产品服务的创新，运用数字科技和前瞻的创想理念，服务未来财务人。合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，提供便捷调阅不打印、混序归集免组装的解决方案，实现电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。
合思拥有广泛连接的生态，能够连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。合思自主研发工具包，具有更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能够满足企业接收管理数电票的需求，在文档自动化管理领域具有显著的差异化优势。

在当前经济环境下，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。未来，电子会计档案管理将朝着更加智能化、自动化、数字化的方向发展。合思档案能够为企业解决内外交困的档案管理问题，实现显著的降本增效，如节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，保障管理合规性等。还能补足企业信息化建设空白，拉通业财税档全链路，让数据“活起来”，实现企业效益最大化。

如果您想体验合思档案带来的文档自动化管理的便捷与高效，不妨现在就点击免费试用，让合思档案助力您的企业实现财务数智化转型，让有限更有效。