在数字化浪潮风起云涌的当下，企业的运营模式正经历着前所未有的变革。尤其是在档案管理领域，随着2025年数电票全覆盖目标的临近，企业财务档案管理面临着全新的挑战。如今，数电票迅速扩张，在政策层面，电子发票的接收已合法合规，全国36个省市区也已实现数电票试点全覆盖。然而，在这纸电混合的时代，企业在档案管理方面却陷入了重重困境。
企业高管们为纸质档案管理的高额成本和巨大占地问题而忧心忡忡，档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用。财务人员则被海量的档案数据所困扰，整理工作不仅耗费大量时间，还需手动逐一匹配、核对确认。业务人员在出差、招待后的报销环节，也因纸质票据流程繁琐而浪费了大量时间。此外，企业档案管理还存在着高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大；高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大、数据难以有效利用；以及高合规风险，如电子会计凭证文件缺乏有效管理手段、纸质档案易受不可抗力损坏等问题。尽管企业在推行数字化过程中，通过OA系统、资金系统等建设解决了部分线上业务处理问题，但在归档、储存环节，仍未解决纸质文件储存及数据存储线下载体的问题。要保证企业财务档案管理合规，实现全面数字化，就必须解决档案原生性的问题。
整体方案：全方位满足企业档案管理需求
合思档案犹如一场及时雨，为企业带来了领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现了发票管理模块中发票、回单、凭证、单据以及自定义档案的自动匹配，做到应收尽收。
对于CEO和高管而言，合思档案就像是企业的“智慧大脑”，能够沉淀数据资产，保障合规管理。它提升了企业财务档案的利用效率，深入挖掘财务档案数据价值，为企业决策提供有力支持，助力企业决策数智化。同时，合思档案还能提升财务服务效率，帮助企业打响数字化转型的决胜之战，通过数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。
对于归档员和财务人员来说，合思档案是他们的得力助手。它提高了工作效率，让他们告别了重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，使他们能够轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。
在面对外部审计时，合思档案更是表现出色。它实现了审计不进档案室，让档案外审在线化、可溯源。通过一键查询借阅，权限一键下放或回收，财务人员无需与审计人员重复沟通，补充审计资料，大大提高了审计效率。
核心功能：引领档案管理新变革
合思档案的发票管理模块拥有众多强大的核心功能，相比传统方案具有显著优势。
多源采集功能是合思档案的一大亮点。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API，实现快速集成，并预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，它支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件多张回单或发票自动切割、自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。
智能制档功能让档案管理更加高效。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整业务链组合数据，减少了90%的人工匹配工作量。同时，它还具备关联检索等辅助功能和手工关联等修正操作，关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。
专用格式版式文件功能则为企业节省了大量成本。它可自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本。同时，它支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表等版式文件也可自定义调配生成，使档案的可扩展性更强。
合思档案还具有“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。它按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。
应用案例：见证合思档案卓越成效
合思档案在不同企业的应用场景中都取得了显著成果。
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案为其提供了多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化，简化装订流程等解决方案。通过发票管理模块等功能的应用，该企业实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务和财务数据能够穿透联查，管理实现自动化，企业成本大幅降低，各项数据指标均有显著提升。
世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地，帮助该企业实现了标准化落地，确保电子会计档案合规，低碳环保。同时，提升了整理匹配效率，减少了存储空间成本和纸张打印成本。
多系统数据互联的企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点。合思档案的数据集成方案可广泛连接、标准统一，接口开放服务；业务检测方案能精细化至元数据层级核查档案关系链条和数据金额；跨系统调阅方案可使业务系统跨系统调阅完整业务链条档案数据。通过这些方案的实施，该企业实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，还大幅节省了成本。
中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状。合思档案的数据集成方案可按归档范围和标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收；智能化制档方案可搭建全业务版式文件自动生成及归档，搭建业务证据链；电子原文件独立管理可完成电子票据合规存档。该企业以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
在当前经济环境下，企业面临着诸多挑战，档案管理难题更是内外交困。合思档案凭借其多种功能和解决方案，能够帮助企业解决这些问题，如节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，保证管理合规性等。它助力企业实现业财融合，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，让数据“活起来”，实现数据价值，进而实现企业效益最大化。无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择，而合思档案无疑是企业的优质之选。
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