在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型已成为我国财务领域的重要发展趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，启用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这些举措标志着我国电子凭证改革进入了快车道，电子凭证开具端已基本实现数字化适配。曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难等问题，即将随着这一变革得到全面解决。电子凭证全流程无纸化时代已然来临，企业面临着前所未有的机遇与挑战。
合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地捕捉到了这一行业趋势，适时推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。下面，我们将通过好想你健康食品股份有限公司的实际案例，深入了解合思档案如何为企业提供切实有效的效率提升措施。
红枣巨头的财务档案困境
好想你健康食品股份有限公司自1992年成立以来，经过多年的发展，于2011年在深交所中小板成功上市，成为红枣行业的领军企业。然而，随着公司规模的不断扩大和业务的日益复杂，其在财务档案管理方面逐渐暴露出诸多痛点。
首先是归档难题。在财务归档工作中，工作人员需要耗费大量时间仔细确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一份档案都需要人工逐一核对，不仅工作量巨大，而且在这个过程中，档案遗失的情况也难以避免。这不仅影响了工作效率，还可能给公司带来潜在的风险。
其次是查找缓慢。纸质档案的管理受限于时间和空间的限制。当需要查找某一份档案时，工作人员往往需要在堆积如山的文件中花费大量时间进行搜索，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。在紧急情况下，这种查找的低效性可能会严重影响公司的决策和运营。
最后是成本居高不下。大量的纸质档案管理需要占用大量的存储空间，同时还需要投入大量的人力进行整理、保管和维护。无论是租赁档案库房的费用，还是档案管理人员的薪酬支出，都给公司带来了沉重的经济负担。
合思档案的破局之策
面对好想你健康食品股份有限公司在财务档案管理方面的困境，合思档案提供了一系列针对性的效率提升措施。
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打破数据壁垒，实现同源共享
合思档案打破了数据之间的壁垒，实现了数据的同源共享。通过先进的技术手段，将单据、发票、回单和凭证等相关数据进行整合，为财务人员提供了便捷的利用方式。财务人员只需一键操作，即可实现相关数据的联查，大大提高了工作效率。这种数据同源的方式，不仅减少了人工核对的工作量，还降低了数据错误的风险，确保了财务信息的准确性和一致性。 -
自动组装档案，提升审计效率
合思档案实现了档案的自动组装功能。在内外审计过程中，以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。传统的审计方式需要审计人员花费大量时间对纸质档案进行查阅和核对，而合思档案的自动组装功能可以快速生成审计所需的档案数据，审计人员可以直接在系统中进行查阅和分析，减少了审计的时间和成本。 -
实物高效管理，精准定位查询
借助虚拟档案库房和二维码技术，合思档案实现了电子档案与实物档案的精准匹配。每一份实物档案都有对应的二维码，当查阅者查询电子档案时，系统可以自动定位实物档案的位置。这种方式不仅提高了档案查阅的效率，还减少了实物档案丢失的风险。同时，虚拟档案库房的建立，也为企业节省了大量的存储空间，降低了档案管理的成本。
显著成效，见证实力
好想你健康食品股份有限公司在使用合思档案后，取得了显著的成效，充分体现了合思档案提供的效率提升措施的有效性。
在人工耗时方面，通过合思档案的自动化处理和便捷的操作方式，减少了90%的人工耗时。财务人员从繁琐的档案整理和核对工作中解放出来，可以将更多的时间和精力投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中。
在总部接收管理方面，减少了80%的管理耗时。合思档案的数字化管理方式，使得总部可以实时获取各部门的财务档案信息，无需再等待纸质档案的传递和整理，大大提高了信息传递的效率。
在借阅管理方面，减少了67%的管理耗时。借阅者可以通过系统快速查询和借阅所需的档案，无需再经过繁琐的审批流程和人工查找，提高了档案借阅的效率。
通过使用合思档案，好想你健康食品股份有限公司预计每年可以减少综合成本20万元。这不仅包括了档案管理的直接成本，如存储空间租赁费用、档案管理人员薪酬等，还包括了因工作效率提升而带来的间接成本的降低。
合思档案：优势尽显，引领未来
合思档案具有诸多显著的优势和价值。它能够实现自动化归档，让财务人员告别重复性的繁琐工作，提高工作效率。档案利用便捷高效，无论是内部员工的日常查阅，还是外部审计的需要，都可以快速满足。档案数据同源，保证了数据的一致性和准确性，同时实现了透明流转，便于企业对财务信息进行监控和分析。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路。合思档案作为这一领域的领先解决方案，有助于推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。截至目前，已有7000+付费企业、300万+未来财务人选择合思，他们通过合思档案实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的价值。
在电子凭证数字化转型的浪潮中，合思档案无疑是企业的得力助手。它为企业提供了切实可行的效率提升措施，帮助企业解决了财务档案管理中的诸多难题。如果您的企业也希望在数字化转型中抢占先机，提升财务管理效率，不妨选择合思档案。现在，您可以免费试用合思档案，亲身感受其强大的功能和卓越的价值，开启企业财务数智化的新篇章。
