合思档案：引领公司费用管理数字化变革

在当今数字化浪潮汹涌的时代，企业面临着诸多挑战与变革。特别是在公司费用管理方面，随着2025年数电票全覆盖目标的临近，企业财务档案管理正迎来全新的挑战。数电票管理要求的特殊性，使得企业急需专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理需求。

在纸电混合的时代背景下，企业的不同角色都面临着各自的难题。企业高管要面对纸质档案管理成本高昂、储存占地大以及档案数据难以分析利用的困境；财务人员则被海量的档案数据、繁琐枯燥的整理工作所困扰；业务人员在报销纸质票据时，也常常遭遇流程繁琐的问题。同时，高显性成本如纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大，高隐形成本如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅数据无法有效利用，以及高合规风险如电子会计凭证文件缺乏有效管理手段、纸质档案易损坏等问题，都凸显了电子会计档案管理的必要性。

值得庆幸的是，国家政策给予了有力支持。《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》《会计档案管理办法》等政策肯定了电子会计档案的法律效力，标志着企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来。在这样的背景下，合思档案应运而生。

合思档案：财务数智化服务先锋

北京合思信息技术有限公司创立于2014年，是一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。成立以来，合思已累计融资超15亿元人民币，秉持以客户为中心的服务理念，在多地设立了研发中心和直营服务网络。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择了合思。

合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务。这意味着企业在公司费用管理方面，能够获得一站式的解决方案，有效提升管理效率。

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案） + 六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。通过合思档案，企业能够解决内外交困的档案管理问题，如节约70%的纸张成本、75%的整理成本，提升90%的检索效率，确保100%的管理合规性，为公司费用管理带来显著的效益提升。

核心功能：解锁档案管理新境界

合思档案拥有丰富且强大的核心产品/技术功能，为企业的公司费用管理提供了有力支持。
– 多元功能模块
其功能模块涵盖发票（大数据解决方案）、单据（档案扩展解决方案）、凭证（费控系统）、账簿（税务系统）、报表（QA系统）、电子档案（资金系统）、纸质档案（影像系统）、自定义档案（业务系统）、实物备查解决方案（更多系统）、数电票解决方案（共享调阅解决方案）。这些功能模块相互协作，形成了一个完整的档案管理体系，满足企业多样化的档案管理需求。
– 多源采集功能
基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，它支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件多张回单/发票自动切割、自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。这一功能大大提高了数据采集的效率和准确性，为公司费用管理提供了坚实的数据基础。
– 智能制档功能
会计档案关联规则可视化配置是合思档案的一大特色。它能够实现不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少90%的人工匹配工作量。同时，还有关联检索等辅助功能和关联任务执行进度可视化，让财务人员能够实时了解关联任务的进展情况。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，提升了公司费用管理的决策效率。
– 专用格式版式文件功能
合思档案自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本。它支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件自定义调配生成，使档案的可扩展性更强。这一功能为企业在公司费用管理中的档案存储和使用提供了更多的灵活性和便利性。

优势凸显：超越传统与同类产品

与传统纸质档案管理方式相比，合思档案具有显著的优势，在公司费用管理方面表现卓越。
– 全流程闭环管理
合思档案实现了电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。它打破了物理空间的限制，用户可以在线自由调阅档案，预置规则引擎能够自动匹配业务数据，确保档案的完整性，同时可以自由穿透档案链。通过关键词检索，用户能够快速定位相关档案，大大提升了检索效率，降低了查询难度。此外，合思档案实现了档案合规不打印，助力双碳目标落地，符合企业可持续发展的需求。
– 强大数据处理能力
合思档案具备强大的数据处理能力，其大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据能够实现秒级查询。在深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，都能够提高档案管理效率，释放档案数据价值，为公司费用管理提供精准的数据支持。
– 严格合规保障
合思档案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，采用“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景提供灵活的档案关系上下游检测，支持精细化方案配置，确保企业在公司费用管理中的档案管理符合法规要求。
– 灵活扩展性
档案扩展解决方案可自定义档案类型，实现全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可根据自身管理需求自定义归档目录。这种灵活扩展性使得合思档案能够适应不同企业的多样化需求，为公司费用管理提供个性化的解决方案。

应用案例：见证实际成效

合思档案在不同企业的实际应用中，取得了显著的效果，充分证明了其在公司费用管理方面的价值。
某企业年单据量高达2.6亿，会计档案纸电混合管理困难，手工作业效率低下。使用合思档案后，通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化，达到了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的目标。例如，凭证与单据关联次数达350亿次、单据与单据关联次数达800亿次，数据加载仅需30s、关联匹配只需15min。
世界上最大的重型装备制造商之一，档案管理流程复杂，凭证附件标准和管理制度不统一，回单整理费时费力，实物档案异地管理困难。采用合思档案单套制管理方案后，实现了标准化落地，确保了电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。
某企业会计档案散落各系统，管理低效，检索困难，存档不合规范。使用合思档案后，实现了统一储存，业务证据链完整，数据共享，实现了全生命周期管理。预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
中国最大的K12民办教育集团之一，档案管理在采集、存储、整理、利用环节都存在问题。采用合思档案方案后，以电子会计档案为核心形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

展望未来：开启档案管理新时代

合思档案帮助企业解决了“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现了会计档案价值的深度应用。在公司费用管理方面，合思档案为企业提供了高效、合规、智能的解决方案，提升了企业的管理水平和竞争力。

随着企业数字化转型的加速和数电票的全面推广，合思档案将凭借其先进的技术、完善的功能和丰富的应用经验，持续为企业提供更优质、更高效的电子会计档案管理服务，帮助更多企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。合思公司秉承以客户为中心的服务理念，不断迭代产品，聆听用户需求，未来将进一步优化合思档案产品，更好地满足企业不断变化的档案管理需求。

合思档案的广泛应用将推动整个行业的电子会计档案管理水平提升，促进企业财务管理的数智化变革，为企业的可持续发展提供有力支持。如果您想体验合思档案为公司费用管理带来的卓越价值，不妨点击免费试用，开启企业档案管理的新篇章。