在企业发展的长河中，财务数字化转型已成为众多企业提升竞争力的关键举措。北京动力源科技股份有限公司便是其中积极探索的一员。这家成立于1995年的企业，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，2022年3月更是入选了北京市专精特新“小巨人”企业。
早在2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合之路，踏上了漫长的系统自研征程。先后自建了费控系统、采购管理系统等多个系统。然而，理想很丰满，现实却很骨感。整体流程依旧复杂，系统壁垒高耸，实际效果与预期相差甚远。动力源在费用控制体系的建设中，遭遇了重重困境。
痛点剖析：费用控制体系的“荆棘之路”
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多系统操作：体验差合规难
在动力源的费用控制体系中，多系统操作的问题十分突出。员工申请单需要在各系统间频繁切换提交，这不仅耗费了大量时间和精力，操作体验也极差。而财务人员在处理报销数据时，需要手工录入系统，发票验真、查重也只能靠手工进行。这就导致假票、错票、重票的情况难以避免，差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间，使得费用控制体系的效率大打折扣。 -
系统割裂：数据分散信息滞后
同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。这使得财务制度难以落地，数据报表依赖手工统计，耗时费力。管理者无法实时掌握数据信息，也就无法对业务运营及时进行调整。在这样的数据环境下，动力源的费用控制体系如同失去了“眼睛”，难以有效发挥作用。 -
业务复杂：报销模式挑战大
动力源主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目。报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作变得异常繁琐。而且不同类型费用支付方式不同，这进一步增加了费用控制体系的管理难度。如何在复杂的业务环境下，实现高效、准确的费用控制，成为了动力源亟待解决的问题。 -
组织架构：流程繁复难统一
随着公司组织架构迅速扩展到全国，管理程度不一致的问题逐渐显现。总部通过纸质单据提交出差申请，分公司通过PC端OA系统提交出差申请，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工仍需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性难以保证。这种组织架构带来的流程繁复问题，严重影响了动力源费用控制体系的运行效率。
解决方案：合思为动力源打造全新费用控制体系
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系统集成：打破数据孤岛
合思在系统集成方面为动力源提供了有力支持。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这样一来，实现了订单支出成本的实时归集和统计，打破了数据孤岛，让动力源告别了多系统繁复操作的困扰。在新的费用控制体系下，数据流通更加顺畅，为企业的财务管理提供了坚实的基础。 -
产品应用：无需报销体验升级
合思的无需报销模式让动力源的员工真正感受到了数字化的便利。业务人员因公消费免垫资、免开票，幸福感大幅提升。消费受申请单和差标管控，确保了消费即合规。财务人员则可以统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这种高效的产品应用模式，让动力源的费用控制体系更加智能化、便捷化。 -
连接能力：打通数据流转壁垒
合思的系统连接能力十分强大，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统。在实际应用中，待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率。通过打破数据流转壁垒，合思为动力源的费用控制体系注入了新的活力。
实施过程：紧密合作确保新体系顺利落地
合思团队与动力源紧密合作，逐步完成系统集成、产品应用等工作。在这个过程中，合思团队深知员工的使用体验对于新费用控制体系的重要性。因此，他们对动力源的员工进行了全面的培训，确保员工能够熟练掌握新系统的使用方法。从系统的操作流程到各项功能的应用，合思团队都进行了详细的讲解和指导。通过培训，员工们对新的费用控制体系有了更深入的了解，为新系统的顺利使用奠定了坚实的基础。
实施成果：费用控制体系成效显著
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效率提升：报销周期大幅缩短
应用合思财务数字化解决方案后，动力源的费用控制体系效率得到了极大提升。报销周期从普遍的4周缩减至1周以内，效率提升了300%。这不仅让员工能够更快地拿到报销款项，也提高了企业的资金使用效率。在新的费用控制体系下，报销流程更加顺畅，员工的工作积极性也得到了提高。 -
成本节约：会计工作量大幅缩减
财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，基础工作压力大大降低。从手动制作单据到智能制单，财务人员节省了更多精力去做更有价值的工作。人员成本节约约50%，这对于企业来说是一笔可观的开支。费用控制体系的优化，让动力源在财务管理方面实现了降本增效。 -
员工体验：填报时间缩短流程简化
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大地缩短了员工的填报时间。报销流程得到简化，使用体验大幅提升。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，这让员工在工作中感受到了更多的便利和关怀。在这样的费用控制体系下，员工能够更加专注于业务工作，为企业的发展贡献更多的力量。 -
管理提升：全程管控决策更精准
动力源的管理实现了事前预算、事中控制、事后分析的全程管控。管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表，管理者可以及时发现问题，对业务运行做出高效、及时、准确的决策。这彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式，让动力源的费用控制体系更加科学、合理。
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”
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