在科技浪潮奔涌向前的时代，企业数字化转型已成为发展的必由之路。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的先驱者，自1995年成立以来，便在行业中崭露头角。它是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业，业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，其产品广泛应用于国家重点建设项目。2022年3月，动力源更是入选北京市专精特新“小巨人”企业，实力不容小觑。
这家拥有约2400名员工、8家子公司、全国30多个办事处，甚至在印度、巴基斯坦等国家设立分支机构的企业，组织架构复杂，涵盖24个1级部门、81个2级部门，分别归属5个业务线和2个营销中心。如此庞大的规模和复杂的架构，在财务数字化转型的道路上，也面临着诸多难题，而报销系统整合便是其中亟待解决的关键问题。
转型前的痛点困局
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自研系统难整合，传统报销弊端丛生
动力源从2011年开始踏上漫长的系统自研之旅，先后自建了费控系统、采购管理系统等。然而，这些自研系统虽然在一定程度上满足了企业的部分需求，但整体流程却变得复杂起来，系统之间的壁垒高筑。到2021年与合思合作时，多系统操作体验差的问题愈发明显。员工在提交申请单时，需要在各个系统之间频繁切换，报销数据也需要财务人员手工录入系统。发票的验真、查重工作全靠手工进行，这就导致假票、错票、重票的情况难以避免。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间，使得他们难以将精力投入到更有价值的工作中。报销系统整合的需求变得十分迫切。 -
系统割裂数据散，信息滞后难管控
动力源的报销信息管理存在严重的系统割裂问题。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。这就导致财务制度难以落地，数据报表依赖手工统计，不仅耗时费力，而且管理者无法实时掌握数据信息，难以对业务运营进行及时的调整和优化。在这种情况下，企业的财务管理如同蒙上了一层迷雾，难以看清真实的财务状况，报销系统整合成为打破这种困境的关键。 -
业务复杂报销繁，稽核工作难度大
动力源主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目。这使得报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作变得异常繁琐。不同类型费用的支付方式也各不相同，机票、酒店由员工订购企业支付，火车票、打车由员工垫资。这种复杂的报销模式给财务人员带来了巨大的工作压力，也增加了报销过程中的错误和风险。报销系统整合能够有效简化报销流程，提高报销效率。 -
组织架构多差异，业务流程难统一
随着公司组织架构扩展到全国，管理程度不一致的问题逐渐显现。总部通过纸质单据提交出差申请，分公司通过PC端OA系统提交差申请，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工仍需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性难以保证。这种混乱的业务流程不仅降低了工作效率，还增加了管理成本。报销系统整合可以打破组织架构的差异，实现业务流程的统一和标准化。
合思的针对性解决方案
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系统集成破孤岛，数据同步畅无阻
合思为动力源提供的解决方案中，系统集成是重要的一环。合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这样一来，实现了订单支出成本的实时归集和统计，打破了数据孤岛，让企业告别了多系统繁复操作的困扰。报销系统整合使得各个系统之间的数据能够顺畅流通，为企业的财务管理提供了有力的支持。 -
无需报销新体验，消费合规更高效
合思的无需报销方案为动力源的业务人员带来了全新的体验。业务人员因公消费免垫资、免开票，幸福感得到了极大提升。消费过程受到申请单和差标的管控，确保消费即合规。财务人员可以统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这种高效的报销模式不仅减轻了业务人员和财务人员的负担，还提高了报销的准确性和合规性。报销系统整合在这一方案中发挥了重要作用，使得整个报销流程更加顺畅。 -
连接能力显优势，开放接口促流通
合思的系统连接能力十分强大，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统。这一技术打破了数据流转壁垒，在实际应用中，待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据可以跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率。报销系统整合借助这一强大的连接能力，实现了企业内部各系统之间的无缝对接，为企业的数字化转型提供了坚实的技术保障。
严谨的实施步骤
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系统集成奠基础，数据同步启征程
合思解决方案的实施首先从系统集成开始。确保动力源原有的HR系统、BPM系统等与合思费控系统的数据同步，这是后续业务流程优化的基础。通过系统集成，将各个系统中的数据整合在一起，为企业的财务管理提供了全面、准确的数据支持。报销系统整合在这一阶段为数据的流通和共享奠定了基础。 -
无需报销建流程，高效模式展新颜
在系统集成的基础上，合思建立了无需报销的业务流程。规范业务人员因公消费的申请、审批、结算等环节，实现消费即合规、财务自动处理的高效模式。这一流程的建立，让业务人员和财务人员从繁琐的报销工作中解脱出来，提高了工作效率和员工满意度。报销系统整合在这一过程中确保了业务流程的顺畅运行。 -
开放接口促对接，数据流通增效率
利用开放接口和自定义流程引擎技术，合思与第三方系统进行对接，促进业务数据的跨系统流通和应用。这一举措提高了业务处理和数据统计效率，让企业的管理更加高效。报销系统整合在这一阶段充分发挥了作用，使得企业内部各系统之间的信息能够及时、准确地传递。
显著的成果效益
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效率提升效果显，报销周期大缩短
合思解决方案为动力源带来了显著的效率提升。应用前，动力源员工报销周期普遍为4周，而应用合思财务数字化解决方案后，员工报销周期由4周缩减至1周以内，效率提升了300%。这一巨大的变化不仅提高了员工的资金周转速度，还增强了员工的工作积极性。报销系统整合在提高报销效率方面发挥了关键作用。 -
会计减负成本降，人员精力得释放
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员无需将时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员节省了更多精力，可以投入到更有价值的工作中。报销系统整合使得财务工作更加智能化、高效化。 -
员工体验大提升，报销流程更简便
员工体验得到了极大提升。申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资。这种便捷的报销体验让员工感受到了企业的关怀，提高了员工的满意度和忠诚度。报销系统整合为员工提供了更加优质的报销服务。 -
管理高效决策准，全程管控显优势
合思解决方案实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控。管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式。报销系统整合为企业的管理提供了有力的支持，让企业的决策更加科学、合理。
动力源的高度评价与积极呼吁
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“企业数字化转型初期，往往过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。因此，将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，其实更有意义。面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”
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