在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键一环。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的先驱者，早在1995年便成立，并于上海证券交易所主板成功上市，成为行业内的佼佼者。其业务广泛覆盖数据通信、智慧能源、新能源汽车三大核心板块，产品深度融入国家重点建设项目。2022年3月，动力源更是凭借卓越的创新能力和发展潜力，入选北京市专精特新“小巨人”企业。
早在2011年，动力源就敏锐地察觉到财务数字化转型和业财融合的重要性，毅然踏上了系统自研的漫长征程。他们先后自建了费控系统、采购管理系统等，试图构建一套完整的财务数字化体系。然而，理想很丰满，现实却很骨感。尽管投入了大量的时间和精力，但整体流程依然错综复杂，系统之间的壁垒高筑，实际效果与预期相差甚远。在这样的困境下，动力源急需一个高效、智能的发票报销系统来打破僵局，而合思的出现，为其带来了新的希望。
转型痛点：发票报销难题重重
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多系统操作繁杂合规难
动力源的员工在进行报销时，犹如陷入了一个复杂的迷宫。申请单需要在各个系统之间来回切换提交，不仅浪费了大量的时间和精力，还容易出现信息遗漏和错误。而财务人员在处理报销数据时，更是苦不堪言。他们需要手工将数据录入系统，发票的验真、查重也只能依靠人工逐一进行，这使得假票、错票、重票的情况难以避免。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间，让他们无暇顾及更有价值的财务分析和决策工作。 -
系统割裂数据滞后
同一个报销信息，在审批、预算、差标等环节被分散在多个系统中管理，无法实现及时的联动。这导致财务制度难以有效落地，数据报表只能依赖手工统计，不仅耗时费力，而且数据的准确性和及时性也无法得到保证。管理者无法实时掌握企业的财务数据信息，也就难以对业务运营进行及时的调整和优化，企业的发展犹如在黑暗中摸索前行。 -
业务复杂报销稽核繁琐
动力源主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目。这使得报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作变得异常繁琐。不同类型费用的支付方式也各不相同，进一步增加了报销管理的难度。 -
组织架构复杂流程难统一
随着公司组织架构迅速扩展到全国，管理程度的不一致问题逐渐凸显。总部和分公司的出差申请提交方式不同，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工还需要通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复，信息的一致性也难以保证。这不仅降低了员工的工作效率，也增加了管理的成本和难度。
合思方案：发票报销系统重塑之旅
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系统集成无缝对接
合思为动力源提供了一套全面的发票报销系统解决方案，首先从系统集成入手。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步，实现了人员信息的实时共享和更新。同时，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，使得订单支出成本能够实时归集和统计。通过这种系统集成的方式，打破了数据之间的壁垒，实现了各系统之间的无缝对接。 -
产品应用革新体验
合思的发票报销系统采用了无需报销的颠覆性模式，重塑了商旅出行流程。业务人员因公消费时无需垫资、无需开票，极大地提升了员工的幸福感。消费过程受到申请单和差标管控，确保了消费的合规性。财务人员可以统一对账，系统自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档，大大提高了财务工作的效率和准确性。此外，系统还具有强大的连接能力，通过Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，进一步打破了数据流转的壁垒。
方案落地：发票报销系统实施步骤
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系统集成先行
合思团队首先对动力源现有的HR系统、BPM系统等进行了全面的调研和分析，制定了详细的系统集成方案。通过技术手段，将这些系统与合思费控进行对接，实现了数据的同步和共享。在集成过程中，合思团队严格把控每一个环节，确保数据的准确性和稳定性，为后续的产品应用奠定了坚实的基础。 -
引导员工使用
在系统集成完成后，合思开始逐步引导员工使用合思费控的无需报销功能。通过举办培训讲座、发放操作手册、设立咨询热线等方式，帮助员工熟悉新系统的操作流程。同时，为了鼓励员工积极使用新系统，动力源还制定了相应的激励措施，提高了员工的参与度和积极性。 -
培训财务人员
为了确保财务人员能够熟练掌握新系统的操作，合思为动力源的财务人员提供了专业的培训服务。培训内容包括系统的功能介绍、操作流程演示、常见问题解答等。通过培训，财务人员不仅熟悉了新系统的操作流程，还对系统的功能和优势有了更深入的了解，提高了工作效率和质量。
转型成果：发票报销系统效益显著
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操作体验全面升级
通过合思发票报销系统的实施，动力源实现了多系统集成和数据互通，操作体验得到了全面革新。员工的报销周期从原来的数周缩短到了现在的几天，效率提升了300%。会计的工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。这不仅提高了员工的工作效率，也降低了企业的运营成本。 -
员工体验大幅提升
对于员工来说，申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大地缩短了填报时间，简化了报销流程。员工因公消费时可以在多渠道进行同屏比对，全场景无需垫资，真正实现了轻松报销。这不仅提高了员工的工作满意度，也增强了员工的归属感和忠诚度。 -
财务工作高效合规
财务人员在新系统的支持下，审批有了明确的依据，费控更加合规，结算更加统一。他们无需再将大量的时间花费在发票校验真伪、认证、审计等繁琐的流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员可以将更多的精力投入到更有价值的财务分析和决策工作中，为企业的发展提供更有力的支持。 -
管理决策实时精准
管理者通过合思发票报销系统，可以实现事前预算、事中控制、事后分析的全程管控，实时了解企业的经营数据。他们能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息，通过综合分析报表发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确的决策。这彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式，为企业的可持续发展提供了有力保障。
客户评价：发票报销系统赢得认可
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，企业在数字化转型初期，往往过于关注系统的流程性与功能性，而忽视了根本问题。合思将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现了精细化管理降本增效，这更具有实际意义。面对动力源复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来合思将继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业的全球化业务。
如果您的企业也面临着财务数字化转型的难题，不妨选择合思的发票报销系统。我们将为您提供专业、高效的解决方案，帮助您实现降本增效、合规经营和低碳运营。现在，您可以免费试用我们的发票报销系统，亲身感受其带来的便捷与高效。
