电子化会计档案系统助力企业差旅管控挖掘净利润

在市场经济的浪潮中，企业的发展犹如逆水行舟，不进则退。当下，众多企业集体步入了低速增长阶段，利润出现了明显下滑，净利润已然成为企业生存和发展的“生命线”。绝大多数企业面临着三大“净利润黑洞”：惯性思维、业财脱节、预算失控。其中，差旅成本作为仅次于人力资源成本的第二大可控成本，是企业现金流的主要构成部分，却如同一个无形的“蛀虫”，每天都在侵蚀着企业的净利润。

企业若想挖掘更多净利润，一是要“省”，即降低成本、提高效率；二是要“赚”，也就是拓展业务新的增长、提高业务收益。而控制差旅费用、提高经营效率，无疑是企业实现“省”与“赚”的关键所在。合思与未来财务人研究院联合发布的《2024中国企业差旅管控分析报告》，为我们展现了先进企业如何通过一站式差旅服务和以收定支的精细化管控实现降本增效。接下来，就让我们一同深入了解企业差旅管控的相关情况。

市场形势：经济迷雾中的差旅挑战

在当前经济环境下，企业的发展面临着诸多挑战。经济增长放缓，企业营业收入的增长也随之放缓，利润率不断被压缩。国家统计局数据显示，2023年全国规模以上工业企业营业收入涨幅持续收窄，营业收入利润率持续降低，企业的盈利能力受到了严峻考验。

在这样的大环境下，企业差旅市场也经历了一番变化。2023年企业差旅市场迎来“井喷式”增长后，2024年整体转向平稳增长。然而，机票折扣稍有回落、酒店价格有所增长，企业依然难以解决拓展业务与成本管控之间的矛盾，成本压力无法得到有效释放。

从行业来看，金融服务、生物医药、软件互联网、高端制造、连锁零售等行业属于高频差旅支出行业，差旅费用达到企业运营成本的20%以上。同时，2024年上半年，差旅市场也出现了一些新的变化。三四线及以下城市的差旅业务占比已经稳步上涨到24%，差旅目的地正在悄然发生变化，企业差旅的频率在三四线城市逐步增高；出海业务的增加，使得国际机票、酒店消费额明显上涨，GMV占比从2023年上半年的7.46%增长至2024年上半年的14.65%。

痛点分析：差旅管控的重重困境

企业在挖掘更多净利润时，往往首先采用“硬控”方式。这种方式虽然在短期内能取得明显的效果，但却往往是以牺牲员工体验为代价。员工的积极性和雇主关系会受到影响，进而影响企业的健康可持续发展。

企业差旅管控维度仅支持到“市”，对于区县乡镇未能实现精细化管理。全市统一标准导致一部分区域差标过高、一部分区域差标过低，无法做到精准控制、科学调整。

线下差旅费用不透明也是一个突出问题。企业员工线下支付的加油费、过路/过桥费、餐费等报销项目金额占比高达31%，且企业对线下预订差旅消费依赖事后审核，难以判定其真实性。

在数电票时代，电子发票、纸质发票与数电票并存。如果企业在会计凭证管理上仍过多依赖于传统纸质档案，不仅会增加存储和管理成本，也会让差旅管理等合规风险的有效控制成为难题。电子化会计档案系统的应用，能有效解决这些问题。

解决方案整体策略概述：从“硬控”迈向“智控”

面对企业差旅管控的诸多痛点，合思提出了从“硬控”到“智控”的策略。通过数智化、精细化管理手段，科学地降低差旅成本，提升运营效率，优化差旅制度和行为。

合思提供无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，实现从线上到线下、从国际到国内的全场景覆盖，全流程管控、全产业链优化、全员参与。电子化会计档案系统在其中发挥着重要作用，能实现会计凭证的高效管理。

合思致力于提供一站式多语言服务解决方案，助力企业在全球范围内有效开展业务，克服跨文化交流的挑战。同时，合思通过整合全球优质的服务商渠道，覆盖全球70多个国家近200万家全球酒店资源、千余家航空公司资源、800多座城市的境外打车资源等，确保员工出差海外时能够快速获取高性价比的出行选择。

核心模块：数智化赋能差旅管控

合思商城推出差旅节省奖励计划“合力省”。当员工选择的酒店价格低于公司设定的差旅标准时，将会获得一定金额的红包奖励。这一计划帮助企业实现了无需额外支出的员工激励机制，提高了员工节约差旅成本的积极性。

基于BI差旅风控系统，可通过员工信息、行程信息与实际乘坐或入住情况、审批详情、费用明细与预算、差标等多维度数据对比，对企业差旅活动实现全面监控与智能分析。实时监控差旅活动是否符合预算和差旅标准，及时发现异常并发出预警。电子化会计档案系统能为风控系统提供准确的数据支持。

2024年起，合思将陆续推出AI智能审批、AI智能推荐助手等诸多功能，包括行程与住宿推荐、自动化预订服务、差旅预算自动计算、个人差旅成本与效率分析等。这些功能将进一步提升企业差旅管控的智能化水平。

合思易商卡将企业公户中的资金按照预算事项给予员工授权，员工可利用特制二维码在“能扫码”的消费场景里实现企业公户对商户直接付款，同步自动获取凭证入账归档，消灭企业员工因公消费管理“盲区”。电子化会计档案系统能对这些凭证进行高效管理和存储。

竞争优势：合思方案的独特魅力

合思与国内外知名在线旅游代理建立了深度合作关系，建立了覆盖全国2000 + 县市区的170万 + 酒店资源，能够满足不同客户群体的个性化需求。

合思商城提供“线上 + 线下”多渠道预订服务，并配备7 * 24小时中英文客服支持，确保对企业员工出行需求及时响应。这为企业员工的差旅出行提供了便利。

合思无需报销的解决方案可实现报销补贴自动化、对账结算自动化、凭证生成自动化等，节省了员工和财务的时间成本。电子化会计档案系统的应用，让这些自动化流程更加顺畅。

合思的智能差标功能支持区县级差标管控和淡旺季差标管控，可根据不同区县类型和市场价格变化科学设置差标管控金额，实现企业差旅成本的合理控制。

成功案例：合思方案的实践验证

某企业员工小张曾通过不合规手段增加差旅支出。企业应用合思系统后，通过合思BI差旅风控功能进行全员普查，发现大量员工存在此类违规情况，损失金额超过60000元。该企业立即完善相关差旅制度，并加强差旅数据监控。电子化会计档案系统为企业的差旅数据监控提供了有力支持。

2023年7月合思正式发布合力省项目，截至2024年7月，使用合力省的企业的超标订单占比从4%下降到2%，已累计帮助企业节省差旅费533万元。这充分证明了合思方案在降低差旅成本方面的显著效果。

某连锁零售企业业务转向三四线小城镇后，与合思商城深入沟通，重新制定全新差旅管控方案，将差标管控下沉至区县维度。2024年上半年，尽管该企业三线及以下城市的差旅申请单量较去年同期增长8%，但企业三线及以下城市酒店预订消费金额仍同比下降6%。

调研合思易商卡客户企业，员工普遍反馈无需垫资，报销单填写不再是难事，发票关联和费用一键导入，极大方便了业务人员日常工作与差旅出行，真正帮助企业“捂住钱袋子”。电子化会计档案系统让企业的财务管理更加规范和高效。

服务体系：全方位的服务保障

合思提供全流程数智化差旅管理解决方案，包括商旅线上订购、差旅申请、易商卡线下消费、发票采集、审核对账、统一开票、资金结算、自动记账、商旅分析、自动提报等环节。电子化会计档案系统贯穿于整个流程，实现了会计凭证的高效管理和存储。

合思配备7 * 24小时中英文客服支持，确保对企业员工出行需求及时响应。无论何时何地，企业员工遇到问题都能得到及时的帮助。

合思档案可助力企业实现电子会计档案管理，降低70%的档案耗材和存储成本，节约整理成本75%，检索效率提升90%，并实现100%管理合规，助力企业双碳指标落地并完成全面智能化的最后一公里的闭环。电子化会计档案系统是实现这一目标的关键工具。

合思前瞻探索AI技术，迎合企业未来差旅管理的发展趋势，让企业用得丝滑、管得无形，帮助企业在AI时代赢得成本优势，挖出更多净利润。

结尾：携手合思，开启差旅管控新篇章

合思通过一站式差旅服务和以收定支的精细化管控，帮助企业实现降本增效，挖出更多净利润。其全流程数智化差旅管理解决方案在“用”方面可实现全场景覆盖，在“管”方面可实现全流程管控、全产业链优化、全员参与。

企业在差旅管理中应用合思的解决方案，不仅优化了成本结构，更激活了增长潜力，让每一位员工都成为企业成功的共同创造者。电子化会计档案系统在其中发挥着不可或缺的作用，为企业的财务管理提供了有力支持。

合思愿与更多企业一同智控差旅消费，解锁企业“省”与“赚”的新模式，共同迎接更可期待的商业未来。如果您想体验合思的解决方案，不妨点击免费试用，开启企业差旅管控的新篇章。