在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务管理正经历着前所未有的变革。数电发票管理作为财务管理的重要一环，其高效性和准确性直接影响着企业的运营成本和合规风险。今天，我们将走进金牌橱柜家居科技股份有限公司，探寻其在数电发票管理及会计档案管理领域的成功转型之路。
金牌橱柜家居科技股份有限公司，自1999年成立以来，已然成为国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商。它拥有国家认定厨房工业设计中心，更是国家认定的“智能制造示范企业”。其全球超4000家高端品牌专卖店，以及海内外5大专业生产基地，彰显着强大的市场影响力。企业规模庞大，拥有6000多名员工，92家归档主体。然而，庞大的业务量也带来了巨大的会计档案管理压力，年记账凭证量高达2198061张，年业务单据量494949张，年银行回单量177744张，年发票量123247张。如此海量的档案数据，在数电发票管理方面也面临着诸多挑战。
档案管理困境：传统模式下的重重难题
在传统的会计档案管理模式下，金牌橱柜在数电发票管理及其他档案管理方面面临着诸多痛点。
在整理环节，会计档案如同散落在各个角落的珍珠，分散于不同的系统之中。档案数据难以有效利用，财务人员需要逐一打印各类凭证、单据、回单等，再进行手工匹配、组装、装订，最后上架。这一系列繁琐的操作，不仅耗费大量的人力和时间，而且容易出现错误。每一张数电发票都需要单独处理，增加了管理的复杂性和难度。
保管环节，财务部门需临时保管档案1年，1年后再移交至综合档案管理。这期间涉及档案的多次转移和交接，容易出现档案丢失或损坏的情况。对于数电发票的保管，也缺乏统一的标准和规范，增加了管理的风险。
存储环节，独立的档案室虽然看似管理有序，但主要存放的是纸质档案。随着业务量的不断增长，档案室的空间逐渐紧张，存储成本也不断增加。同时，纸质档案的存储还面临着防潮、防火、防虫等诸多问题，对于数电发票的存储也存在一定的局限性。
在管理利用方面，以纸质档案管理为主的模式，使得每年的实物稽查工作变得异常繁琐。财务人员需要人工逐一翻查档案，效率低下。对于数电发票的查询和使用也不方便，难以满足企业快速决策和合规管理的需求。
合思方案：破解档案管理难题的金钥匙
面对金牌橱柜在数电发票管理及会计档案管理方面的难题，合思提供了一套全面的解决方案。
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统一存储：打破数据孤岛
合思方案实现了档案数据的统一存储，打破了各系统之间的数据孤岛。将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，按照统一的标准和规范进行管理。无论是数电发票还是其他会计档案，都可以在一个平台上进行集中存储和管理，方便了数据的查找和使用。通过统一存储，企业可以更好地对数电发票进行分类和归档，提高了管理的效率和准确性。 -
业务证据链完整：业财一体双向穿透
合思搭建了完整的业务证据链，实现了会计资料之间的关联和穿透。以业务为核心，将数电发票与相关的业务单据、合同等进行关联，形成一个完整的证据链条。这样，在进行财务核算和审计时，可以快速追溯到业务的源头，确保财务数据的真实性和准确性。业财一体的双向穿透，使得企业在数电发票管理方面更加合规，也为企业的决策提供了更有力的支持。 -
数据共享：一站式查阅
合思方案以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，实现了一站式查阅。财务人员可以通过一个平台快速查询到所需的数电发票和其他会计档案，无需在多个系统中来回切换。这种便捷高效的查阅方式，大大提高了工作效率，减少了人工查询的时间和成本。同时，数据共享也促进了企业内部各部门之间的协作和沟通，提高了企业的整体运营效率。 -
银行回单无纸化：降本增效
海量的银行回单是会计档案管理中的一大难题。合思方案实现了银行回单的无纸化管理，自动采集、切割、组装银行回单，减少了纸质回单的使用。这不仅降低了企业的存储成本，还提高了数据的安全性和准确性。对于数电发票管理来说，银行回单的无纸化也使得整个会计档案管理更加数字化和智能化，助力企业实现降本增效的目标。
方案实施：逐步推进的变革之旅
虽然目前关于合思方案的实施过程与步骤暂未明确，但可以想象这是一个逐步推进、不断优化的过程。从系统的搭建到数据的迁移，从员工的培训到流程的优化，每一个环节都需要精心策划和组织。在实施过程中，合思团队将与金牌橱柜密切合作，根据企业的实际需求和业务特点，制定个性化的解决方案。对于数电发票管理的实施，也将结合相关政策和法规的要求，确保方案的合规性和有效性。随着方案的逐步实施，金牌橱柜将逐步实现会计档案管理的数字化转型，提升数电发票管理的水平。
应用成果：显著效益见证方案价值
金牌橱柜应用合思方案后，在数电发票管理及会计档案管理方面取得了显著的成果。
档案匹配耗时减少了84%。通过合思方案的自动化处理和数据关联，财务人员不再需要手动匹配档案，大大提高了工作效率。对于数电发票的匹配也更加准确和快速，减少了错误和重复劳动。
档案查询耗时减少了80%。一站式查阅的功能使得财务人员可以快速找到所需的数电发票和其他会计档案，节省了大量的时间和精力。这不仅提高了工作效率，还为企业的决策提供了更及时的支持。
预估节省总体成本30万+/年。通过银行回单无纸化、减少人工操作等方式，降低了企业的存储成本和人力成本。对于数电发票管理的数字化转型，也减少了因纸质发票管理带来的成本。
档案合规性达到100%。合思方案搭建的业务证据链和统一的管理标准，确保了数电发票和其他会计档案的合规性。在面对审计和监管时，企业可以更加从容应对，降低了合规风险。
企业反馈：期待后续补充
目前关于金牌橱柜对合思方案的评价与反馈暂未明确，但从取得的显著成果可以推测，金牌橱柜对合思方案应该是高度认可的。在未来，我们期待听到金牌橱柜更多的心声，了解合思方案如何为企业带来更多的价值和效益。对于数电发票管理，也希望能有更多的经验分享，为其他企业提供借鉴。
行动号召：选择合思开启财务数智化之旅
合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500+合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有7000+付费企业、300万+未来财务人选择合思，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。
在数电发票管理及财务管理数字化转型的道路上，合思将为企业提供全方位的支持和服务。如果您的企业也面临着会计档案管理和数电发票管理的难题，不妨选择合思的财务数智化服务。现在拨打联系电话400 – 105 – 6505，或者访问网址www.hosecloud.com，了解更多合思服务和案例，还可以免费试用合思的解决方案，开启企业财务管理的新篇章。
