在数字化浪潮席卷的当下，电子凭证数字化转型已成为时代发展的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域开启全面数字化电子发票的推广使用；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措如同疾驰的列车，标志着我国电子凭证改革驶入了快车道。电子凭证开具端已基本完成数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题即将全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
在这场电子凭证数字化转型的变革中，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，凭借敏锐的市场洞察力和卓越的技术实力，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。该平台在云端发票管理方面具有强大的功能，为企业的电子凭证数字化转型提供了有力的支持。接下来，让我们通过海亮教育科技服务集团的实际案例，深入了解合思档案的魅力。
海亮教育：传统管理痛点凸显
海亮教育科技服务集团，作为世界500强企业海亮集团旗下的教育服务品牌，是国内教育服务提供商中的佼佼者，始终致力于成为全球优质教育服务的引领者。然而，随着企业的不断发展壮大，传统的财务管理模式逐渐暴露出诸多问题。
在企业运营过程中，业务、财务系统众多且相互独立，数据之间无法实现有效互通。这使得结构化数据的提取变得异常困难，就像在一片杂乱无章的森林中寻找珍贵的宝藏，耗时又费力。同时，电子发票的打印、查重、验伪工作不仅耗费大量的人力和时间，还造成了纸张的严重浪费。在环保意识日益增强的今天，这种传统的管理方式显然已经跟不上时代的步伐。
实物档案资料的存储也是一大难题。大量的实物档案占据了大量的物理空间，企业不得不设立专人进行管理，这无疑增加了企业的运营成本。而且，实物档案在存储过程中容易受到损坏，一旦发生损坏，企业将面临较大的风险，可能会影响到企业的正常运营和合规管理。
此外，不断重复的纸质档案录入操作不仅耗时漫长，还容易出现错误。发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求极高，每一个环节都需要耗费大量的精力和时间，让财务人员苦不堪言。在这样的背景下，海亮教育科技服务集团迫切需要一种高效、便捷、智能化的财务管理解决方案，以解决当前面临的困境。
合思方案：云端发票管理破局
合思档案针对海亮教育科技服务集团的业务痛点，量身定制了一套全面的解决方案，其中云端发票管理是核心亮点之一。
在档案数据来源方面，合思档案涵盖了电子档案和实物档案数字化副本。对于电子档案，平台通过先进的OCR技术，能够自动识别和整理各类文档信息，实现了发票等重要凭证的快速、准确录入。就像一位智能的秘书，能够迅速将杂乱的文件整理得井井有条。对于实物档案，合思档案将实体文件扫描或拍照转换为数字形式，方便企业进行统一管理和存储。这样一来，无论是电子发票还是实物档案，都能在云端得到妥善的处理和保存。
会计类档案管理范围也得到了极大的拓展。合思档案不仅涵盖了企业内部的各种报告、合同等，还包括了与客户、供应商等的往来函件和信息记录。通过全面的档案管理，企业能够更加清晰地了解自身的财务状况和业务运营情况，为决策提供有力的支持。
自动归档功能是合思档案的一大特色。平台根据预设规则对收集到的数据进行分类和处理，确保信息的有序性和可追溯性。无论是发票、凭证还是报表，都能自动找到自己的“归属地”，大大提高了档案管理的效率。员工再也不用为繁琐的归档工作而烦恼，只需专注于更有价值的工作。
为了方便员工操作，合思档案还提供了自助OA系统。员工可以通过该系统方便地提交申请并进行审批流程，实现了业务流程的自动化和数字化。同时，平台集成了金蝶EAS，支持企业的日常运营和管理活动，为企业的数字化转型提供了全方位的支持。在云端发票管理的助力下，海亮教育科技服务集团的财务管理变得更加高效、便捷。
显著成果：数字化转型成效斐然
合思档案解决方案的实施，为海亮教育科技服务集团带来了显著的成果，云端发票管理的优势得到了充分体现。
在档案整理匹配效率方面，合思档案的智能化管理使得效率提升了90%。原本需要耗费大量时间和精力的档案整理工作，现在变得轻松快捷。财务人员可以将更多的时间和精力投入到数据分析和决策支持等核心工作中，为企业的发展提供更有价值的服务。
存储空间的大幅减少也是一大亮点。通过将实物档案数字化并存储在云端，海亮教育科技服务集团的存储空间减少了72%。这不仅节省了企业的物理空间成本，还降低了档案损坏和丢失的风险。企业再也不用担心档案存储的问题，可以更加专注于业务的发展。
在成本节约方面，合思档案的效果同样显著。每年纸张打印成本节约了3万元，这对于企业来说是一笔不小的开支。同时，财务人力减少了3人，进一步降低了企业的运营成本。通过云端发票管理，企业实现了降本增效的目标。
未来展望：携手合思共赴数字化征程
合思档案在海亮教育科技服务集团的成功应用，充分证明了其在企业财务数字化转型中的重要意义。它助力企业实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的价值。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路，未来电子凭证数字化转型将进一步加快。在这个过程中，合思档案将凭借其先进的技术和丰富的经验，为更多企业提供优质的解决方案。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。
如果您的企业也渴望在电子凭证数字化转型的浪潮中脱颖而出，不妨选择合思档案。欢迎拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多，还可以免费试用合思档案，亲身体验云端发票管理带来的便捷与高效。让我们携手合思，共同开启企业财务数字化转型的新篇章！
