在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型正以前所未有的速度推进。2024年11月1日，铁路旅客运输领域开启全面数字化电子发票的推广使用；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这些举措如同强劲的引擎，推动我国电子凭证改革驶入了快车道。如今，电子凭证开具端已基本完成数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难等“最后一公里”问题即将全面解决。电子凭证全流程无纸化时代已然来临，这无疑给企业的财务管理流程带来了全新的机遇与挑战。
合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，敏锐地捕捉到了这一时代趋势。为了帮助企业更好地应对电子凭证数字化转型，合思精心打造了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。它就像是一把精准的钥匙，为企业开启了财务管理流程数智化转型的大门。
红枣巨头遭遇档案管理困境
好想你健康食品股份有限公司，这家成立于1992年的企业，在2011年成功于深交所中小板上市，成为了红枣行业的佼佼者。随着企业的不断发展壮大，业务规模日益扩大，好想你在财务管理流程中的档案管理方面逐渐遭遇了诸多难题。
首先是归档难题。在财务归档工作中，财务人员需要花费大量的时间来仔细确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一张票据都需要人工逐一核对，过程繁琐且极易出错。即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。一旦重要档案丢失，不仅会影响财务数据的完整性，还可能给企业带来潜在的风险。
其次是查找效率低下。纸质档案受限于时间和空间的双重约束。在查找特定档案时，工作人员往往需要在堆积如山的档案中苦苦寻觅，耗费大量的时间和精力。而且，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找等功能，这在很大程度上影响了工作效率，使得财务管理流程变得拖沓缓慢。
再者是成本居高不下。大量的纸质档案管理，对空间和人力都提出了极高的要求。企业需要专门的档案室来存放这些档案，还要安排专人进行档案的整理、保管和维护。这无疑增加了企业的运营成本，使得财务管理流程的成本负担加重。
最后是合规性问题。传统的纸质档案管理办法已经无法满足现代企业的管理要求。它无法保证电子原文件的长期保存，也难以确保数据的安全可用。在日益严格的监管环境下，这无疑给企业带来了合规风险，影响了财务管理流程的规范性。
合思档案解锁财务管理新密码
面对好想你在档案管理方面的诸多痛点，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为其量身定制了一套行之有效的解决方案，全面优化了财务管理流程。
打破壁垒数据同源。合思档案打破了数据之间的壁垒，实现了数据的同源性。财务人员可以通过该平台一键联查相关数据，无需再在不同的系统和文件中来回切换查找。这一功能大大提高了财务人员的工作效率，使得财务管理流程更加便捷高效。例如，在核对一笔业务的相关数据时，财务人员只需在合思档案平台上轻轻一点，就能快速获取到单据、发票、回单和凭证等所有相关信息，节省了大量的时间和精力。
自动组装审计便捷。合思档案实现了档案数据的自动组装，在内外审计过程中，以档案数据为标准，纸质数据为辅。这一创新模式大大提升了审计效率，使得审计工作更加精准、高效。审计人员可以通过平台快速获取所需的档案数据，进行全面的审查和分析。同时，平台还提供了详细的审计轨迹和数据追溯功能，方便审计人员对每一笔业务进行深入调查，确保财务管理流程的合规性。
实物高效管理。合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的完美匹配。每一份纸质档案都有对应的二维码，查阅者只需查询电子档案，就能快速定位实物档案的位置。这一功能不仅提高了档案的查阅效率，还减少了实物档案的损坏和丢失风险，使得财务管理流程更加安全可靠。例如，当工作人员需要查阅某份纸质档案时，只需在平台上输入相关信息，就能立即获取到该档案的存放位置和二维码信息，快速找到所需档案。
显著成果见证合思实力
合思档案为好想你提供的解决方案取得了显著的成果，在财务管理流程中实现了降本增效的目标。
在人工耗时方面，通过合思档案的应用，好想你减少了90%的人工耗时。财务人员不再需要花费大量的时间进行档案的核对和整理，工作效率得到了极大的提升。他们可以将更多的时间和精力投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中，为企业的发展提供更有力的财务支持。
在总部接收管理耗时方面，减少了80%。总部可以通过合思档案平台实时获取各部门的档案信息，无需再等待纸质档案的传递和整理。这使得总部能够更加及时、准确地掌握企业的财务状况，做出更加科学的决策，优化了财务管理流程的决策环节。
在借阅管理方面，减少了67%的管理耗时。员工可以通过平台在线申请借阅档案，管理人员可以快速审批并提供电子档案，大大提高了借阅效率。同时，平台还对借阅记录进行了详细的管理和跟踪，确保档案的安全和合规使用，进一步完善了财务管理流程的借阅环节。
从成本角度来看，预计好想你每年可减少综合成本20万元。这主要得益于人力成本的降低、存储空间的节省以及档案管理效率的提高。这些成本的节约为企业带来了实实在在的经济效益，提升了企业的竞争力，使得财务管理流程更加经济高效。
携手合思开启财务数智化新征程
合思档案在帮助好想你解决档案管理难题、实现财务管理流程数智化转型的过程中，充分展现了其强大的功能和卓越的价值。它不仅帮助企业实现了降本增效、合规经营和低碳运营，还让企业的财务管理有限资源发挥出了更有效的作用。
在电子凭证数字化转型的浪潮中，合思档案就像是一艘坚固的航船，能够带领企业穿越波涛汹涌的大海，驶向成功的彼岸。希望更多的企业能够选择合思，借助合思的财务数智化解决方案，在这场数字化变革中实现突破和发展。
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