合思档案：解锁企业财务档案管理新境界，保障档案信息安全

在数字化浪潮风起云涌的当下，企业的财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025年数电票全覆盖的目标，如同吹响的号角，让企业财务档案管理必须直面新的难题。数电票的验签、解析以及以XML格式存档的要求，还有XBRL文件写入财务入账信息的规定，都在宣告着“数字化凭证时代”的到来，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应这一变革，保障档案信息安全。

纸电混合时代，企业各个层面都在为财务档案管理问题所困扰。企业高管们看着高额的纸质档案管理成本和庞大的储存占地，满心忧虑。而且这些档案数据杂乱无章，缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用，严重影响了企业的决策效率。财务人员则深陷于海量档案数据的整理工作中，手动逐一匹配、核对确认等工作枯燥又繁复，耗费了大量的时间和精力。业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据留存再上交的流程繁琐，不仅浪费时间，还容易出现差错。

同时，企业还承受着高显性成本、高隐形成本和高合规风险的压力。纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室、档案柜等存储空间需求巨大；手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件不够精细，数据无法得到有效利用；电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏，严重威胁档案信息安全。尽管企业在数字化推行过程中，通过OA系统、资金系统等建设解决了部分线上业务处理问题，但在归档、储存环节，纸质文件储存和数据存储线下载体的问题依然存在。只有保证档案原生性，才能确保企业财务档案管理合规，最终实现全面数字化。

合思档案：一站式综合解决方案保障档案信息安全

合思档案应运而生，为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，全方位满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收，为档案信息安全提供有力保障。

单套制解决方案带来了便捷调阅不打印、混序归集免组装的全新体验。其业务及管理流程涵盖实物流转和电轨运行，通过线上一套电子数据进行管理，确保财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。纸质原文件混序归档，大大提高了效率，会计档案无需打印即可完整保存，保证了档案数据的完整、真实、合规，从根本上保障了档案信息安全。

档案扩展解决方案则赋予企业更大的自主性。它可以自定义档案类型，实现全流程扩展管理。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围。提供可扩展的档案目录和自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可以根据自身管理需求自定义归档目录，灵活应对各种档案管理情况，进一步保障档案信息安全。

证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。它依照不同类型档案规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。同时，创造性地提供财务视角下的完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，从业务层面保障财务合规，守护档案信息安全。

核心功能：多维度构筑档案信息安全防线

• 多源采集：汇聚数据保障档案信息安全
  合思档案的多源采集功能如同一个强大的信息汇聚中心，实现了多渠道、多系统、多类型的会计资料采集管理。它提供了两种采集方式，一种是接口互联自主采集。基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。另一种是手动采集，方便企业自主补录不满足系统集成要求的零散会计资料。通过这种全面的采集方式，确保所有会计资料都能被准确收集，为档案信息安全奠定基础。

• 智能制档：高效整合守护档案信息安全
  智能制档功能是合思档案的一大亮点。它通过规则引擎实现电子凭证数据自动匹配组装，会计档案关联规则可视化配置，能够让不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。同时，通过字段映射让查阅更加便捷，已完成业务证据链组装的档案数据，可以通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射。这种高效的制档方式，不仅提高了工作效率，还保证了档案数据的准确性和关联性，有效守护了档案信息安全。

• 专用格式版式文件：轻量存储提升档案信息安全
  专用格式版式文件功能为企业带来了全新的档案存储体验。它可自主采集结构化字段信息，让财务档案更加“轻量”，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本。同时，支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件都可以自定义调配生成，使档案的可扩展性更强。这种轻量存储方式，减少了数据存储的风险，提升了档案信息安全。

• 双模式检测：严格把关确保档案信息安全
  “四性检测 + 业务检测”双模式检测方案是合思档案保障档案信息安全的重要手段。它按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测则基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性。检测结果可查阅、可追溯，确保每一份档案都符合安全标准。

成功案例：实践见证档案信息安全保障实力

• 某企业：高效管理提升档案信息安全
  某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案为其提供了多系统采集数据，自动匹配组装档案的解决方案。实现了档案管理电子化、借阅管理信息化，简化了装订流程，减少了打印与邮寄。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。以某月入库数据为例，数据加载仅需30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。在高效管理的同时，也为档案信息安全提供了有力保障。

• 某集团型企业：标准化落地保障档案信息安全
  某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临着档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地。管理成效实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。通过标准化管理，有效保障了档案信息安全。

• 某企业：数据集成与检测保障档案信息安全
  某企业存在低效的档案管理现状，如整理环节繁琐、档案管理痛点多等问题。合思档案的数据集成方案广泛连接、标准统一，接口开放服务；业务检测方案精细化至元数据层级；跨系统调阅方案可实现业务系统与档案系统的调阅交互。管理成效包括统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。通过数据集成和精细化检测，为档案信息安全提供了全方位的保障。

• 某教育集团：智能化管理守护档案信息安全
  某中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，如采集、存储、整理、利用环节都存在问题。合思档案的数据集成方案实现应收尽收、统一数据标准；智能化制档方案搭建全业务版式文件自动生成及归档；电子原文件独立管理完成电子票据的合规存档。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。通过智能化管理，守护了档案信息安全。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，为档案信息安全保驾护航。企业应抓住机遇，选择合思档案。

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