在企业发展的征程中，财务数字化转型已成为提升竞争力的关键要素。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的先驱者，在这场转型浪潮中有着深刻的探索与实践。该公司成立于1995年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，是中国铁塔、中国移动等国际知名企业的设备主流供应商，产品广泛应用于国家重点建设项目。2022年3月，动力源更是入选北京市专精特新“小巨人”企业。
早在2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合的道路，踏上了漫长的系统自研之旅。然而，在实际推进过程中，整体流程依然复杂，系统壁垒高筑，与预期的转型效果存在较大差距。直到2021年，动力源与合思展开了财务数字化合作，一场关于商务差旅预算管理的变革就此拉开帷幕。
痛点剖析：商务差旅预算管理困境重重
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操作繁杂合规难
动力源在商务差旅预算管理方面，面临着多系统操作体验差、手工录入合规难的问题。员工在提交申请单时，需要在各系统间频繁切换，不仅浪费时间，还容易出现信息遗漏。而报销数据需要财务人员手工录入系统，发票验真、查重也只能通过手工进行，这使得假票、错票、重票的情况难以避免。此外，差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间和精力，严重影响了工作效率。 -
系统割裂信息滞
同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动，导致财务制度难以落地。数据报表依赖手工统计，不仅耗时费力，而且管理者无法实时掌握数据信息，难以对业务运营进行及时的调整和优化。在商务差旅预算管理中，这种信息滞后的情况使得企业难以对费用支出进行有效的控制和管理。 -
业务复杂稽核繁
动力源主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目，商务差旅活动频繁。报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作变得极为繁琐。同时，不同类型费用的支付方式也不同，机票、酒店由员工订购企业支付，火车票、打车由员工垫资，这进一步增加了财务管理的难度。 -
架构复杂流程乱
随着公司组织架构迅速扩展到全国，管理程度不一致的问题逐渐凸显。总部通过纸质单据提交出差申请，分公司通过PC端OA系统提交差申请，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工仍需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性难以保证。这种复杂的组织架构和繁琐的业务流程，使得商务差旅预算管理的难度大大增加。
解决方案：合思重塑商务差旅预算管理格局
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系统集成打通数据壁垒
合思为动力源提供了系统集成的解决方案，将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。通过这种方式，实现了订单支出成本的实时归集和统计，打破了系统之间的数据壁垒，为商务差旅预算管理提供了准确的数据支持。 -
无需报销革新商旅流程
合思的“无需报销”模式，颠覆性地重塑了商旅出行流程。这一模式具有两大亮点：
亮点一：提升员工幸福感与合规性。业务人员因公消费免垫资、免开票，消费受申请单和差标管控，确保消费即合规。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这不仅提升了员工的幸福感，还大大提高了财务管理的效率和合规性。
亮点二：强大的系统连接能力。Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，打破数据流转壁垒。在实际应用中，待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率，为商务差旅预算管理提供了有力的技术支持。
实施步骤：稳步推进商务差旅预算管理变革
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全面梳理明确重点
合思首先对动力源的现有系统和业务流程进行了全面梳理，深入了解企业在商务差旅预算管理方面的痛点和需求。通过详细的调研和分析，明确了数据同步和流程优化的重点，为后续的实施工作奠定了坚实的基础。 -
逐步集成确保同步
在系统集成方面，合思采取了逐步推进的策略。先完成HR系统和BPM系统与合思费控的对接，确保基础数据和业务数据的准确同步。在这个过程中，合思团队密切关注数据的准确性和稳定性，及时解决出现的问题，确保系统集成工作的顺利进行。 -
试点推广优化流程
在无需报销流程方面，合思先进行试点应用，选择部分部门或项目进行测试。根据试点过程中的反馈，对流程进行调整和优化，确保流程的合理性和可行性。然后，再将优化后的流程全面推广到整个企业，实现商务差旅预算管理流程的全面升级。 -
专业培训提升能力
为了确保动力源的员工和财务人员能够熟练使用新系统，合思为他们提供了系统操作培训。培训内容包括系统的功能介绍、操作方法、常见问题解决等方面，通过理论讲解和实际操作相结合的方式，让员工和财务人员快速掌握新系统的使用技巧，提升他们的业务能力和工作效率。
成果效益：商务差旅预算管理成效显著
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操作体验全面革新
通过多系统集成，数据实现了互通，动力源的操作体验得到了全面革新。员工报销周期缩短了3周，效率提升了300%。会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。这不仅提高了工作效率，还降低了企业的运营成本，为企业的发展提供了有力的支持。 -
员工体验大幅提升
在员工方面，申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价。这极大地缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，减轻了员工的经济负担，提高了员工的满意度。 -
财务管控更加合规
在财务方面，审批有依据，费控更合规，结算更统一。财务人员无需将时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，节省了更多精力，让财务人员能够将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。 -
管理决策更加高效
在管理方面，实现了事中控制、事后分析的全程管控，管理者能够实时了解企业经营数据。他们可以随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息，通过综合分析报表发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式。
客户反馈与行动号召
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“企业数字化转型初期，往往过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。因此，将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，其实更有意义。面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”
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