合思档案：解锁企业档案管理新境界，保障档案信息安全

在当今数字化浪潮汹涌的时代，数电票正以前所未有的速度在各行业扩张。据规划，2025年将完成数电票全覆盖，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。这一变革让企业财务档案管理直面新挑战，其信息化建设亟待加强。

在纸电混合时代，企业在财务档案管理方面可谓痛点重重。企业高管面临着纸质档案管理成本巨大的问题，不仅储存占地，而且档案数据难以分析利用。财务人员则被海量的档案数据折磨，整理档案耗费大量时间，还需手动逐一匹配核对。业务人员在报销纸质票据时，流程繁琐至极。

企业还面临着高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、档案室等存储空间需求大；高隐形成本，像手工装册归档重复性工作量大、查询调阅数据不能有效利用；高合规风险，例如电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等。尽管国家政策支持电子会计档案管理，电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，但企业在推行数字化过程中，归档、储存环节仍未解决纸质文件储存问题，需要保证档案原生性以实现企业全面数字化。

在这样的背景下，合思档案解决方案应运而生，为企业的档案信息安全保驾护航。

领先方案 满足多元需求

合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）与六大场景解决方案，能够广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。

单套制解决方案具有诸多优势。它便捷调阅无需打印，混序归集免组装，通过电轨运行实现线上一套电子数据管理，保证财务档案证据链完整，纸质原文件混序归档，大大提高了效率。会计档案无需打印即可应收尽收，确保档案数据完整、真实、合规，有力保障了档案信息安全。

档案扩展解决方案可自定义档案类型，实现全流程扩展管理。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理，进一步加强了档案信息安全的管控。

证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，从数据关联角度保障了财务合规，守护了档案信息安全。

强大功能 助力高效管理

合思档案拥有丰富强大的功能，涵盖多源采集、智能制档、档案管理、档案应用等方面，全方位保障档案信息安全。
– 多源采集：支持接口互联，自主采集。基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时也支持手动采集，自主补录，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式，确保各类档案信息安全采集。
– 智能制档：通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。还可通过字段映射实现查阅便捷，打破业务属性标签，让凭证数据业务化、业务数据财务化，在数据整合和利用过程中保障档案信息安全。
– 档案管理：包括权限管理，精准管控。支持自定义创建用户管理角色、隔离各核算账套数据权限、按照职能角色配置功能和操作权限、水印权限管理范围自定义，从人员和操作权限上保障档案信息安全。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、档案字段自定义维护等；系统规范预置档号，满足国标档号规则格式。
– 档案应用：实现电子与实物档案高度融合，多维检索满足多场景查询需求，支持按多种维度进行自定义查询、按目录和全文检索、批量检索。一站式预览，穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。还包括外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务以及档案移交、鉴定、销毁与线下实物管理等功能，在档案的利用和流转过程中确保档案信息安全。

核心亮点 彰显独特优势

合思档案的核心亮点突出，在保障档案信息安全方面表现卓越。
– 大数据解决方案：深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，提高档案管理效率、释放档案数据价值，具备支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件等能力，在大数据处理中保障档案信息安全。
– 数电票解决方案：提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理，保障数电票相关档案信息安全。
– 实物备查解决方案：智能区分纸电标识，线上、线下高度关联，实现实物档案全流程管理定位，服务实物档案全流程线上化管理，包括打标 – 到单 – 装盒 – 上架、集团共享批量作业、极简管理低碳环保等服务场景，确保实物档案信息安全。
– 双模式检测方案：合思档案具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，保障归档数据真实、完整、安全、可用，业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，从数据质量和业务合规角度保障档案信息安全。

价值体现 惠及不同角色

合思档案为不同角色带来了显著的价值，全方位保障档案信息安全。
– CEO/高管：合思档案可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，提升财务服务效率，降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，在企业决策和运营层面保障档案信息安全。
– 归档员/财务：能提高工作效率，告别重复低价值工作，档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率，在日常工作中保障档案信息安全。
– 外部审计：审计不进档案室，实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料，在审计过程中保障档案信息安全。

合思档案能帮助企业实现显著的降本增效，彻底告别传统手工归档，档案不打印；成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路；让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值；实现资源重组，提升管理能效，实现企业效益最大化，从整体上保障企业档案信息安全。

典型场景 覆盖业务全流程

合思档案在企业不同业务环节的档案管理中都有典型的使用场景，确保各个环节的档案信息安全。
– 业务流转环节：企业可上传纸质原始凭证影像，直联全量电子会计资料，包括内外部电子凭证原件、业务元数据文件、入账结构化文件，同时可根据需要打印少量纸质会计资料，在业务流转中保障档案信息安全。
– 档案采集环节：通过到单确认、扫码装盒、移动上架等操作，确定归档时段，完成档案采集，保障档案采集过程中的信息安全。
– 财务入账环节：同样可上传纸质原始凭证影像、直联全量电子会计资料，满足财务入账需求，在财务入账环节保障档案信息安全。
– 档案利用环节：企业可通过智能检索、辅助审计、多层筛选、统计分析、跨系统调阅、在线调阅等方式，主动利用电子档案，同时以纸质档案作为辅助备查，在档案利用过程中保障档案信息安全。

成功案例 见证卓越成效

众多企业通过使用合思档案，成功解决了档案管理难题，保障了档案信息安全。
– 某企业年单据量2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案提供多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，简化装订流程等解决方案，取得了业务 + 财务数据穿透联查、管理自动化、流程精简、降本增效等管理成效，如数据加载30s、关联匹配15min等，保障了企业海量档案信息安全。
– 世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地，取得了实现标准化落地、力保电子会计档案合规、低碳环保等管理成效，如整理匹配效率提升80%、存储空间成本减少300册/年等，保障了集团企业档案信息安全。
– 某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询等。合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，取得了预估节省总体成本30W +/年、档案匹配耗时减少84%等成效，保障了企业档案信息的集中和安全管理。
– 中国最大的K12民办教育集团之一面临业务系统多数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难等问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，保障了教育集团档案信息安全。

市场定位 凸显差异化优势

合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 +企业客户，入选福布斯中国科技50强，通过SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证，强大的实力为档案信息安全提供了坚实保障。

合思档案拥有多项技术优势，如自主研发工具包，具备更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放；拥有大数据解决方案，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询；具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据合规，从技术层面保障档案信息安全。

合思档案提供广泛连接的能力，连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统；具备100%自动归档能力，强大的规则匹配能力，最大程度的减少人工介入，实现自动组装、归档，在系统连接和自动化处理中保障档案信息安全。

合思档案符合国家政策要求，满足电子会计档案合规性管理，拥有灵活承接、持续迭代的能力，能及时应对数电票等变化，从政策合规角度保障档案信息安全。

合思档案能帮助企业解决内外交困的档案管理问题，实现70%节约纸张成本、75%节约整理成本、90%检索效率提升、100%管理合规性，助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，全方位保障企业档案信息安全。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为领先的电子会计档案管理平台，将在企业数字化转型中发挥重要作用。合思在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 +合作伙伴覆盖国内外数百个城市，为企业提供优质的服务和支持。

如果您想保障企业的档案信息安全，提升档案管理效率，不妨拨打400 – 105 – 6505电话咨询，访问www.hosecloud.com网站了解更多信息，扫描微信公众号二维码和微信小程序二维码获取最新动态，还可以免费试用合思档案，开启企业财务档案管理数字化新征程。