企业发票管理优化：合思档案助力企业数字化转型

在数电票快速扩张的当下，电子会计档案管理的重要性愈发凸显。相关政策显示，2025年将完成数电票全覆盖，这意味着企业财务档案管理正面临新的挑战，信息化建设亟需加强。早在2016年1月1日，财政部、国家档案局令第79号就肯定了电子会计档案的法律效力，满足相关条件可仅以电子形式归档。如今，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。

在纸电混合时代，企业不同角色在传统档案管理中面临着诸多痛点。企业高管方面，纸质档案管理成本巨大，不仅储存占地，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行分析利用。财务人员则需应对档案数据量大、整理耗时，手动逐一匹配核对确认工作枯燥繁复的困扰。业务人员在出差、招待后报销时，纸质票据留存再上交的流程繁琐，耗费大量时间。

传统档案管理还存在诸多问题。显性成本高，如纸质凭证输出耗材成本高，且需要大量的档案室和档案柜等存储空间。隐形成本也不容小觑，手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，导致数据不能有效利用。此外，还存在高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏。

不过，国家政策大力支持电子会计档案管理，电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来。同时，电子会计档案管理需关注档案全生命周期管理闭环，解决传统档案管理痛点已迫在眉睫，企业发票管理优化势在必行。

合思档案：一站式档案管理解决方案

合思档案为企业提供了全面且领先的解决方案，以满足不同场景下的档案管理需求，助力企业发票管理优化。

合思档案拥有领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案。该方案广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收。

其领先的单套制电子会计档案管理平台优势显著。它具有便捷调阅不打印、混序归集免组装的特点，涵盖了电子档案（如发票、单据、凭证、账簿、报表等）和纸质档案（如自定义档案、实物备查解决方案等）。大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据能实现秒级查询。档案扩展解决方案可灵活扩展业务模型，通过多途径自动化归集各类介质档案。数电票解决方案则为企业提供9类电子凭证的采集、验签、解析、封装、归档的端到端解决方案，助力企业合规高效应用会计数据标准，有效实现企业发票管理优化。

合思档案核心功能：效率、合规与成本的三重保障

合思档案的核心功能在提高效率、保障合规、降低成本等方面发挥着重要作用，有力推动企业发票管理优化。

• 智能采集：多源数据轻松汇聚
  智能采集功能支持多源采集，包括接口互联自主采集和手动采集自主补录。接口互联可通过自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器能自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。手动采集支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件多张回单/发票自动切割、自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入，为企业发票管理优化提供了丰富的数据采集途径。

• 智能制档：高效关联精准匹配
  智能制档通过规则引擎自动组装，能实现不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证自动关联匹配及组装，可减少90%的人工匹配工作量。它还具备关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。同时，通过字段映射让查阅更便捷，打破业务属性标签，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，大大提升了企业发票管理优化的效率。

• 双模式检测：保障数据真实完整
  “四性检测 + 业务检测”双模式检测方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设。围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯，为企业发票管理优化提供了可靠的数据质量保障。

• 档案管理：精准管控灵活扩展
  在档案管理方面，权限管理精准管控，支持自定义创建用户管理角色、隔离各核算账套数据权限、按照职能角色配置功能和操作权限以及水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，还能灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，有助于企业实现发票管理的精细化和规范化，促进企业发票管理优化。

合思档案应用案例：见证实际效果与价值

合思档案在不同企业的应用场景中展现出了卓越的实际效果和价值，有力推动了企业发票管理优化。

• 某大型企业：业财一体降本增效
  某企业年单据量达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，实现业务、财务数据应收尽收。自动匹配组装档案，使会计凭证上下游单据树状结构呈现。档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯。简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，如业务 + 财务数据穿透联查、会计凭证上下游单据树状结构清晰明了、企业成本降低等，有效实现了企业发票管理优化。

• 集团型企业：标准化落地合规环保
  世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储，OCR识别附件和回单，自动提取发票/回单台账，存储发票/回单原文文件。业务完整性检测，系统取代人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性。单套制落地，混序归档 + 银行回单分类归档，以单套制推进档案无纸化。管理成效实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，如整理匹配效率提升80%、存储空间成本减少300册/年、纸张打印成本减少100万张纸/年等，为企业发票管理优化提供了有力支持。

• 某企业：数据集成高效管理
  某企业存在低效的档案管理现状，如整理环节繁琐、保管环节复杂、存储环节依赖纸质档案、管理方式落后等问题，以及档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理效率低且易损坏丢失、电子发票和电子银行回单存档不合规范等。合思档案的数据集成方案广泛连接，标准统一，接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案即开即用，应收尽收。业务检测方案精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案。跨系统调阅方案通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效包括统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，还实现了成本效益的显著提升，如预估节省总体成本30W +/年、档案匹配耗时减少84%、档案查询耗时减少80%等，极大地优化了企业发票管理。

• 教育集团：简化流程提升效率
  中国最大的K12民办教育集团之一存在业务系统多、数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票处理耗时费力且浪费纸张，实物存档占用空间、易损坏，财务账表归档装订复杂，实物凭证与业务分散、查阅繁琐等问题。合思档案的数据集成方案按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，灵活运用动态API接口。智能化制档方案搭建全业务版式文件自动生成及归档，通过业务映射打破财务数据和业务数据的数标签，搭建业务证据链。电子原文件独立管理完成电子票据的合规存档。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，助力企业在发票管理方面实现优化升级。

企业发票管理优化是企业数字化转型和降本增效的关键环节。合思档案能助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。合思秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，为企业提供可靠的服务保障。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。

如果您的企业也想优化发票管理，解决档案管理难题，不妨拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站、扫描微信公众号二维码和微信小程序二维码联系合思，还可以免费试用，体验合思档案带来的卓越服务。