在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键举措。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的先驱者，早在1995年便已成立，并成为我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务广泛聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大核心业务板块，产品更是广泛应用于国家重点建设项目，2022年3月还成功入选北京市专精特新“小巨人”企业。
然而，即便拥有如此辉煌的成就，动力源在财务数字化转型的道路上也曾遭遇重重困境。2011年，动力源便开启了财务数字化转型和业财融合的征程，踏上了漫长的系统自研之路。但理想很丰满，现实却很骨感，整体流程依旧复杂繁琐，系统之间的壁垒高筑，实际效果与预期相差甚远。直到2021年，动力源与合思展开了深度的财务数字化合作，才为解决这些痛点带来了新的希望。
业务迷宫：动力源的现状与痛点
动力源拥有约2400名员工，旗下设有8家子公司，在全国拥有30多个办事处，甚至在印度、巴基斯坦等国家也设立了分支机构。公司的组织架构十分复杂，涵盖24个1级部门、81个2级部门，分别归属5个业务线和2个营销中心。如此庞大而复杂的业务体系，给财务管理带来了诸多难题。
首先，多系统操作体验极差，员工在提交申请单时需要在各个系统之间频繁切换，操作十分繁琐。而财务人员在处理报销数据时，需要手工录入系统，发票的验真、查重也只能依靠手工进行，这就导致假票、错票、重票的情况难以避免。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间和精力。
其次，系统之间相互割裂，数据分散且信息滞后。同一个报销信息，审批、预算、差标分别分散在多个系统中管理，无法实现及时联动，这使得财务制度难以有效落地。数据报表依赖手工统计，不仅耗时费力，而且管理者无法实时掌握数据信息，难以对业务运营及时进行调整和决策。
最后，动力源的业务覆盖面广，报销模式复杂。公司主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目，报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作十分繁琐。不同类型费用的支付方式也各不相同，进一步增加了财务管理的难度。在这样的情况下，清晰发票记录管理成为了动力源迫切需要解决的问题。
精准破局：合思的解决方案
针对动力源面临的诸多问题，合思提供了一套全面而有效的解决方案。
在系统集成方面，合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行了同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据也与合思费控实现了同步。这样一来，就实现了订单支出成本的实时归集和统计，为企业的财务管理提供了更加准确的数据支持。通过系统集成，清晰发票记录管理也变得更加高效和准确。
合思还推出了无需报销模式。在这种模式下，业务人员因公消费无需垫资、无需开票，大大提升了员工的幸福感。消费过程受到申请单和差标的严格管控，确保了消费的合规性。财务人员可以统一进行对账，系统会自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细也会自动绑定，凭证自动生成并一键归档。这一系列的自动化操作，不仅简化了报销流程，还提高了财务管理的效率，为清晰发票记录管理提供了有力保障。
合思的系统连接能力也十分强大。通过Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，从而打破了数据流转的壁垒。待审批信息会自动同步到各部门负责人，业务数据可以跨系统同步应用，大大加快了业务处理和数据统计的效率。这使得企业能够更加及时、准确地掌握财务信息，实现清晰发票记录管理的目标。
稳步推进：解决方案的实施步骤
合思解决方案的实施是一个循序渐进的过程。
首先是进行系统集成。将动力源的HR系统、BPM系统等与合思费控进行数据同步，确保基础数据和业务数据的一致性和准确性。这是整个解决方案的基础，只有数据准确无误，后续的财务管理工作才能顺利开展。在系统集成的过程中，合思的专业团队会对数据进行全面的梳理和整合，确保清晰发票记录管理的基础工作做到位。
接着是推动无需报销模式的落地。合思会引导员工使用合思费控进行因公消费，让员工逐渐适应新的报销流程和模式。在这个过程中，合思会提供详细的培训和指导，帮助员工熟悉系统的操作方法。同时，合思还会不断优化系统的功能和体验，提高员工的使用满意度。通过无需报销模式的落地，员工的报销流程得到了极大的简化，清晰发票记录管理也更加容易实现。
最后是利用系统连接能力，实现各系统间的数据互通和业务协同。合思通过强大的技术手段，打破了系统之间的壁垒，实现了数据的实时共享和业务的协同处理。这不仅提高了业务处理和数据统计的效率，还为企业的决策提供了更加及时、准确的信息支持。在数据互通和业务协同的过程中，清晰发票记录管理也得到了进一步的加强。
显著成效：转型带来的成果与效益
经过一段时间的实施，合思的解决方案为动力源带来了显著的成果和效益。
在操作体验方面，多系统集成和数据互通使得操作体验得到了全面革新。员工的报销周期从原来的较长时间缩短了3周，效率提升了300%。员工再也不用在各个系统之间频繁切换，报销变得更加便捷高效。这不仅提高了员工的工作满意度，也为企业的运营效率提升做出了贡献。在这个过程中，清晰发票记录管理也更加顺畅，员工能够更加清晰地了解自己的报销情况。
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大地缩短了员工填报时间，简化了报销流程。财务人员也无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，基础工作压力得到了有效降低。从手动制作单据到智能制单，财务人员可以节省更多的精力去做更有价值的工作。清晰发票记录管理也让财务人员能够更加轻松地处理发票相关事务。
在费控方面，财务审批有了更加充分的依据，费控更加合规，结算更加统一。企业无需再为发票的真伪和合规性问题担忧，降低了财务风险。同时，从手动制作单据到智能制单的转变，让财务人员能够将更多的精力投入到财务分析和决策支持等工作中，为企业的发展提供更加有力的支持。清晰发票记录管理为费控的合规性提供了坚实的保障。
在管理方面，实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控。管理者能够实时了解企业的经营数据，随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表，管理者可以及时发现问题，对业务运行做出高效、及时、准确的决策。这彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式，为企业的可持续发展奠定了坚实的基础。清晰发票记录管理为企业的全程管控提供了准确的数据支持。
高度认可：动力源的评价与反馈
动力源通信、海外业务财务总监陈华林对与合思的合作给予了高度评价。他表示，企业数字化转型初期，往往过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。因此，将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，其实更有意义。面对动力源复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始。未来，双方还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。在这个过程中，清晰发票记录管理将继续发挥重要作用。
行动号召：开启财务数字化之旅
合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，已经帮助众多像动力源这样的企业实现了降本增效、合规经营和低碳运营。通过清晰发票记录管理，企业能够更加高效地管理财务信息，提高财务管理的水平和效率。
如果您的企业也面临着财务数字化转型的难题，不妨选择合思，开启高效、智能的财务数字化之旅。现在就可以免费试用合思的产品和服务，亲身感受清晰发票记录管理带来的便利和价值。让合思助力您的企业在数字化浪潮中脱颖而出，实现更加辉煌的发展。
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