在当今数字化浪潮席卷的时代，财务数字化转型已成为众多企业追求高效运营的关键举措。今天，我们聚焦于一家世界500强旗下的教育服务品牌，看看它在财务数字化转型进程中，如何突破重重困境，借助合思的解决方案实现票据存档方法的华丽蜕变。
这家教育服务品牌自2017年建立财务共享中心以来，便踏上了财务数字化转型的征程。2018 – 2022年间，其智能报销系统从1.0升级至4.0，展现出强大的转型决心。2021年12月，子公司成立并迅速扩展至300多家共享单位，业务也从内部服务向外拓展。然而，即便有一定的数字化基础，该企业在票据存档等财务工作方面仍面临诸多难题。
业务迷雾：传统票据存档方法痛点重重
企业的业务和财务系统繁多，且相互独立，如同一个个信息孤岛。这导致数据难以互通，结构化数据提取困难。电子发票的处理更是让人头疼，打印、查重、验伪不仅耗时费力，还浪费大量纸张。
实物存档方面，问题同样突出。大量的实物档案占用了较多的物理空间，需要专人进行管理，增加了企业的成本。而且，档案损坏的情况时有发生，让企业面临着合规风险。
在日常操作中，不断重复的纸质档案录入工作耗时长，还容易出错。发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求高，工作人员需要花费大量的时间和精力。同时，实物凭证与业务分散，无法实现智能搜索和准确查找，档案查阅缺少留痕，也无法多人借阅，导致档案资产的利用率极低。传统的票据存档方法已经成为企业发展的绊脚石。
智慧之光：合思全生命周期电子化票据存档方法登场
合思为该客户提供了全生命周期的电子化会计档案管理方案，为企业的票据存档方法带来了新的曙光。
这套方案的档案数据来源广泛，涵盖了电子档案（载体档案数字化副本）、自研OA、金蝶EAS、实物档案等。自动封装接口多达40种以上，能够广泛连接异构系统，无需开发成本即可介入，真正实现了档案的应收尽收。
接口传输方式也十分多样，有影像支撑、外部设备扫描、人工上传等，方便企业根据自身情况选择合适的方式收集档案数据。
该方案具备强大的自动归档功能，涵盖了智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等多个环节。会计类档案管理范围广泛，内部包括凭证、订单、会计账薄、财务会计报告等，外部包括纸质发票及影像、银行电子回单、税控类电子发票等。合思的解决方案为企业打造了一个全方位、智能化的票据存档方法体系。
落地之径：合思方案实施步骤有条不紊
合思解决方案的实施过程清晰有序。首先，通过多种接口传输方式，将各类档案数据收集到系统中。无论是影像支撑、外部设备扫描还是人工上传，都能确保数据的准确收集。
接着，利用自动归档功能对收集到的数据进行处理。智能组单功能会将相关的档案数据进行组合，让档案管理更加有序。四性检测环节则确保了档案数据的真实性、完整性、可用性和安全性。
之后，对电子档案和实物档案分别进行管理。实现了档案的借阅、移交、鉴定、销毁等操作，并通过权限监控保障数据安全。强大的规则引擎自定义搭建，能够对亿级数据实现秒级调阅，穿透联查无缝衔接，电子原文件独立管理，自主采集结构化字段信息，让财务档案更加“轻量”。这种科学的实施步骤，确保了合思的票据存档方法能够在企业中顺利落地。
成效之果：数字化票据存档方法带来显著效益
实施合思的解决方案后，企业取得了显著的成果。年均60万 + 会计凭证和36万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理，以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，大大简化了会计管理流程，提高了工作效率。
档案多维度穿透查询功能让查阅变得简便高效，以电子借阅为主的方式大幅提升了档案的查阅效率。企业通过了财政部电子凭证试点，成为地方财政局标杆试点企业代表，实现财务数据自动化率91%以上。在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。
财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业财务相关负责人表示有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上。合思的票据存档方法为企业带来了实实在在的效益。
客户之声：高度认可合思票据存档方法
企业财务相关负责人对合思的解决方案给予了高度认可。他认为，通过合思的电子会计档案系统和规则引擎，企业有效管理了大量数据，财务管理效率得到显著提升，成本降低效果明显。该负责人还表示有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上，体现了对合思方案持续推进的积极态度和对未来发展的良好预期。
行动之邀：开启财务数字化票据存档方法新征程
合思作为一款专为中小企业提供的智能财务收支管理系统，具有众多强大功能。差旅申请、商旅线上订购、易商卡线下消费等功能，能简化报销流程，提高财务管理效率。
合思还提供定制化服务，根据企业的特定需求和行业特点量身打造个性化的解决方案。同时，它拥有强大的集成能力，能够与其他ERP系统、CRM系统以及第三方服务平台无缝对接，实现数据的共享和协同工作。
合思凭借其良好的口碑和市场反响，已经赢得了众多客户的信赖和好评，成为业内的佼佼者之一。如果您的企业也面临财务数字化转型的难题，尤其是在票据存档方法上遇到困境，欢迎拨打400 – 105 – 6505与我们联系，或访问www.hosecloud.com了解更多信息，还可以免费试用，开启财务数字化转型新征程。
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