云端发票管理：合思档案助力企业财务档案数字化转型

在纸电混合时代，企业的会计档案管理宛如一座迷雾重重的迷宫，90%的企业都在其中迷失了方向。企业高管们面对着纸质档案管理成本的“大山”，不仅储存占地庞大，而且档案数据宛如被深埋的宝藏，难以挖掘和分析利用。财务人员则深陷在整理档案数据的“泥沼”中，手动匹配、核对确认的工作枯燥又繁复，大量的时间和精力被无情消耗。业务人员在报销时，纸质票据留存和上交的流程繁琐得如同一场漫长的马拉松，耗费了他们大量的时间。

从成本角度来看，纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室、档案柜等存储空间的需求就像一个无底洞，不断吞噬着企业的资源。手工装册归档的重复性工作量如同沉重的枷锁，查询调阅条件的粗糙颗粒度让档案数据无法得到有效利用。更令人担忧的是，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，一旦遭遇不可抗力，纸质档案就可能像脆弱的瓷器一样被损坏，给企业带来巨大的合规风险。

企业在数字化的浪潮中奋勇前行，通过各种系统解决了线上业务处理的问题，但在归档、储存环节，却依然被纸质文件储存的问题所困扰。数据存储存在线下载体，无法保证档案的原生性，这不仅影响了企业财务档案管理的合规性，也阻碍了企业全面数字化的实现。随着数电票的快速扩张，其特殊的管理要求如同一块难啃的骨头，企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求，比如数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件要求写入财务入账信息。

在这片充满挑战的领域中，合思档案如同一位闪耀的领航者，为企业带来了全新的解决方案。合思档案的云端发票管理功能，正是解决这些行业痛点的关键利器。

合思档案云端发票管理解决方案全景

合思档案的云端发票管理提供了领先的单套制解决方案（标准方案）与六大场景解决方案，宛如一张精心编织的大网，广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。

单套制解决方案就像一位高效的管家，实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。业务及管理流程包括实物流转和电轨运行，线上一套电子数据管理，保证了财务档案证据链的完整，全面反映企业经营业务。档案数据之间建立了完整的勾稽关系，相互可穿透查询，纸质原文件混序归档，效率得到了极大提升。会计档案不打印、应收尽收，档案数据完整、真实、合规。

档案扩展解决方案则赋予了企业更大的自主权，可自定义档案类型，实现全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。它提供了可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现了不同档案类型归档接口配置化，企业可以按照自身管理需求自定义归档目录。

证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，如同一位技艺精湛的工匠，提供了不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。它创造性地提供了财务视角下的完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障了财务合规。

合思档案云端发票管理核心功能亮点揭秘

• 多源采集：数据汇聚的智慧枢纽
  合思档案的云端发票管理多源采集功能，如同一个神通广大的收纳盒，实现了多渠道、多系统、多类型的会计资料采集管理。接口互联方面，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案。手动采集支持多种便捷手动数据补录方式，单张PDF大文件、多张回单/发票可自动切割，还可自定义配置Excel导入模板，实现结构化数据批量导入。

• 智能制档：档案组装的智能专家
  智能制档功能是合思档案云端发票管理的一大亮点，通过规则引擎自动组装会计档案。不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少了90%的人工匹配工作量。还有关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。字段映射可让已完成业务证据链组装的档案数据通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

• 档案管理：精细管控的智慧之钥
  档案管理功能实现了多场景适配。权限管理支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录支持自定义档案目录分类、字段自定义维护等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持根据企业制度自主排列、扩展等。

• 档案应用：数据价值的挖掘利器
  档案应用功能实现了电子与实物档案的高度融合。多维检索支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。一站式预览可智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。多场景档案应用包括外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等，档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控，线下实物管理实现电子与实物档案高度关联。

合思档案云端发票管理用户收益解析

• 降本增效：企业资源的优化大师
  合思档案的云端发票管理带来了显著的降本增效效果，能更有效地“收紧钱袋子”。它让企业彻底告别传统手工归档，档案不打印，节约了纸张成本和整理成本。例如，合思档案能为企业节约70%的纸张成本、75%的整理成本。

• 全链路打通：业财税档的无缝桥梁
  电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足了信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析。

• 数据活化：挖掘数据的无尽价值
  合思档案云端发票管理让数据“活起来”，真正实现了档案数据的价值。通过多维检索和一站式预览等功能，用户可快速获取完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控需求。

• 资源重组：企业效益的提升引擎
  前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效得到提升。在一些客户案例中，企业实现了业财一体、管理自动化、流程精简，降低了企业成本，实现了企业效益的最大化。

合思档案云端发票管理典型场景展示

• 大型集团型企业：标准化与合规的保障
  对于大型集团型企业，如世界上最大的重型装备制造商之一，面临着档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理等问题。合思档案的单套制管理方案可实现安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地，助力企业实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。

• 业务系统多数据复杂企业：高效集成与智能制档
  对于业务系统多、数据复杂的企业，如中国最大的K12民办教育集团之一，在采集、存储、整理、利用等档案管理环节存在诸多低效问题。合思档案的数据集成方案可实现应收尽收，统一数据标准；智能化制档方案能搭建全业务版式文件自动生成及归档，实现智能化自动组装；电子原文件独立管理可完成电子票据的合规存档，为参加电子凭证会计数据标准化试点打下基础。

• 数电票时代企业：全流程闭环管理
  在数电票时代，企业面临数电票管理要求特殊的挑战。合思档案的数电票解决方案支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。

• 纸电混合管理企业：简化流程与高效管理
  对于纸电混合管理的企业，如年单据量2.6亿的企业，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案可实现多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯，简化装订流程，快速定位数据，减少打印与邮寄。

合思档案云端发票管理客户成功案例分享

海亮教育作为世界500强企业，使用合思档案的云端发票管理后，所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%，向实现财务无纸化目标迈进。

徐福记作为2023年中国500最具价值品牌企业，多地连锁门店，70 + 分公司，年数据量2.6亿。合思档案云端发票管理上线后全集团无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升。

中交水规院作为新中国组建的第一个水运建设行业规划、设计勘察机构，单套制有效支撑了无纸化政策的落地，切实减少了打印存储的成本。系统上线后档案整理耗时、存储空间和耗材的成本均有显著减少，审计人员对电子会计档案系统所带来的便利性和安全性给予了肯定。

金牌橱柜全球拥有超3000家高端品牌专卖店，积极响应国家政策，与合思档案通力合作，以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现记录资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案的云端发票管理能为企业提供全面、专业的电子会计档案管理解决方案，助力企业解决档案管理痛点，实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。

合思档案拥有广泛的服务网络，在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站为www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。合思秉承以客户为中心的服务理念，成立以来已累计融资超15亿元人民币，拥有强大的研发实力和技术支持，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思。合思档案具备多种优势，如拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证等，通过SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证，能为企业提供安全、稳定、合规的电子会计档案管理服务。

如果您的企业也想体验合思档案云端发票管理带来的优质服务，不妨现在就点击免费试用，开启企业财务档案管理的数字化转型之旅！