在数字化浪潮席卷的当下，电子凭证数字化转型已成为时代的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也迎来航空运输电子客票行程单这一全面数字化电子发票的应用。这些举措宛如强劲的东风，推动我国电子凭证改革驶入了快车道。如今，电子凭证开具端已基本实现数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难等“最后一公里”问题即将得到全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
在这场财务数智化变革的浪潮中，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，凭借敏锐的洞察力和强大的技术实力，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的财务电子档案管理系统——合思档案。它就像一把金钥匙，为企业开启了财务数智化的大门，在推动企业财务数智化方面发挥着举足轻重的作用。
红枣巨头的财务档案管理困局
好想你健康食品股份有限公司，一家成立于1992年的企业，于2011年成功在深交所中小板上市，成为红枣行业的佼佼者。其品牌价值高达154.21亿元，拥有1000多名员工、400多家全国门店、18家归档主体、2万多个零售网点，每年产生的凭证数量多达3.6万份。如此庞大的业务规模和海量的数据，使得好想你在财务档案管理方面面临着诸多挑战。
在传统的财务归档模式下，财务人员需要花费大量的时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一份档案都需要人工仔细核对，不仅效率低下，而且档案遗失的情况也难以避免。一旦档案遗失，后续的查找和补充工作将耗费更多的时间和精力。
此外，纸质档案受限于时间和空间的限制，查找起来极为不便。当需要查阅某一份档案时，工作人员往往需要在堆积如山的纸质档案中逐一寻找，要耗费大量的时间和人力，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。这对于企业的财务管理和决策效率产生了极大的影响。
合思方案：破局财务档案管理难题
面对好想你所面临的这些财务档案管理痛点，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为其量身定制了一套电子会计档案管理解决方案，即财务电子档案管理系统。
打破数据壁垒，实现便捷联查
合思的财务电子档案管理系统打破了数据之间的壁垒，实现了数据同源。所有的财务数据都集中存储在系统中，财务人员可以通过一键联查的功能，快速获取所需的信息。无论是单据、发票、回单还是凭证，都可以在系统中轻松找到，大大提高了工作效率。例如，当财务人员需要核对某一笔业务的相关信息时，只需在系统中输入关键词，就可以快速调出与之相关的所有数据，无需再像以前那样在不同的文件和系统中来回查找。
自动组装档案，提升审计效率
该系统还具备自动组装档案的功能，能够根据预设的规则将相关的财务数据自动整理成档案。在内外审计过程中，以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。审计人员可以直接在系统中查阅电子档案，进行数据比对和分析，无需再花费大量的时间和精力去翻阅纸质档案。同时，系统还可以生成详细的审计报告，为审计工作提供了有力的支持。
虚实匹配，精准定位实物档案
合思利用虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子档案与实物档案的匹配。每一份实物档案都对应着一个唯一的二维码，通过扫描二维码，查阅者可以快速获取该档案的电子信息，并定位其在库房中的位置。这样，即使是在海量的实物档案中，也能迅速找到所需的档案，实现了档案的精准管理。
显著成效：降本增效成果斐然
合思的财务电子档案管理系统为好想你带来了显著的降本增效成果。
在人工耗时方面，通过系统的自动化处理和便捷的查询功能，减少了90%的人工耗时。财务人员无需再花费大量的时间进行手工核对和查找档案，工作效率得到了极大的提升。
总部接收管理耗时也大幅减少了80%。以往，总部需要花费大量的时间来接收和整理各分支机构的财务档案，现在通过系统的实时传输和集中管理，总部可以快速获取和处理相关数据，大大提高了管理效率。
借阅管理方面，减少了67%的管理耗时。借阅者可以在系统中直接提交借阅申请，管理人员可以通过系统进行审批和管理，整个借阅流程更加便捷高效。
从成本角度来看，预计每年可减少综合成本20万元。这不仅包括人工成本的降低，还包括纸张、存储设备等方面的成本节约。
合思财务电子档案管理系统的优势与未来展望
合思的财务电子档案管理系统具有众多优势和价值。它基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供了全方位的财务数智化服务。通过该系统，企业可以实现降本增效、合规经营和低碳运营的目标。
截至目前，已经有7000多家付费企业、300多万未来财务人选择了合思，他们通过使用合思的财务电子档案管理系统，成功实现了降本增效等目标。这充分证明了合思在财务数智化领域的实力和影响力。
在未来，随着电子凭证数字化转型的不断深入，合思的财务电子档案管理系统将在推动更多企业财务数智化方面发挥更大的潜力。它将不断升级和完善，为企业提供更加优质、高效的服务。
如果您的企业也面临着财务档案管理的难题，不妨选择合思的财务电子档案管理系统。现在，您可以拨打我们的电话400 – 105 – 6505，或者访问我们的网址www.hosecloud.com，通过扫描二维码，了解合思档案和更多成功案例。您还可以免费试用我们的财务电子档案管理系统，亲身感受它的强大功能和便捷体验。让合思陪伴您一起开启财务数智化的新篇章！
点击注册合思，免费试用 14 天，注册链接：http://www.ekuaibao.com/
