在当今数字化浪潮中，电子凭证时代已然来临。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，航空运输电子客票行程单实现数字化。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入快车道。然而，电子凭证在接收、报销、入账、归档等环节仍存在诸多难题，最后一公里待解决。
传统纸质档案管理更是痛点重重。以好想你健康食品股份有限公司为例，财务归档时需耗费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，还可能出现档案遗失的情况。而且，纸质档案受时间和空间限制，查找起来极为耗时，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。在这样的背景下，合思智慧档案解决方案应运而生。
全流程打通：合思智慧档案解决方案的独特优势
合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思智慧档案解决方案。该方案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位财务数智化服务。
合思智慧档案解决方案就像一条无形的纽带，将电子凭证处理的各个环节紧密连接起来，让企业财务档案管理更加顺畅高效。它打破了传统管理模式的局限，实现了从源头到末端的全流程数字化管理。
核心功能亮点：技术与管理的完美融合
合思智慧档案解决方案的功能蓝图涵盖多个方面，展现出其强大的技术优势和独特的管理特色。
– 便捷调阅不打印
无需打印纸质档案，即可实现便捷调阅，大大节省了时间和资源。
– 混序归集免组装
能够对档案进行混序归集，避免了繁琐的组装过程，提高了工作效率。
– 电子会计档案全生命周期管理：
– 智能采集：借助外部生态如OCR识别、RPA技术等，以及内部系统如EAI插件、API接口等，实现档案的智能采集。
– 预归档服务：集成服务、规则引擎、元数据服务等，为档案的预归档提供有力支持。
– 基础管理：包括档案存储、检索、借阅、销毁等功能，确保档案管理的规范化和科学化。
– 档案服务：提供辅助审计、项目管理、统计分析等服务，为企业决策提供数据支持。
在档案管理方面，合思智慧档案解决方案实现了精准权限管控，确保档案信息的安全。档案目录可以灵活扩展，满足企业不同的管理需求。同时，采用水印管理，档号符合国标要求，保证了档案的规范性和合法性。
在档案利用方面，具备多维检索、一站式预览功能，支持在线借阅、异构系统联查。实物混序归档、可视化盘点档案数据，让档案利用更加便捷高效。
企业收益显著：成本效率合规多赢
企业使用合思智慧档案解决方案能获得多方面的收益。
– 自动化归档告别重复性工作
通过自动化技术，实现档案的自动归档，告别了繁琐的重复性工作，让员工将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。
– 档案利用便捷高效
便捷的调阅和检索功能，让档案利用更加高效，节省了大量的时间和人力成本。
– 档案数据同源透明流转
档案数据同源，保证了数据的准确性和一致性。透明的流转过程，便于企业进行监控和分析，为企业决策提供有力支持。
以一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业为例，使用合思智慧档案解决方案后，年节约打印成本可达30万元，年节约存储成本675元，年节约档案室成本14,235元，年节约人力成本24,000元，年总节约成本高达338,910元。这充分体现了该方案在成本控制方面的显著优势。
典型应用场景：多行业适用性广泛
合思智慧档案解决方案在不同企业类型中都有典型的应用场景，展现出其广泛的适用性。
– 食品行业
好想你健康食品股份有限公司面临归档难、查找慢、成本高、不合规等问题。合思智慧档案解决方案为其实现了便捷利用，一键联查，工作效率得到有效提升。借助虚拟档案库房和二维码，实现了电子与实物的匹配，查阅者查询电子档案即可定位实物位置。
– 餐饮行业
云南菜品牌连锁企业存在纸质档案打印成本高、存储成本高、资料查找困难等问题。合思智慧档案解决方案落地财务数字化，提高了总部和门店业财融合效率80%，实现了记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单，节省打印、存储等总体成本30万/年。
成功案例分享：实力见证卓越
多个行业客户使用合思智慧档案解决方案取得了显著的成功。
– 金牌橱柜家居科技股份有限公司
通过合思智慧档案解决方案统一存储凭证、单据、合同、回单等四证，实现了业务证据链完整，数据共享、一站式查阅。银行回单无纸化，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性达100%。
– 帆书
采用合思智慧档案解决方案实现了全量财务档案数字化存储，电子和实物档案高度关联，线上化管理各类数据。仓储需求减少70%，纸张、档案盒、箱子节约近90%，总节约成本500万/年，结账时间从T + 15缩短至T + 5。
在电子凭证数字化转型的浪潮中，企业面临着诸多挑战和机遇。合思智慧档案解决方案能够进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。希望企业能借助合思智慧档案解决方案实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限资源发挥更有效的作用。
如果您想进一步了解合思智慧档案解决方案，欢迎拨打我们的电话400 – 105 – 6505，或访问我们的网址www.hosecloud.com，也可扫描二维码了解更多案例。现在，您还可以免费试用合思智慧档案解决方案，亲身体验其带来的便捷与高效。
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