合思档案解决方案：开启企业财务档案管理新时代

在当今纸电混合的时代，企业在财务档案管理方面正面临着重重困境。企业高管们为纸质档案管理成本居高不下、占地空间庞大且档案数据难以有效分析利用而忧心忡忡；财务人员每日耗费大量时间手动整理档案数据，工作单调又繁琐；业务人员报销纸质票据时，流程复杂得让人望而却步。

纸质档案带来的成本问题不容小觑。显性成本方面，纸质凭证输出的耗材费用节节攀升，档案室和档案柜等存储空间需求不断增大；隐形成本上，手工装册归档的重复性工作犹如一座大山，查询调阅条件的粗糙使得数据无法得到有效利用；更不用说合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，纸质档案还容易因不可抗力因素而损坏。

随着2025年数电票全覆盖的目标日益临近，企业财务档案管理又迎来了新的挑战。数电票管理要求特殊，必须经过验签、解析并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息等。企业在推行数字化的过程中，虽然解决了线上业务处理的问题，但在归档、储存环节，仍然存在纸质文件储存和数据存储线下载体的问题，无法保证档案的原生性，这不仅影响了财务档案管理的合规性，也阻碍了企业全面数字化的进程。

而合思档案解决方案，正是企业摆脱这些困境的有力武器。

合思档案方案全景：多面出击满足多元需求

合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）与六大场景解决方案。这种丰富的方案类型，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。它就像一个万能连接器，广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，真正做到应收尽收。

单套制解决方案更是独具优势。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装，仅通过线上一套电子数据进行管理。财务档案证据链完整，能够全面反映企业的经营业务，档案数据之间建立了完整的勾稽关系，相互可穿透查询。纸质原文件混序归档，大大提高了效率，会计档案无需打印，就能保证档案数据的完整、真实与合规。

档案扩展解决方案则为企业提供了更大的灵活性。它可以自定义档案类型，通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。同时，它提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，让不同档案类型的归档接口配置化成为现实。

证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供了不同组合形式的档案匹配组装能力。它依照不同类型档案的规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整的档案证据链。而且，它创造性地提供了财务视角下的完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链的完整性，为财务合规保驾护航。

核心功能亮点：科技赋能档案管理

• 多源采集：灵活获取数据
  多源采集功能支持接口互联与自主采集。基于跨系统数据集成的要求，它提供自动生成式Open API，实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，它也支持手动采集、自主补录，提供多种便捷的手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。

• 智能制档：高效整合数据
  智能制档功能通过规则引擎实现电子凭证数据的自动匹配组装。会计档案关联规则可以可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少了90%的人工匹配工作量。同时，它具备辅助人工整理和关联任务执行进度可视化的特点。此外，通过字段映射，让查阅更加便捷。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

• 专用格式版式文件：轻量存储创新
  专用格式版式文件功能可自主采集结构化字段信息，让财务档案更加“轻量”，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件的实时转化，降低了企业档案存储成本。它支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件可以自定义调配生成，使档案的可扩展性更强。

• “四性检测+业务检测”：保障数据质量
  “四性检测+业务检测”双模式检测方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设。它围绕财务数据文件、文件与文件之间的业务关系，展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同的业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据的完整性，检测结果可查阅、可追溯。

用户收益剖析：价值提升多维度呈现

• 助力CEO/高管决策数智化
  对于CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理。它提升了企业财务档案的利用效率，挖掘了财务档案数据的价值，助力企业决策实现数智化。同时，它还能提升财务服务效率，打响数字化转型的决胜之战，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。

• 解放归档员/财务生产力
  对于归档员/财务来说，合思档案提高了工作效率，让他们告别了重复低价值的工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控和分析，能够轻松完成档案管理，提高档案利用效率。

• 优化外部审计流程
  对于外部审计，合思档案实现了审计不进档案室，让档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料，大大简化了审计流程。

合思档案能为企业显著降本增效，更有效地“收紧钱袋子”，彻底告别传统手工归档，档案无需打印。它是闭环全量业财系统的“连接器”，补足了信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路。让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。同时，它实现了资源重组，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效得到提升。

典型场景应用：贴合实际彰显实力

• 共享调阅：精准查询高效利用
  在共享调阅场景中，合思档案满足了企业多维度、精细化的档案查阅需求。它支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控的要求。不同人员，如财务人员、业务人员、审计人员、管理人员，都有相应的便捷查询和使用方式。

• 数电票管理：全流程闭环掌控
  在数电票管理场景中，合思档案提供了数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案。它支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现了数电票全流程的闭环管理，涵盖获取、业务、入账、归档等环节。

• 实物备查：精细化管理新突破
  在实物备查场景中，合思档案基于会计档案原文件保管要求，对“纸电混合”阶段的实物档案进行精细化管理。通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步，完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现了实物档案的创新管理和便捷利用，有打标 – 到单 – 装盒 – 上架、集团共享批量作业、极简管理低碳环保等服务场景。

• 大数据管理：高效处理释放价值
  在大数据管理场景中，面对数电票时代企业内外部电子数据爆发式增长的情况，合思档案大数据解决方案深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高了档案管理效率，释放了档案数据价值。它包括支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件，动态API接口接收、大文件切割识别、异步批次处理，元数据级检索、海量数据秒级查询，海量数据支撑加密、防篡改、防泄露、备份、日志记录等安全存储机制，档案数据证据链式组装下载、电子文件可选式组合下载、场景化应用合并下载等。

众多企业已经从合思档案解决方案中受益。海亮教育使用合思档案后，所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%，向实现财务办公室无纸化目标迈进。某企业年单据量2.6亿，使用合思档案后实现多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收，自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现，档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯，简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。某集团型企业采用合思档案单套制管理方案后，实现标准化落地，共享中心统建档案管理系统实现档案共享，统一原始凭证附件要求，会计档案管理制度标准化、制度化，力保电子会计档案合规，响应“双碳”指标，实现财务档案管理无纸化，档案应用数字化，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。某企业使用合思档案解决了档案管理低效、数据未有效整理利用、检索困难、存档不合规范等问题，实现统一储存，打破数据孤岛，整合各类会计资料；业务证据链完整，实现业财一体双向穿透；数据共享，一站式查阅业务全貌；全生命周期管理，有效减低财务管控风险，预估节省总体成本30W +/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

如果您也想解决企业财务档案管理难题，实现降本增效、数字化转型，不妨选择合思档案，现在就可以免费试用，体验其强大功能。联系电话400 – 105 – 6505，网址www.hosecloud.com 。