合思档案：引领财务档案管理系统数字化变革

在当今数字化浪潮席卷的时代，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025年数电票将实现全覆盖，这意味着企业财务档案管理必须直面新的挑战，信息化建设亟需加快步伐。数电票需要经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合的时代，企业不同层级人员都面临着各自的难题。企业高管面临着纸质档案管理成本高、占地大，且档案数据缺乏汇总整理，难以进行分析利用的问题；财务人员则被大量的档案数据困扰，整理工作不仅耗时，还需要手动逐一匹配、核对确认，枯燥繁琐的工作消磨了他们的工作热情；业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，流程繁琐且耗费时间。

此外，企业财务档案管理还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。高显性成本体现在纸质凭证输出耗材成本高，以及对档案室、档案柜等存储空间的大量需求；高隐形成本表现为手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据无法有效利用；高合规风险则是由于电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，以及不可抗力可能导致纸质档案损坏。

企业在推行数字化的过程中，虽然通过OA系统、资金系统、合同系统、CRM系统、费控系统等建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍然没有解决纸质文件储存的问题，数据存储仍依赖线下载体。面对这些痛点和挑战，合思档案这款领先的财务档案管理系统应运而生。

合思档案：财务数智化的先锋力量

合思档案是北京合思信息技术有限公司旗下的一款单套制电子会计档案管理平台。该公司创立于2014年，是一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。凭借敏捷的财务收支管理平台，合思帮助企业挖掘更多净利润。

合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务。它致力于解决企业内外交困的档案管理问题，如节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，保障管理合规性等。

合思档案能够实现电子会计档案全流程的合规化、自动化、数字化闭环管理，涵盖发票、单据、凭证、账簿、报表等功能模块，为企业提供了一站式的财务档案管理解决方案。

使命愿景：助力企业财务数字化转型

合思档案的使命不仅仅是打造一款电子档案管理产品，更是将管理与服务深度融合。它携手企业，碰撞出协作的价值，助力企业实现业财融合，提升财务服务效率，在数字化转型的浪潮中打响决胜之战。

其愿景是帮助企业沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，实现降本增效。通过数字化手段，合思档案帮助企业节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。

合思档案始终以客户为中心，聆听用户需求并进行产品迭代，让每一个企业都能更好地享受数字化转型带来的降本增效，助力企业实现会计档案价值的深度应用。它推动企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路。

模块功能：构建全方位财务档案管理体系

• 智能采集模块：多元数据一网打尽
  智能采集模块是合思档案的重要入口，它包括外部生态的规则引擎、业务映射、版式文件等，以及内部的EAI插件、API接口、采集平台等。该模块可实现多渠道、多系统、多类型的会计资料采集管理，支持多种格式，还支持手动采集和自主补录。通过智能采集模块，企业可以轻松地将各种来源的财务档案数据汇聚到合思档案财务档案管理系统中。

• 预归档服务模块：数据安全的守护者
  预归档服务模块提供自动归档、业务检测、检测台账等功能，能够保障归档数据的真实、完整、安全、可用。在数据进入正式归档之前，该模块会对数据进行全面的检测和审核，确保数据的质量和合规性，为后续的档案管理工作打下坚实的基础。

• 基础管理模块：规范档案管理秩序
  基础管理模块涵盖档号管理、账套管理、组织权限管理等内容。系统规范预置档号，支持自定义档案目录分类和权限管理。通过基础管理模块，企业可以建立起科学、规范的档案管理体系，确保档案数据的有序存储和管理。

• 档案服务模块：实现电子与实物档案融合
  档案服务模块具备身份调查、全文检索、档案借阅等功能，还包括实物管理方案，实现了电子与实物档案的高度融合。无论是电子档案还是实物档案，用户都可以通过该模块进行便捷的查询、借阅和管理，大大提高了档案的利用效率。

功能亮点：凸显独特优势

• 大数据解决方案：海量数据高效处理
  合思档案的大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，能够实现海量数据的秒级查询。在深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，该方案都能提高档案管理效率，释放档案数据价值。通过大数据技术，企业可以更加深入地挖掘财务档案数据中的潜在价值，为企业决策提供有力支持。

• “四性检测 + 业务检测”双模式检测方案：保障数据合规安全
  “四性检测 + 业务检测”双模式检测方案是合思档案的一大创新亮点。该方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间的业务关系展开检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同的业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，确保企业财务档案管理符合合规要求。

• 档案扩展解决方案：灵活扩展管理范围
  档案扩展解决方案允许企业自定义档案类型，实现全流程的扩展管理。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，企业可以轻松扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。这一功能使得合思档案财务档案管理系统能够更好地适应企业多样化的档案管理需求。

• 共享调阅解决方案：满足精细化查询需求
  共享调阅解决方案满足了企业多维度、精细化的档案查阅需求。它支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力。用户可以根据自己的需求快速准确地找到所需的档案数据，大大提高了档案的查询效率。

产品优势：合规降本增效

• 合规性优势：合法合规的保障
  合思档案符合国家政策要求，实现了电子会计档案的合规性管理。它通过了多项安全认证和官方试点验收，能够保障企业财务档案管理的合法合规。在日益严格的监管环境下，合规性是企业财务档案管理的重要保障，合思档案为企业提供了可靠的解决方案。

• 降本增效优势：节约成本提升效率
  合思档案能够节约纸张成本、整理成本，提升检索效率。据统计，使用合思档案可以节约70%的纸张成本、75%的整理成本，检索效率提升90%。同时，还能减少装订匹配耗时、利用耗时、打印成本和空间成本等。通过降低成本和提高效率，合思档案帮助企业在财务档案管理方面实现了显著的优化。

• 数据利用优势：激活档案数据价值
  合思档案让数据“活起来”，真正实现了档案数据的价值利用。它实现了档案数据资产化，提供统计分析功能，支持多维检索和一站式预览，实现了业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。通过对档案数据的深入挖掘和分析，企业可以更好地了解自身的财务状况，为决策提供有力支持。

• 连接与迭代优势：适应变化不断升级
  合思档案具有广泛连接的能力，能够连接各类异构业财系统，广泛采集数据。同时，它拥有稳定的迭代能力，能够及时应对变化，满足接收管理数电票的能力。在不断变化的市场环境和技术发展的背景下，合思档案能够保持与时俱进，为企业提供持续的支持和服务。

目标用户与应用场景：广泛适用

合思档案的目标用户包括CEO/高管、归档员/财务、外部审计等。对于CEO/高管来说，合思档案可以帮助他们沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，助力企业决策数智化；对于归档员/财务而言，它可以提高工作效率，告别重复低价值的工作，轻松完成档案管理；对于外部审计人员，合思档案实现了档案外审的在线化、可溯源，支持一键查询借阅，权限一键下放/回收。

合思档案的应用场景涵盖了事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等不同类型的企业。例如，广东某高校、中交集团、好想味、海亮教育科技服务集团等都在使用合思档案解决会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力、档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一等问题。

成功案例：见证卓越成效

海亮教育作为世界500强企业，此前老板要求实现财务办公室无纸化。使用合思档案后，所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%。

徐福记作为2023年中国500最具价值品牌，拥有多地连锁门店和70 + 分公司，年数据量达2.6亿。合思档案上线后，全集团实现了无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升。

中交水规院作为新中国组建的第一个水运建设行业规划、设计勘察机构，合思档案的单套制有效支撑了无纸化政策的落地，切实减少了打印存储的成本。系统上线后，档案整理耗时、存储空间和耗材的成本均有显著减少，审计人员对电子会计档案系统所带来的便利性和安全性给予了肯定。

金牌橱柜全球拥有超3000家高端品牌专卖店，积极响应国家政策，与合思档案通力合作。以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现记录资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效。

合思档案是一款功能强大、优势明显的财务档案管理系统，它能有效解决企业在财务档案管理方面的痛点和挑战，帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择，合思档案将是企业的得力助手。

合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com。欢迎企业咨询合作，一起开启财务档案管理的数字化新时代。现在就可以免费试用合思档案财务档案管理系统，体验它为您带来的高效、智能、合规的财务档案管理解决方案。