在数字化浪潮席卷的当下，我国电子凭证改革正以前所未有的速度推进。2024年11月1日，铁路旅客运输领域开启全面数字化电子发票的推广使用；仅仅一个月后，12月1日民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措宛如强劲的东风，标志着我国电子凭证改革驶入了快车道。电子凭证开具端已基本完成数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题即将全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
在这场财务数智化的变革大潮中，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，宛如一颗璀璨的明星，闪耀着智慧的光芒。合思推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，为企业实现电子会计档案管理数字化转型提供了强有力的支持，在财务数智化领域占据着举足轻重的地位。
金牌橱柜：档案管理困境待解
高端家居巨头的档案管理痛点
金牌橱柜家居科技股份有限公司，自1999年成立以来，一直致力于成为国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商。它拥有国家认定厨房工业设计中心，更是国家认定的“智能制造示范企业”，在行业内声名远扬。然而，即便如此强大的企业，在档案管理方面也面临着诸多难题。
在整理环节，会计档案如同散落在各个角落的珍珠，分散于不同的系统之中，档案数据难以有效利用。工作人员需要逐一打印相关资料，再进行手工匹配、组装、装订，最后上架保存。这一系列繁琐的操作，不仅耗费大量的人力和时间，还容易出现错误，效率极其低下。
在保管环节，财务部门需要临时保管档案1年，1年后再移交至综合档案管理部门。这期间涉及到档案的交接和转移，增加了管理的复杂性和风险。
在存储环节，企业设立了独立的档案室来存放纸质档案。随着业务的不断发展，纸质档案的数量与日俱增，档案室的空间逐渐变得紧张，管理成本也随之增加。同时，纸质档案容易受到损坏、丢失等风险的影响，给企业的档案管理带来了极大的挑战。
合思档案：精准破局良方
统一存储：打破数据孤岛
合思档案为金牌橱柜提供的解决方案，犹如一把金钥匙，打开了档案管理的新局面。首先，合思档案实现了统一存储，打破了数据孤岛的局面。它将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，统一储存，统一标准，统一管理。就像将散落的珍珠串成了一条美丽的项链，让档案数据变得有序且易于管理。通过这种方式，企业可以更加高效地利用档案数据，为决策提供有力的支持。
业务证据链完整：业财一体双向穿透
合思档案注重会计资料之间关系的搭建，实现了以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。这意味着企业可以从业务的角度出发，全面了解财务数据的来龙去脉，也可以从财务数据中追溯到具体的业务活动。这种紧密的联系使得企业的财务管理更加透明、高效，能够及时发现和解决问题，提高企业的运营效率。
数据共享，一站式查阅：便捷高效的档案查询体验
合思档案以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，实现了数据共享和一站式查阅。工作人员只需在系统中输入相关关键词，即可快速准确地找到所需的档案资料，查阅便捷高效。这大大节省了查询时间，提高了工作效率，让企业的档案管理更加智能化。
银行回单无纸化：降本增效的利器
在银行回单管理方面，合思档案实现了海量银行回单的自动采集、切割、组装，全面实现了无纸化管理。这不仅减少了纸质回单的使用，降低了成本，还提高了回单管理的准确性和效率。通过无纸化管理，企业可以节省大量的人力和物力资源，实现降本增效的目标。
成效显著：金牌橱柜的华丽转身
时间成本大幅降低
金牌橱柜应用合思档案后，取得了显著的成效。在档案匹配方面，耗时减少了84%。原本繁琐的手工匹配工作，现在通过合思档案的智能系统，能够快速准确地完成，大大提高了工作效率。在档案查询方面，耗时减少了80%。工作人员再也不用在堆积如山的纸质档案中苦苦寻找所需资料，只需轻轻一点，相关档案便呈现在眼前。
成本节省可观
预估节省总体成本30万+/年。这主要得益于合思档案的无纸化管理和高效的工作流程。减少了纸质档案的使用和保管成本，以及人力成本的投入，让企业在档案管理方面实现了真正的降本增效。
档案合规性100%
合思档案严格遵循相关法律法规和企业的内部规定，确保档案的合规性。金牌橱柜在使用合思档案后，档案合规性达到了100%。这为企业的稳健发展提供了有力的保障，避免了因档案管理不合规而带来的风险。
合思档案：未来可期
电子文档归档系统在企业的数字化转型中扮演着至关重要的角色，合思档案作为一款优秀的电子文档归档系统，通过帮助金牌橱柜等众多企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，展现出了强大的实力和价值。未来，合思将继续秉承以客户为中心的服务理念，不断创新和优化产品功能，为更多企业提供优质的财务数智化服务，让有限的资源发挥出更有效的作用。
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