会计档案信息化管理：合思档案助力企业降本增效

在数字化浪潮席卷的当下，电子凭证管理正经历着深刻变革。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广数字化电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，启用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道。然而，电子凭证接收、报销、入账和归档的“最后一公里”难题，依旧横亘在众多企业面前，亟待解决。

传统的纸质档案管理模式，宛如一座陈旧的堡垒，存在着诸多难以忽视的问题。以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档环节，工作人员需要投入大量时间，逐一确认单据、发票、回单和凭证的一致性。即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。而且，纸质档案受时间和空间的双重限制，查找时犹如大海捞针，耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。此外，许多企业还面临着档案管理成本居高不下的困境。高新兴科技集团在报销、采购付款等业务流程中，需要进行打印、整理、装订及归档等操作，不仅占用了大量库房空间，还增加了人员管理成本。同时，其借阅流程及实物借出手续繁琐，效率低下。更为严重的是，企业档案管理还存在着合规隐患。高新兴科技集团电子源文件未合规保存，不符合会计电子档案管理法规，档案归档规范仅依靠人工控制，缺乏系统化管控，合规性难以保障。

这些问题充分暴露了企业在会计档案信息化管理方面的短板，也凸显了会计档案信息化管理的紧迫性和重要性。

合思档案：开启会计档案信息化管理新时代

合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地洞察到了企业的痛点，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。其目标明确，旨在解决企业电子凭证管理难题，推动电子凭证全流程无纸化，为企业的会计档案信息化管理提供有力支持。

合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。其功能蓝图涵盖多个关键方面，便捷调阅不打印，让企业摆脱纸质档案的束缚；混序归集免组装，提高档案整理效率；电子会计档案全生命周期管理，包括采集、制、管、用四个环节，实现了档案管理的全面覆盖。在业务层，涵盖内部产生的记账凭证、报销单据等，外部接收的银行回单、OA系统等，核算系统的财务系统、资金系统等；应用层则有辅助审计、证据方案库等，为企业的会计档案信息化管理提供了丰富的应用场景。

合思档案核心功能：精准赋能会计档案信息化管理

• 档案采集：高效互联智能解析
  在档案采集环节，合思档案展现出强大的功能优势。它具有开放式接口互联·自主采集的特点，能够与各类系统进行无缝对接，实现档案数据的自动采集。大文件自动切割·数电票自动化解析功能，更是大大提高了数据采集的效率和准确性。通过这些功能，合思档案能够高效采集各类档案数据，为企业的会计档案信息化管理奠定坚实基础。

• 档案制档：智能关联合规保障
  档案制档是确保档案数据准确性和合规性的关键环节。合思档案实现了智能关联·自动组装，能够将相关的档案数据进行自动关联和组装，减少人工干预，提高工作效率。同时，它还进行四性检测·业务检测·自定义版式文件，对档案数据进行全面检测和审核，确保档案数据符合相关法规和企业要求。通过这些措施，合思档案为企业的会计档案信息化管理提供了可靠的合规保障。

• 档案管理：安全规范灵活扩展
  档案管理的安全性和规范性至关重要。合思档案做到了精准权限管控·档案目录灵活扩展，通过设置不同的权限级别，确保只有授权人员能够访问和操作档案数据。水印管理·档号符合国标要求，进一步保障了档案数据的安全和规范。同时，档案目录的灵活扩展功能，能够满足企业不断变化的档案管理需求，为企业的会计档案信息化管理提供了强大的支持。

• 档案利用：多维检索便捷高效
  档案利用是档案管理的最终目的。合思档案支持多维检索·一站式预览，用户可以通过多种方式快速检索所需档案信息，并进行一站式预览，提高了信息获取的效率。在线借阅·异构系统联查功能，方便用户在不同系统之间进行档案数据的查询和借阅，实现了数据的共享和流通。实物混序归档·可视化盘点档案数据，让档案管理更加直观和便捷。通过这些功能，合思档案为企业的会计档案信息化管理提供了便捷高效的利用途径。

合思档案应用收益：全方位提升企业价值

• 成本节约：真金白银看得见
  在成本节约方面，合思档案为企业带来了实实在在的收益。不同企业通过使用合思档案节省了大量成本。一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业，年总节约成本达338,910元；好想你健康食品股份有限公司预计减少综合成本20万元/年。这些数据充分证明了合思档案在成本控制方面的显著成效，为企业的会计档案信息化管理带来了可观的经济效益。

• 效率提升：业务流程加速度
  合思档案在提升企业效率方面也表现出色。众多企业的档案整理、查询等效率大幅提高。高新兴科技集团归档效率提升90%；海亮教育科技服务集团档案整理匹配效率提升90%。通过提高工作效率，企业能够更加快速地响应市场变化，提升自身的竞争力，这也是会计档案信息化管理的重要价值体现。

• 合规性增强：法规遵循无风险
  合规性是企业运营的重要保障。合思档案帮助企业满足会计电子档案管理法规要求，避免合规风险。中文传媒通过对接标准工具包，实现OFD文件与XBRL工具包原生存储，通过四性检验与业务校验保证档案原生存储安全合规。通过合思档案，企业能够确保会计档案管理的合规性，避免因违规行为带来的法律风险，为企业的稳定发展提供有力支持。

• 数据利用：决策支持更高效
  企业能够更高效地利用档案数据进行决策和管理。合思档案支持跨系统调阅、在线借阅等，高效服务于企业内审。通过对档案数据的深入分析和挖掘，企业能够获取有价值的信息，为决策提供科学依据，提升企业的管理水平和决策能力，这也是会计档案信息化管理的核心目标之一。

合思档案行业应用：广泛适配各领域需求

• 食品行业：打破壁垒高效管理
  在食品行业，好想你健康食品股份有限公司面临归档难、查找慢、成本高、不合规等问题。合思档案帮助其打破壁垒，实现数据同源，自动组装，审计便捷，实物高效管理。通过合思档案，好想你健康食品股份有限公司能够更好地管理会计档案，提高工作效率，降低成本，增强合规性，为企业的发展提供有力保障。

• 餐饮行业：自动化转型显成效
  餐饮行业的COMMUNE幻师，存在成本高、效率低、合规难等问题。通过上线电子会计档案管理系统，实现自动化归档和财务数据分析，去人工化，资产化，取得了显著的效益。纸张使用量减少88%，存储空间节省79%，年节约成本5000万元，报销效率提升300%。合思档案为餐饮行业的会计档案信息化管理提供了成功的范例。

• 家居行业：统一存储数据共享
  家居行业的金牌橱柜家居科技股份有限公司，会计档案散落各系统，管理利用困难。合思档案实现统一存储，业务证据链完整，数据共享，一站式查阅，银行回单无纸化。通过合思档案，金牌橱柜家居科技股份有限公司能够整合会计档案资源，提高档案管理的效率和质量，为企业的发展提供有力支持。

• 数字阅读和知识服务行业：数字化建设新突破
  数字阅读和知识服务行业的帆书，面临档案装订工作量大、打印成本和存储成本高、企业发展难支撑等问题。合思档案助力其实现全量财务档案数字化存储，电子&实物档案高度关联，提升数字化建设水平。通过合思档案，帆书能够更好地管理会计档案，提高工作效率，降低成本，为企业的数字化转型提供有力支持。

合思档案客户案例：真实数据见证价值

• 好想你健康食品：大幅降本提效
  好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少90%人工耗时，总部接收减少80%管理耗时，借阅管理减少67%管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。这些数据充分证明了合思档案在提高工作效率、降低成本方面的显著成效，为企业的会计档案信息化管理提供了有力支持。

• COMMUNE幻师：显著节约成本
  COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少88%，存储空间节省79%，年节约成本5000万元，报销效率提升300%。合思档案帮助COMMUNE幻师实现了自动化归档和财务数据分析，取得了显著的经济效益和管理效益。

• 云海肴：全面无纸化管理
  云海肴通过合思档案实现全面无纸化管理，节省打印、存储等总体成本30万/年，业财融合提升80%，财务提效90%，100%的合规降本。合思档案为云海肴的会计档案信息化管理提供了全面的解决方案，帮助企业实现了降本增效和合规经营。

• 金牌橱柜：高效管理档案
  金牌橱柜家居科技股份有限公司应用合思档案后，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性达100%。合思档案帮助金牌橱柜家居科技股份有限公司提高了档案管理的效率和质量，为企业的发展提供了有力支持。

我国电子凭证数字化转型的步伐将进一步加快，电子凭证全流程无纸化时代已经来临。企业应顺应这一趋势，积极采用先进的电子会计档案管理解决方案，以实现降本增效、合规经营和低碳运营。合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，具有强大的实力和广泛的服务网络。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效，值得更多企业信赖。

如果您的企业也想提升会计档案信息化管理水平，不妨抓住这次电子凭证数字化转型的机遇，选择合思档案。现在，您可以拨打联系电话400 – 105 – 6505，访问网址www.hosecloud.com，扫描二维码了解合思档案和更多案例。欢迎您免费试用合思档案，开启会计档案信息化管理的新篇章！