在数电票时代的浪潮下，企业财务档案管理正面临着前所未有的新挑战。2025年即将实现数电票的全覆盖，这意味着企业的财务档案管理信息化建设急需加快步伐。数电票要求经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还需写入财务入账信息。企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
在纸电混合时代，企业不同角色面临着各自的难题。企业高管被纸质档案管理成本高、占地大以及档案数据难以分析利用等问题所困扰；财务人员则因档案数据量大、整理耗费时间、需手动逐一匹配核对而苦恼；业务人员更是要面对报销纸质票据流程繁琐的困境。传统纸质档案管理不仅存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、需要大量的档案室和档案柜等存储空间，还存在高隐形成本，像手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙等问题，同时还伴随着高合规风险，例如电子会计凭证文件缺乏有效管理手段、不可抗力可能导致纸质档案损坏等。
不过，国家政策为电子会计档案管理提供了有力支持，明确电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已然来临。电子会计档案管理需要关注全生命周期管理闭环。在这样的背景下，合思档案产品应运而生，它对于解决行业痛点起着至关重要的作用，是企业实现财务工作流优化的得力助手。
合思档案全面方案：满足多元需求实现财务工作流优化
合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案。它能够广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，全方位满足企业不同场景下的档案管理需求。
对于CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理。它可以提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，在降本增效的同时，实现绿色低碳运营，有效推动财务工作流优化。
对于归档员/财务来说，合思档案能大幅提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。它使档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，让档案管理变得轻松简单，提高档案利用效率，是财务工作流优化的实用工具。
对于外部审计，合思档案实现了档案外审在线化、可溯源，支持一键查询借阅，权限一键下放/回收。财务人员无需再与审计重复沟通补充审计资料，大大提升了审计工作的效率，也是财务工作流优化的重要体现。
合思档案核心功能：提升效率保障合规促进财务工作流优化
合思档案具备多项强大的核心功能和显著优势，在提升效率、保障合规等方面表现出色，有力地促进了财务工作流优化。
多源采集功能方面，基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，它支持多种便捷手动数据补录方式，让数据采集更加灵活高效，推动财务工作流优化。
智能制档功能十分强大。通过规则引擎，合思档案实现了会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，可减少90%的人工匹配工作量。它还具备关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据可通过“元数据”级别的业务字段进行映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，方便财务人员查询和分析，进一步优化财务工作流。
专用格式版式文件功能可自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本。它支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件可自定义调配生成，使档案可扩展性更强，有助于财务工作流优化。
“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设。它围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯，为财务工作流优化提供了坚实保障。
合思档案应用案例：成功实践彰显显著成效助力财务工作流优化
众多企业通过应用合思档案，实现了财务工作流优化，取得了显著的成效。
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案为其提供多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化，简化了装订流程，能够1分钟快速定位数据，减少了打印与邮寄。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。例如，该企业凭证总量14W +，单据总量50W +，某月入库数据加载仅需30s、关联匹配15min，凭证与单据关联次数达到350亿次，单据与单据关联次数达到800亿次，充分体现了财务工作流优化的成果。
世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临着档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。其整理匹配效率提升了80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年，有力地推动了财务工作流优化。
某企业存在低效的档案管理现状，如整理、保管、存储环节繁琐，会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主存在诸多问题、电子发票和电子银行回单存档不合规范等。合思档案的数据集成方案广泛连接、标准统一，接口开放服务；业务检测方案站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案；跨系统调阅方案可实现业务系统与档案系统的调阅交互。管理成效包括统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本30W +/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，实现了财务工作流的有效优化。
中国最大的K12民办教育集团之一存在业务系统多数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难、电子发票处理耗时费力、实物存档占用空间且易损坏、财务账表归档装订复杂、实物凭证与业务分散查阅繁琐等问题。合思档案的数据集成方案实现应收尽收、统一数据标准；智能化制档方案搭建全业务版式文件自动生成及归档，实现智能化自动组装；电子原文件独立管理完成电子票据的合规存档。管理成效是以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，促进了财务工作流优化。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案都是企业数字化建设的必然选择。合思档案已经服务了众多事业单位及院校、央企、行业领军企业和国家试点企业，如广东某高校、中交集团、好想味、海亮教育科技服务集团等，得到了客户的高度认可。例如，徐福记表示合思档案上线后全集团无纸化，管理效率大大提升。
合思在全国多地设有办公地点，包括北京、上海、杭州等城市，联系电话为400 – 105 – 6505，网站为www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序获取更多信息。
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