在数字化浪潮席卷的当下，我国电子凭证改革正驶入快车道。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措表明，电子凭证开具端已基本实现数字化适配。然而，企业在电子凭证接收、报销、入账、归档方面仍面临诸多难题，费用归档方案的优化迫在眉睫。
传统纸质档案管理存在诸多痛点。以好想你健康食品股份有限公司为例，财务归档时需花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，还难以避免档案遗失情况。而且，纸质档案受限于时间和空间，查找耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案管理对空间和人力要求巨大，成本高，并且纸质档案管理办法无法保证电子原文件长期保存、无法确保数据安全可用，不满足管理要求。在这样的背景下，合思档案应运而生，为企业提供了有效的费用归档方案。
合思档案：一站式费用归档方案提供者
合思是我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商。合思档案作为合思推出的电子会计档案管理平台，能全面打通电子凭证会计处理全流程各环节，为企业提供综合性的费用归档方案。
合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。通过合思档案，企业能够实现电子凭证处理的全流程数字化，提升费用归档的效率和准确性。
核心功能：打造高效费用归档方案
合思档案具备便捷调阅、全生命周期管理等核心功能，能实现全流程合规化、自动化、数字化，为企业带来自动化归档、成本节约等优势，是一套优质的费用归档方案。
合思档案功能蓝图丰富多样。它可以实现便捷调阅不打印，混序归集免组装。在电子会计档案全生命周期管理方面，涵盖采集、制、管、用四个环节。智能采集可通过外部生态（如OCR识别、RPA技术等）、内部系统（如EAI插件、API接口等），还有预归档服务、基础管理、档案服务等。
档案采集具有开放式接口互联·自主采集，大文件自动切割·数电票自动化解析的特点。这使得企业能够快速、准确地采集电子凭证，为费用归档提供基础数据。档案制档能智能关联·自动组装，进行四性检测·业务检测·自定义版式文件。通过智能关联和自动组装，减少了人工操作的繁琐，提高了费用归档的效率。档案管理可精准权限管控·档案目录灵活扩展，水印管理·档号符合国标要求。精准的权限管控确保了档案数据的安全性，灵活的档案目录扩展满足了企业不同的管理需求。档案利用可实现多维检索·一站式预览，在线借阅·异构系统联查，实物混序归档·可视化盘点档案数据。多维检索和一站式预览让企业能够快速找到所需的档案，提高了工作效率。
合思档案能让自动化归档告别重复性工作，档案利用便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于监控、分析。以一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业为例，使用合思档案的费用归档方案，年节约打印成本=(200000 + 400000)0.5 = 300,000元，年节约存储成本=(200000 + 400000)/4000.45 = 675元，年节约档案室成本=30平1.3元/天365 = 14,235元，年节约人力成本=20052*12 = 24,000元，年总节约成本=338,910元。
成功案例：验证费用归档方案实力
合思档案在多个行业有成功应用案例，能有效解决企业的业务痛点，实现降本增效，充分验证了其费用归档方案的实力。
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少90%人工耗时，总部接收减少80%管理耗时，借阅管理减少67%管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。通过打破壁垒，数据同源，为财务人员实现便捷利用，一键联查，工作效率有效提升；自动组装，审计便捷，内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，提升审计效率；借助虚拟档案库房和二维码实现电子与实物匹配，查阅者查询电子即可定位实物位置。合思档案的费用归档方案为好想你健康食品股份有限公司带来了显著的效益。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统，实现自动化归档和财务数据分析，纸张使用量减少88%，存储空间节省79%，年节约成本5000万元，报销效率提升300%。通过无纸化管理，上线电子会计档案管理系统；去人工化，减少人力成本50%，提高效率；资产化，深度分析档案数据，满足内审需求。合思档案的费用归档方案帮助COMMUNE幻师实现了高效的财务管理。
云海肴通过合思落地财务数字化，提高总部&门店业财融合效率80%，节省打印、存储等总体成本30万/年，财务提效90%，100%的合规降本。记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单；多维检索能力，满足多场景查询需求，系统内可视化管理档案数据，一目了然。合思档案的费用归档方案为云海肴的财务数字化转型提供了有力支持。
金牌橱柜家居科技股份有限公司使用合思档案后，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，预估节省总体成本30万+/年，档案合规性100%。通过统一存储，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等四证，统一储存，统一标准，统一管理；业务证据链完整，会计资料之间关系的搭建，实现以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透；数据共享，一站式查阅，以聚合化，结构化，业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅便捷高效；银行回单无纸化，海量银行回单自动采集、切割、组装，实现全面无纸化管理，助力降本增效。合思档案的费用归档方案为金牌橱柜家居科技股份有限公司提升了档案管理的效率和合规性。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化必行之路，合思档案基于在行业应用中的深度应用与案例经验，能进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。
如果您的企业也在寻找优质的费用归档方案，不妨选择合思档案。现在就拨打联系电话：400 – 105 – 6505，或访问网址：www.hosecloud.com ，还可通过扫描二维码了解合思档案和更多案例，并且可以免费试用合思档案，开启高效财务管理之旅。
