在当今数字化浪潮席卷的时代，企业面临着诸多档案管理的挑战。尤其是随着数电票的扩张，2025年要实现数电票全覆盖，企业财务档案管理正直面新的挑战。数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，这使得企业的信息化建设亟待加强，需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
在纸电混合时代，企业不同角色面临着各自的困境。企业高管深受纸质档案管理成本之苦，不仅花费巨大，而且储存占地。同时，档案数据缺乏汇总整理，难以进行分析利用，这无疑给企业决策带来了阻碍。财务人员则被庞大的档案数据量压得喘不过气来，整理档案耗费大量时间，还需手动逐一匹配、核对确认，工作繁琐至极。业务人员在出差、招待后，报销纸质票据的流程繁琐，耗费大量时间，降低了工作效率。
传统档案管理存在着诸多问题。一方面，显性成本居高不下，纸质凭证输出耗材成本高，档案室和档案柜等存储空间需求大；另一方面，隐形成本也不容小觑，手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，导致数据不能有效利用。此外，还存在高合规风险，如电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏等。即使企业在推行数字化过程中，通过OA系统、资金系统等建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍未解决纸质文件储存问题和数据存储线下载体问题。要保证档案原生性，才能确保企业财务档案管理合规，最终实现企业全面数字化。而合思档案电子会计档案管理平台，正是在这样的背景下应运而生，成为企业解决档案管理难题的审计支持工具。
综合方案：为不同角色量身定制
合思档案作为一款专业的审计支持工具，为企业不同角色提供了综合解决方案。
对于CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理。在当前经济环境下，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值至关重要。通过对档案数据的深入分析，合思档案助力企业决策数智化，实现降本增效，同时还能推动企业实现绿色低碳运营。
对于归档员/财务来说，合思档案是提高工作效率的利器。它让归档员和财务人员告别重复低价值工作，使档案数据同源、全流程透明流转。这便于监控和分析，让他们能够轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率，将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。
对于外部审计，合思档案实现了档案外审在线化、可溯源。它支持一键查询借阅，权限一键下放/回收，让财务无需与审计重复沟通补充审计资料，大大提高了审计工作的效率和便捷性。
合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。这一综合方案为企业提供了全面、高效的档案管理解决方案，是企业不可或缺的审计支持工具。
核心功能：凸显档案管理独特优势
合思档案作为一款优秀的审计支持工具，具备众多核心功能和独特优势。
智能采集功能是合思档案的一大亮点。它支持多源采集，通过自动生成式Open API实现快速集成。预制系统连接器能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，同时还支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，它支持多种便捷手动数据补录方式，确保了数据采集的全面性和灵活性。
智能制档功能同样出色。通过规则引擎，合思档案实现了会计档案关联规则可视化配置，不同系统、类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。字段映射功能让查询更加便捷，提高了档案管理的效率。
合思档案具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。它按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件及业务关系展开检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测还能基于企业不同业务场景提供灵活的档案关系上下游检测，确保了档案数据的准确性和合规性。
在档案管理功能方面，权限管理精准管控。它支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按职能角色配置功能和操作权限以及水印权限管理。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、字段自定义维护等，满足了企业多样化的档案管理需求。这些核心功能使得合思档案在档案管理领域脱颖而出，成为企业信赖的审计支持工具。
实际案例：见证合思档案卓越成效
众多实际应用场景和案例充分展示了合思档案作为审计支持工具的实际效果和价值。
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力的问题。合思档案通过多系统采集数据、自动匹配组装档案、实现档案管理电子化和借阅管理信息化等解决方案，达到了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效。例如，数据加载仅需30s，关联匹配只需15min，大大提高了工作效率。
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本减少了300册/年，纸张打印成本减少了100万张纸/年。
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，合思档案的数据集成方案广泛连接、标准统一，业务检测方案精细化核查，跨系统调阅方案实现业务系统与档案系统交互，取得了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理的成效。预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
某中国最大的K12民办教育集团之一，在采集、存储、整理、利用环节存在低效问题。合思档案的数据集成方案实现了应收尽收、统一数据标准，智能化制档方案搭建了业务证据链，电子原文件独立管理完成了电子票据合规存档，形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。这些实际案例充分证明了合思档案作为审计支持工具的有效性和可靠性。
无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为一款优秀的审计支持工具，已获得众多企业的认可，如广东某高校、中交集团、海亮教育等不同类型的客户都在使用，有大量成功案例可证明其有效性。
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