在当今数字化浪潮中，我国电子凭证改革正以前所未有的速度推进。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，启用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这些举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道，电子凭证开具端已基本实现数字化适配。电子凭证接收、报销、入账、归档等环节的难题即将得到全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必由之路。它不仅能优化管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位运行成本和资源消耗，实现数字化与绿色化的协同转型。
合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地捕捉到这一趋势，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。同时，基于合思档案在行业中的深度应用和丰富案例经验，精心筛选各行各业的优质“无纸化”实践企业案例，发布了《电子会计档案实践案例集》，为企业提供了极具参考价值的借鉴。
传统会计文件保存困境凸显
在传统财务档案管理模式下，企业在会计文件保存方面面临着诸多难题。
好想你健康食品股份有限公司在财务归档时，需要耗费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。而且，档案遗失的情况难以避免。纸质档案受时间和空间的限制，查找时需要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案的管理，对空间和人力的要求极高，成本巨大。此外，传统的纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，难以满足企业的管理要求。
COMMUNE幻师同样面临着一系列问题。档案耗材、打印、存储成本居高不下，门店报销周期长达2个月。而且，对于电子会计凭证文件，缺乏有效的管理手段。
云南菜品牌连锁经营也深受传统会计文件保存方式的困扰。纸质档案打印成本高，多地直营门店有大量收款回单和财务凭证需要打印后归档。档案存储成本高，需要耗费大量的档案盒、档案柜等资源。电子源文件无法得到有效保存，存在丢失、损毁等风险。纸质档案资料查找困难，海量资料需要人工查找，耗时耗力，无法有效利用档案资源。
金牌橱柜家居科技股份有限公司的会计档案散落于各个系统，档案数据难以利用。需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架。财务临时保管1年后，再移交综合档案管理。独立档案室主要存放纸质档案，每年进行实物稽查时，需要人工逐一翻查。
合思档案破局会计文件保存难题
合思档案以其独特的整体思路和方向，为企业解决会计文件保存问题提供了有效方案。
合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务。
它实现了电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，打通了电子凭证会计处理全流程各环节。以客户为中心，通过多系统对接、数据整合等方式，解决企业财务档案管理中的痛点，实现降本增效、合规经营和低碳运营。基于敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖掘更多净利润，为企业提供全面的财务数智化服务。
合思档案核心功能闪耀会计文件保存领域
合思档案拥有强大的核心功能和特点，在会计文件保存方面优势显著。
其功能蓝图涵盖便捷调阅不打印，混序归集免组装。电子会计档案全生命周期管理，包括采集、制、管、用四个环节。智能采集可通过外部生态如OCR识别、RPA技术等，内部系统如EAI插件、API接口等实现。预归档服务集成了服务、规则引擎、元数据服务等。基础管理包括档案存储、检索、借阅、销毁等。档案服务涵盖辅助审计、项目管理、统计分析等。
档案采集具备开放式接口互联·自主采集，大文件自动切割·数电票自动化解析的特点。档案制档实现智能关联·自动组装，进行四性检测·业务检测·自定义版式文件。档案管理做到精准权限管控·档案目录灵活扩展，水印管理·档号符合国标要求。档案利用可实现多维检索·一站式预览，在线借阅·异构系统联查，实物混序归档·可视化盘点档案数据。
合思档案优势独树会计文件保存之帜
与其他类似解决方案相比，合思档案具有独特的价值。
合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，具备强大的资金和技术实力支持。分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够提供更广泛、更专业的服务。
截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，众多企业的选择证明了其解决方案的可靠性和有效性。合思档案成长历程丰富，从2017年电子会计档案平台“易会档”产品诞生，到2024年电子凭证中心上线全面支持9类电子凭证在企业中闭环管理，不断升级和完善，紧跟政策和市场需求。
合思档案成功案例见证会计文件保存成效
众多企业使用合思档案后，取得了显著的实际效果。
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计每年可减少综合成本20万元。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。
云南菜品牌连锁经营使用合思档案实现了记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单。财务档案利用便捷，多维检索能力满足多场景查询需求，系统内可视化管理档案数据。业财融合提升了80%，节省打印、存储等总体成本30万/年，财务提效90%。
金牌橱柜家居科技股份有限公司使用合思档案后，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性达到100%。
合思服务体系护航会计文件保存之路
合思秉承以客户为中心的服务理念，为客户提供了完善的服务体系。
在全国22个城市设有直营服务网络，能够为客户提供及时、专业的本地化服务。通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，扩大服务范围，确保更多客户能够享受到合思的服务。
合思提供全面的财务数智化服务，包括聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等，满足客户多元化的需求。同时，为客户提供技术支持和培训，帮助客户更好地使用合思档案系统，提升财务管理水平。
合思档案在推动我国电子凭证数字化转型方面发挥着重要作用，它打造了电子凭证全链路智能流转的数智化新局面，助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥更有效的作用。
随着电子凭证全流程无纸化时代的到来，合思档案将不断升级和完善，为更多企业提供更优质的财务数智化服务。众多成功案例已经证明了合思档案的有效性和可靠性，未来将有更多企业选择合思，借助其解决方案提升财务管理水平。合思将继续秉承以客户为中心的服务理念，不断创新和发展，为企业提供更全面、更专业的财务数智化解决方案。
