在当今竞争激烈的商业环境中，企业费用管控流程的优化至关重要。世界 500 强旗下的一家教育服务品牌，在发展过程中就深刻体会到了传统财务模式在费用管控方面的困境。该企业业务广泛，财务和业务系统众多，且相互独立，数据难以互通。结构化数据的提取犹如大海捞针，每一次提取都耗费大量的时间和精力。电子发票的处理更是繁琐，打印、查重、验伪不仅耗时费力，还造成了纸张的浪费。
同时，实物存档占据了大量的物理空间，需要专人进行管理，这无疑增加了企业的成本。而且，档案损坏的情况时有发生，让企业面临着合规风险。不断重复的纸质档案录入操作，不仅耗时长，还容易出错。发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求高，每一个环节都需要投入大量的人力和时间。此外，实物凭证与业务分散，无法进行智能搜索和准确查找，档案查阅缺少留痕，无法多人借阅，导致档案资产的利用率极低。
面对这些问题，合思为该企业提供了一套全生命周期电子化会计档案管理方案，为优化企业费用管控流程带来了新的曙光。
全生命周期电子化管理：开启档案管理新纪元
合思提供的全生命周期电子化会计档案管理方案，如同一个强大的档案管理中枢。其档案数据来源广泛，涵盖了电子档案、自研 OA、金蝶 EAS 以及实物档案等。自动封装接口多达 40 种以上，这使得它能够广泛连接异构系统，企业无需额外的开发成本即可轻松介入，真正实现了档案的应收尽收。
接口传输方式也十分多样，有影像支撑、外部设备扫描以及人工上传等。企业可以根据自身的实际情况选择最适合的传输方式，确保档案数据的高效收集。
该方案具备自动归档功能，包括智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等一系列环节。会计类档案管理范围广泛，内部的凭证、订单、会计账薄等，以及外部的纸质发票及影像、银行电子回单等，都能得到妥善的管理。这不仅优化了企业费用管控流程，还让档案管理更加规范、高效。
方案实施：步步为营打造高效管理体系
合思的方案实施过程严谨且高效，为企业费用管控流程的优化提供了坚实的保障。
首先，通过广泛连接异构系统，无需额外开发成本，就能接入企业的各个系统，实现档案数据的全面收集。这就像是为企业建立了一个数据收集的“高速通道”，让各种档案数据能够快速、准确地汇聚到一起。
接着，对收集到的档案数据进行智能组单和四性检测。智能组单就像是一位经验丰富的整理师，能够将杂乱无章的数据进行有序组合；四性检测则像是一个严格的质量检查员，确保档案的准确性和完整性。这一步骤为后续的档案管理奠定了坚实的基础。
然后，利用强大的规则引擎自定义搭建，实现亿级数据秒级调阅，穿透联查无缝衔接。这意味着企业在需要查阅档案时，无需漫长的等待，就能够快速获取所需信息，大大提高了工作效率。同时，电子原文件独立管理，自主采集结构化字段信息，让财务档案更加“轻量”，进一步优化了企业费用管控流程。
方案成效：显著提升企业管理效能
合思的全生命周期电子化会计档案管理方案为该企业带来了显著的成果与效益，让企业费用管控流程得到了极大的优化。
年均 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理，以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构。这种管理结构简化了会计管理流程，提高了工作效率。档案多维度穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。员工无需再为查找档案而四处奔波，只需在系统中轻轻一点，就能快速获取所需档案。
该企业通过了财政部电子凭证试点，成为地方财政局标杆试点企业代表。实现了财务数据自动化率 91% 以上，在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。这充分证明了合思方案在优化企业费用管控流程方面的强大实力。
财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业财务相关负责人表示有信心在 2024 年实现财务数据自动化率 97% 以上。这不仅体现了企业对合思方案的高度认可，也展示了方案在未来持续优化企业费用管控流程的巨大潜力。
客户反馈与行动号召
企业财务相关负责人对合思方案给予了高度肯定。他们认为合思方案有效管理了大量数据，提升了财务管理效率，降低了成本，为企业费用管控流程的优化做出了重要贡献。
合思是一款专为中小企业提供的智能财务收支管理系统，具有差旅申请、商旅线上订购、易商卡线下消费等众多功能。它还提供定制化服务，能够根据企业的不同需求进行个性化配置。合思拥有良好的口碑和市场反响，与多家知名企业和机构建立了合作关系，同时积极履行社会责任，遵守合规性要求。
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