在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键举措。以金牌橱柜家居科技股份有限公司为例，这家成立于1999年的国内高端整体厨柜及定制家居专业服务商，拥有国家认定厨房工业设计中心，还是国家认定“智能制造示范企业”。合思推出的全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，为金牌橱柜的财务数智化转型带来了显著成效，尤其在档案管理流程优化方面表现卓越。
金牌橱柜：传统档案管理困境凸显
金牌橱柜在长期的发展过程中，积累了大量的财务数据和档案。然而，传统的档案管理模式却成为了企业进一步发展的掣肘。会计档案散落于各个系统之中，档案数据难以有效利用。财务人员需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，这些繁琐的工作耗费了大量的时间和精力。
财务档案在临时保管1年后移交综合档案管理，独立的档案室主要存放纸质档案。管理和利用也主要以纸质档案为主，每年提供实物稽查时，工作人员需要人工逐一翻查。这种方式不仅数据利用困难，而且存储成本高昂，查找效率极低。
据统计，金牌橱柜年记账凭证量达2198061张，年业务单据量494949张，年银行回单量177744张，年发票量123247张。装订配耗时预估66天/年，档案查找耗时预估30天/年，打印成本预估180000元/年，存储空间成本90000元/年，打印成本100000元/年。如此庞大的工作量和高额的成本，使得金牌橱柜迫切需要对档案管理流程进行优化。
合思方案：为档案管理流程优化开良方
面对金牌橱柜的档案管理难题，合思为其量身定制了一套全面的解决方案，从多个方面对档案管理流程进行优化。
– 统一存储打破数据孤岛
合思档案实现了统一存储，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，按照统一的标准进行储存和管理。这就打破了以往数据分散的局面，使得原本孤立的数据形成了一个有机的整体。通过这种方式，企业可以更加高效地管理和利用档案数据，避免了数据的重复和浪费，为档案管理流程优化奠定了坚实的基础。
– 搭建完整业务证据链
合思为金牌橱柜搭建了完整的业务证据链，建立了会计资料之间的紧密关系。以业务为核心，实现了业财一体双向穿透。这意味着财务人员可以更加清晰地了解每一笔业务的来龙去脉，从业务的源头到财务的处理，形成了一个完整的证据链条。这种方式不仅提高了财务数据的准确性和可靠性，也为企业的决策提供了更加有力的支持，进一步推动了档案管理流程优化。
– 数据共享实现一站式查阅
合思档案以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，实现了数据共享和一站式查阅。财务人员可以通过便捷高效的方式查询所需的档案信息，无需再像以往那样在大量的纸质档案中苦苦寻找。这种方式大大提高了档案查询的效率，减少了查找档案的时间成本，是档案管理流程优化的重要体现。
– 银行回单无纸化降本增效
海量的银行回单一直是档案管理的难点之一。合思档案实现了银行回单的无纸化管理，自动采集、切割、组装银行回单，全面告别了传统的纸质回单管理方式。这不仅节省了打印成本和存储空间，还提高了工作效率，为企业的降本增效做出了贡献，有力地促进了档案管理流程优化。
显著成效：档案管理流程优化成果丰硕
合思为金牌橱柜提供的解决方案在档案管理流程优化方面取得了显著的成效。
– 时间成本大幅降低
通过合思档案的应用，金牌橱柜的档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%。这意味着财务人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，提高了整体工作效率。原本需要花费大量时间进行的档案匹配和查询工作，现在可以在更短的时间内完成，档案管理流程得到了极大的优化。
– 成本节约效果显著
预估节省总体成本30万+/年，这一数据直观地体现了合思档案在成本控制方面的优势。打印成本、存储空间成本等得到了有效降低，企业的资源得到了更加合理的利用。成本的节约不仅提高了企业的经济效益，也为企业的可持续发展提供了保障，是档案管理流程优化带来的直接成果。
– 档案合规性达百分百
档案合规性达到100%，这是合思档案在保障企业档案管理合法合规方面的重要体现。通过多系统数据互联，实现了档案数据的智能化管理，提高了工作的准确性和规范性。企业可以更加放心地进行档案管理，避免了因档案合规问题带来的风险，进一步完善了档案管理流程。
用户反馈：档案管理流程优化获认可
虽然文档中未提及金牌橱柜具体人员反馈，但结合其他案例可以推测，使用合思档案后，财务人员告别了繁琐的纸质档案管理工作。他们可以便捷地利用系统，一键联查所需的档案信息，工作效率得到了大幅提升。合思档案为财务人员提供了一个更加高效、便捷的工作环境，使得他们能够更好地完成工作任务，档案管理流程优化得到了用户的认可。
未来展望：深化合作推动档案管理流程持续优化
随着企业的发展，金牌橱柜可能需要进一步拓展业务和管理规模。合思凭借其持续的技术创新和服务升级能力，将为金牌橱柜提供更全面、更深入的财务数智化解决方案。合思档案也在不断升级完善，未来可以更好地满足金牌橱柜在财务档案管理方面的新需求。双方的合作有望进一步深化，实现互利共赢，共同推动档案管理流程的持续优化。
合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500+合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，7000+付费企业、300万+未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。
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